Boîte de réception partagée de WhatsApp - Le guide ultime 2023

Bénéficiant d'une audience sans pareille, WhatsApp règne en maître en tant qu'application de messagerie la plus populaire au monde. Il n'est donc pas surprenant que les entreprises du monde entier l'utilisent pour communiquer, et vous devriez faire de même. Cependant, il peut être stressant pour votre équipe de gérer la boîte de réception de WhatsApp via le site Web de WhatsApp ou simplement via la page d'accueil de WhatsApp. WhatsApp Business app. Si la popularité de WhatsApp a permis à de nombreuses entreprises d'entrer en contact avec leurs clients en introduisant un mode de communication personnel, il a rendu la connexion plus rapide, plus fluide et plus efficace, mais il y a quelques limites.

Nous parlons ici de volumes massifs de questions à traiter et de problèmes à régler. Si vous cherchez des réponses à cette situation, vous êtes au bon endroit car aujourd'hui, nous nous plongeons dans la boîte de réception partagée de WhatsApp !

Parlons donc de ce qu'est exactement une boîte de réception WhatsApp partagée et des meilleures pratiques que vous pouvez employer pour augmenter votre productivité !

Qu'est-ce que la boîte de réception partagée de WhatsApp ?

Tout d'abord, expliquons ce qu'est une boîte de réception WhatsApp partagée afin de couvrir toutes les bases.

Une boîte de réception partagée WhatsApp agit comme une boîte de réception commune à toute l'équipe, permettant à votre personnel de vente ou de communication de répondre aux clients ou aux utilisateurs à partir d'une seule interface. En d'autres termes, elle permet à toute l'équipe d'envoyer, de recevoir et de suivre les messages en un seul endroit, ce qui rend la gestion de l'assistance à la clientèle plus efficace et plus facile que jamais. Cette solution magique vous permet de voir tous les messages dans un seul espace et les gérer facilement par le biais d'affectations, d'étiquettes et de collaboration.

Boîte de réception WhatsApp partagée

Imaginez le soulagement que représente le fait de ne plus avoir à passer d'une conversation à l'autre sans fin, alors que vous pouvez tout gérer à partir d'un point centralisé. C'est ce qu'une boîte de réception partagée peut faire pour vous. C'est bien plus intelligent que de laisser chacun gérer ses propres conversations WhatsApp, car cela permet de tout organiser. De plus, avec une boîte de réception partagée, vous pouvez non seulement satisfaire vos clients en leur offrant un service rapide, mais aussi permettre à votre équipe de respirer en toute tranquillité !

Avec une boîte de réception d'équipe, les chefs d'entreprise et les responsables d'équipe peuvent visualiser rapidement tous les clients potentiels susceptibles de s'intéresser à l'entreprise et à ses produits/services.

Quand utiliser une boîte de réception partagée de WhatsApp ?

À force d'entendre vanter les mérites d'une boîte de réception partagée, il est naturel de se demander comment savoir s'il est nécessaire d'en utiliser une. Ne vous inquiétez pas, car nous répondrons à toutes vos questions dans ce guide. Si vous souhaitez tirer parti de la puissance de l'application de messagerie la plus populaire pour stimuler votre activité, vous devriez envisager d'utiliser la boîte de réception partagée pour WhatsApp.

Évaluez votre situation quotidienne. Recevez-vous un grand nombre de messages sur votre WhatsApp Business et que les membres de votre équipe de vente, d'assistance ou de marketing s'en occupent principalement ? Si la réponse est oui, il est temps de penser à ajouter une boîte de réception partagée WhatsApp, car cela peut changer la donne pour vous. Pour aller plus loin, voici quelques questions que vous devriez vous poser si vous voulez savoir si l'acquisition d'une boîte de réception partagée est un choix judicieux pour vous.

  • Vous recevez et traitez plus de 30 messages par jour ?
  • Avez-vous déjà manqué un message ?
  • Avez-vous besoin de l'aide de votre équipe pour répondre aux messages et gérer les clients ?
  • Participez-vous également à la réponse aux messages de divers médias sociaux plates-formes ?

Si vous avez répondu par l'affirmative à au moins deux questions, il est temps d'ajouter une boîte de réception partagée pour WhatsApp !

Faites confiance à Trengo comme plateforme de boîte de réception partagée de WhatsApp

Pour commencer, vous devez rechercher un bon fournisseur de boîtes de réception partagées pour l'équipe et notre choix se porte sur Trengo ! Cette plateforme de connexion client ultime peut vous connecter en un rien de temps et faire fonctionner les choses en douceur.

WhatsApp Boîte de réception partagée avec Trengo

Commencez votre démo et offrir à vos clients le meilleur service.

Comment fonctionne la boîte de réception partagée de WhatsApp ?

Nous allons maintenant vous expliquer comment fonctionne la boîte de réception partagée et comment elle s'intègre à votre système.

Vous pouvez activer une boîte de réception d'équipe WhatsApp après avoir obtenu WhatsApp Business API et Trengo est le meilleur choix pour cela. Il peut vous aider à mettre en place votre boîte de réception partagée en un rien de temps, alors voyons comment vous pouvez le faire avec Trengo.

Comment configurer une boîte de réception partagée WhatsApp dans Trengo

Prêt à embarquer sur le bateau de la boîte de réception partagée ? Vous trouverez ci-dessous un guide étape par étape sur la façon de configurer votre boîte de réception partagée dans Trengo.

  • Commencez votre essai de Trengo. Répondez à quelques questions rapides pour vous enregistrer, et vos 14 jours gratuits de Trengo commenceront.
Boîte de réception partagée Trengo
  • Créez votre équipe. Après avoir configuré votre compte, cliquez sur Paramètres > Organisations > Équipes, puis appuyez sur "Créer une équipe" ou sur le plus vert. Vous pouvez créer des équipes par service, par lieu ou par canal de communication, comme WhatsApp.
  • Ajouter des utilisateurs. Accédez à Paramètres > Organisations > Utilisateurs, puis choisissez "Inviter un utilisateur". Invitez les membres en utilisant leur adresse électronique, leur nom complet et leur rôle.
ajouter des utilisateurs
  • Connectez votre canal de communication. Il s'agit maintenant de se connecter à WhatsApp. Appuyez sur Paramètres > Canaux, sélectionnez WhatsApp et suivez les étapes indiquées par Trengo, car le processus est légèrement différent pour chaque canal.
  • Il est temps de mettre en place l'automatisation comme vous l'entendez. Trengo offre de nombreuses possibilités d'automatisation, alors explorez-les et voyez ce qui fonctionne le mieux pour votre équipe et vos clients. Vous pouvez mettre en place des messages et des campagnes automatisés ou même des créer des flowbots et des chatbots pour que tout se passe bien.
mettre en place l'automatisation

Et voilà ! Grâce à ces étapes simples, votre boîte de réception partagée WhatsApp sera prête en un rien de temps et vous commencerez votre voyage vers le succès. Nous comprenons à quel point il peut être difficile de satisfaire les clients, c'est pourquoi Trengo accorde une attention particulière et offre une grande facilité d'utilisation pour que tout soit gérable sans nécessiter de connaissances techniques.

En outre, si vous vous demandez si plusieurs équipes peuvent utiliser une boîte de réception WhatsApp partagée pour répondre aux clients, alors oui, absolument ! Vous pouvez mettre autant de membres de l'équipe ou du personnel d'assistance sur la boîte de réception et leur permettre d'avoir une conversation avec les acheteurs sur WhatsApp simultanément.

Avantages Boîte de réception partagée de WhatsApp Offres gratuites

Passons aux choses sérieuses et voyons quels sont les avantages d'une boîte de réception partagée WhatsApp.

Résolutions instantanées

Lorsque toutes les boîtes de réception de messages apparaissent sur un seul écran, chaque membre de l'équipe peut consulter les demandes des clients et y répondre sans changer d'onglet. Cela permet également aux chefs d'équipe et aux superviseurs de garder un œil sur les conversations importantes et d'intervenir si nécessaire pour résoudre les problèmes plus rapidement. Toute cette efficacité permet de résoudre rapidement les problèmes plutôt que de les retarder et d'irriter les consommateurs.

Sécurité renforcée

Fini le partage des identifiants et les problèmes de sécurité. Avec la boîte de réception WhatsApp, vous pouvez créer un compte auquel toute votre équipe peut se connecter et à partir duquel elle peut accéder aux messages, ce qui offre à chacun une grande liberté tout en garantissant une sécurité optimale.

Sécurité renforcée

Facilité d'automatisation

Avec l'évolution de la technologie, l'automatisation fait fureur et peut avoir de grandes applications dans le domaine du chat. La boîte de réception partagée de WhatsApp vous permet de définir des messages de bienvenue, des messages d'absence, messages en vracdes réponses instantanées, etc. En outre, le API d'affaires est doté de fonctionnalités avancées qui permettent à votre équipe d'automatiser l'ensemble du flux de messages et de rationaliser l'ensemble du processus de vente en éliminant toute intervention manuelle !

Réponse rapide

Aucune demande de la part des clients ne passe inaperçue. Comme tous les messages apparaissent sur un seul écran, chaque membre peut comprendre le problème du client et si l'un d'entre eux le manque, un autre peut le voir et essayer d'y répondre rapidement.

Déterminer les priorités des messages

L'avantage d'une boîte de réception partagée est que les membres peuvent attribuer des priorités en fonction de la gravité de la situation. Grâce aux niveaux d'urgence, vous pouvez traiter les messages prioritaires en premier et l'équipe d'assistance peut ensuite s'occuper des autres messages.

Amélioration de l'expérience des clients

Votre boîte de réception partagée WhatsApp permet aux équipes de vente, d'assistance et de marketing de rester à l'écoute des préoccupations des clients. Ils peuvent interagir rapidement et résoudre les situations en douceur, ce qui se traduit par des clients satisfaits. Améliorer votre l'expérience des clients est l'objectif ultime de l'entreprise et une boîte de réception partagée peut grandement y contribuer.

Amélioration de l'expérience des clients

Comment gérer votre boîte de réception partagée WhatsApp ?

Le processus est simple. Une fois que vous avez configuré les choses, tout se passe bien. Les membres de votre équipe peuvent se connecter au tableau de bord via leur application web ou mobile WhatsApp pour démarrer. Ils peuvent :

  • Attribuer des tickets à soi-même et répondre aux demandes de chat sur WhatsApp.
  • Les chefs d'entreprise peuvent également voir toutes les conversations avec les clients, surveiller toutes les actions de l'équipe d'assistance et même intervenir s'ils le jugent nécessaire.

Une boîte de réception WhatsApp partagée vous permet de vous concentrer sur les choses les plus importantes, sans vous soucier des demandes des clients manquantes ou d'une assistance peu performante. Vous pouvez consacrer votre attention au développement de vos activités et à l'élargissement de votre audience. Ne vous souciez plus des tâches subalternes, car des outils tels que les boîtes de réception partagées vous propulsent vers le succès.

Si vous êtes prêt à collaborer avec WhatsApp sur plusieurs appareils en quelques minutes, optez pour Trengo et commencez dès aujourd'hui.

Boîte de réception partagée de WhatsApp Business - Meilleures pratiques

Lorsque vous intégrez la boîte de réception partagée de WhatsApp dans votre communication Pour garantir le bon déroulement du processus, vous pouvez établir des procédures opératoires normalisées. Cela peut contribuer à maintenir l'efficacité du processus.

La responsabilité est essentielle

Chaque membre que vous intégrez dans la boîte de réception WhatsApp partagée doit être formé à lire les messages des clients et à y répondre de manière appropriée et professionnelle, quelle que soit la situation. Si un membre ne comprend pas comment répondre à une demande, il doit être invité à contacter immédiatement le superviseur ou un membre plus expérimenté pour s'assurer que le problème est correctement traité.

C'est important parce que si vous voulez maintenir une culture organisationnelle et une politique transparente, encouragez les membres à apprendre les uns des autres. Les membres de votre équipe doivent également être formés à la coordination avec les collègues d'autres services afin de comprendre efficacement les demandes des clients.

Modèles d'artisanat et matériel de formation

Il peut être décourageant pour les nouveaux employés de comprendre le fonctionnement de votre boîte de réception partagée sur WhatsApp. C'est donc à vous qu'il incombe de créer du matériel d'aide pour les guider. Par ailleurs, vous pouvez enregistrer les processus finalisés lorsque vous faites face à une situation difficile et les réponses que vous avez choisies pour aider votre équipe à se préparer à de telles situations imprévues.

Les styles de communication peuvent varier, mais en tant que marque, vous avez besoin de cohérence. Vous devez vous assurer que vos réponses aux clients sont cohérentes dans leur style et qu'elles sont professionnelles.

Suivre les métriques

La compréhension de certains indicateurs clés peut contribuer à la bonne marche de l'entreprise. Combien de messages recevez-vous par jour ? Quelles sont les préoccupations les plus courantes des clients ? Le fait de consigner ces questions vous permettra d'intégrer des informations précieuses dans vos décisions commerciales. Chaque membre peut noter quelques observations chaque jour et utiliser ces informations pour comprendre diverses choses sur vos produits/services et vos clients.

Suivre les métriques

Tenir compte de la sécurité

La gestion des informations relatives aux clients exige une sécurité renforcée. C'est pourquoi vous devez trouver des mots de passe forts pour protéger les données des clients et vos informations commerciales sensibles lorsque vous travaillez avec une boîte de réception WhatsApp partagée. Vous devez veiller à ce que tous les membres de l'équipe respectent les protocoles de sécurité, notamment en n'utilisant jamais la boîte de réception partagée pour des messages personnels, en ne partageant pas les mots de passe et en ne se connectant pas à des réseaux non sécurisés.

Aucun message manqué

Chaque fois que votre équipe consulte les messages des clients, gardez à l'esprit que ces derniers ont pris le temps de vous contacter. Lorsque vous répondez, faites donc preuve de professionnalisme et donnez au client l'impression que vous vous souciez de lui et qu'il peut vous faire confiance. Votre objectif doit être de n'oublier aucun message, même si vous recevez des centaines de demandes.

Conclure de manière positive

Il est essentiel de former votre équipe à conclure les conversations avec les clients sur une note heureuse et positive en apportant une valeur ajoutée. Vous aurez ainsi l'occasion d'entretenir des relations durables et d'avoir une bonne réputation. Tout le monde aime être écouté et respecté. Veillez donc à fournir les bons services avec la meilleure attitude. Traitez vos clients avec respect et accordez-leur l'attention qu'ils méritent pour qu'ils se sentent spéciaux.

Conclure de manière positive

Conclusion

La boîte de réception partagée de WhatsApp est un outil dynamique qui peut changez le jeu de la communication pour votre entreprise et de l'équipe. Il peut s'agir d'un outil indispensable pour toute entreprise souhaitant rester efficace et réactive à l'ère du numérique, où tout va très vite. Nous espérons que notre guide vous a donné un bon aperçu des différents aspects de l'utilisation d'une boîte de réception partagée WhatsApp. Pour commencer, choisissez Trengo et obtenez votre boîte de réception WhatsApp partagée dès aujourd'hui !

Nasser

Nasser est l'un des principaux contributeurs du blog d'Omnije, où il rédige des contenus à la fois informatifs et agréables à lire. Spécialisé dans la technologie de l'IA et le développement de chatbots, Nasser s'est donné pour mission de fournir des informations accessibles et de grande qualité.

Laisser un commentaire