WhatsApp Gedeelde inbox - De ultieme gids 2023

Met een ongeëvenaard publiek is WhatsApp de populairste messaging-app ter wereld. Het is dan ook geen verrassing dat bedrijven wereldwijd WhatsApp gebruiken voor communicatie en dat jij dat ook zou moeten doen. Het kan echter stressvol zijn voor je team om de WhatsApp-inbox te beheren via het WhatsApp-web of alleen de WhatsApp Zakelijk-app. Terwijl de populariteit van WhatsApp veel bedrijven hielp om in contact te komen met hun klanten door een persoonlijke manier van communiceren te introduceren, werd het verbinden sneller, soepeler en efficiënter, maar er zijn een paar beperkingen.

We hebben het over enorme hoeveelheden vragen die moeten worden afgehandeld en zaken die moeten worden gesorteerd. Als je antwoorden zoekt voor deze situatie, ben je hier op de juiste plek, want vandaag duiken we diep in WhatsApp Shared Inbox!

Laten we eens verder praten over wat een gedeelde WhatsApp-inbox precies is en de best practices die je kunt gebruiken om je productiviteit te verhogen!

Wat is gedeelde WhatsApp-inbox?

Laten we eerst bespreken wat een gedeelde WhatsApp-inbox is, zodat we zeker weten dat we alle basisbeginselen kennen.

Een gedeelde inbox van WhatsApp fungeert als een gezamenlijke teaminbox waarmee je verkoop- of communicatiemedewerkers vanuit één interface kunnen reageren op klanten of gebruikers. Simpel gezegd kan het hele team berichten verzenden, ontvangen en volgen op één plek, waardoor het beheer van klantenondersteuning efficiënter en eenvoudiger dan ooit wordt. Met deze magische oplossing kun je alle berichten in één ruimte bekijken en ze gemakkelijk beheren door middel van opdrachten, labels en samenwerking.

Gedeelde WhatsApp-inbox

Stel je de opluchting eens voor dat je niet meer hoeft te schakelen tussen eindeloze gesprekken als je alles op één centrale plek kunt afhandelen. Dit is wat een gedeelde inbox voor je kan doen. Het is veel slimmer dan iedereen zijn eigen WhatsApp-gesprekken te laten beheren, omdat het alles overzichtelijk houdt. Bovendien kun je met een gedeelde inbox niet alleen je klanten tevreden houden met een snelle service, maar ook je team rustig laten ademhalen!

Met een team-inbox kunnen bedrijfseigenaren en teammanagers snel alle potentiële klanten bekijken die mogelijk interesse tonen in het bedrijf en zijn producten/diensten.

Wanneer gebruik je een gedeelde inbox van WhatsApp?

Als je alle hype en lof hoort over de wonderen van een gedeelde inbox, vraag je je natuurlijk af hoe je weet of je er een moet gebruiken. Maak je geen zorgen, want wij beantwoorden alles in deze gids. Als je de kracht van de populairste berichtenapp wilt gebruiken om je bedrijf een boost te geven, moet je overwegen de gedeelde inbox voor WhatsApp te gebruiken.

Beoordeel je dagelijkse situatie. Krijg je een grote hoeveelheid berichten op je WhatsApp Zakelijk en je sales-, support- of marketingteamleden vooral die afhandelen? Als het antwoord ja is, wordt het tijd dat je nadenkt over het toevoegen van een gedeelde inbox van WhatsApp omdat dit het spel voor je kan veranderen. Om dit uit te leggen, zijn hier enkele vragen die je jezelf moet stellen als je wilt weten of een gedeelde inbox een verstandige keuze voor je is.

  • Ontvang en behandel je meer dan 30 berichten per dag?
  • Heb je ooit een boodschap gemist?
  • Heb je de inbreng van je team nodig bij het beantwoorden van de berichten en het afhandelen van klanten?
  • Neem je ook deel aan het beantwoorden van berichten van verschillende sociale media platforms?

Als je ja hebt geknikt op ten minste twee vragen, is het tijd om een gedeelde inbox voor WhatsApp toe te voegen aan de mix!

Vertrouw op Trengo als je WhatsApp gedeelde inbox platform

Om te beginnen moet je op zoek gaan naar een goede aanbieder van gedeelde team-inbox en onze stem gaat uit naar Trengo! Dit ultieme klantverbindingsplatform kan je in een mum van tijd aansluiten en alles soepel laten verlopen.

WhatsApp Gedeelde inbox met Trengo

Begin uw demo en geef je klanten de beste service.

Hoe werkt een gedeelde inbox van WhatsApp?

Nu gaan we uitleggen hoe gedeelde inbox werkt en integreert met je systeem.

Je kunt een WhatsApp team-inbox activeren na het krijgen van WhatsApp Zakelijke API en Trengo is daarvoor de beste keuze. Het kan je helpen om het in een mum van tijd op te zetten, dus laten we het eens hebben over hoe je je gedeelde inbox aan de gang krijgt met Trengo.

Een gedeelde inbox van WhatsApp instellen in Trengo

Klaar om op het gedeelde inbox-schip te stappen? Hieronder vind je een stap-voor-stap handleiding voor het instellen van je gedeelde inbox in Trengo.

  • Begin je Trengo proefperiode. Beantwoord een paar snelle vragen om je te registreren en dan beginnen je gratis 14 dagen Trengo.
Trengo gedeelde inbox
  • Maak een team. Nadat je je account hebt ingesteld, klik je op Instellingen > Organisaties > Teams en tik je op "Maak een team" of op het groene plusje. Je kunt je teams instellen op afdeling, locatie of een communicatiekanaal zoals WhatsApp.
  • Gebruikers toevoegen. Ga naar Instellingen > Organisaties > Gebruikers en kies "Gebruiker uitnodigen". Nodig leden uit met hun e-mailadres, volledige naam en rol.
gebruikers toevoegen
  • Verbind je communicatiekanaal. Nu komt het verbinden met WhatsApp. Tik op Instellingen > Kanalen, selecteer WhatsApp en volg de stappen die worden gegeven door Trengo omdat het proces een beetje verschilt voor elk kanaal.
  • Tijd om de automatisering naar eigen inzicht in te stellen. Trengo biedt tal van automatiseringen, dus verken die en kijk wat het beste werkt voor jouw team en klanten. Je kunt geautomatiseerde berichten en campagnes instellen of zelfs flowbots en chatbots maken om alles soepel te laten verlopen.
automatisering instellen

Ziezo! Met deze eenvoudige stappen is je gedeelde WhatsApp-inbox in een mum van tijd klaar voor je reis naar succes. We begrijpen hoe overweldigend het kan zijn om klanten tevreden te houden. Daarom besteedt Trengo extra aandacht en biedt het voldoende gemak om alles beheersbaar te maken zonder dat je technische kennis nodig hebt.

Als je je bovendien afvraagt of meerdere teams een gedeelde WhatsApp-inbox kunnen gebruiken om te reageren op klanten, dan ja, absoluut! Je kunt evenveel teamleden of supportmedewerkers op de inbox zetten en ze tegelijkertijd een gesprek laten voeren met kopers op WhatsApp.

Voordelen WhatsApp Gedeelde Inbox Gratis Aanbiedingen

Laten we het eens hebben over de voordelen van een gedeelde inbox van WhatsApp.

Directe oplossingen

Wanneer alle berichteninboxen op één scherm verschijnen, kan elk teamlid vragen van klanten bekijken en erop reageren zonder van tabblad te hoeven wisselen. Dit helpt teammanagers en supervisors ook om belangrijke gesprekken in de gaten te houden en indien nodig te bemiddelen om problemen sneller op te lossen. Al deze efficiëntie werkt geweldig om zaken snel op te lossen in plaats van ze te vertragen en de consumenten te irriteren.

Verbeterde beveiliging

Je hoeft geen referenties meer te delen en je zorgen over de beveiliging te maken. Met WhatsApp-inbox kun je één account maken waarop je hele team kan inloggen en berichten kan openen, zodat iedereen vrij en veilig is.

Verbeterde beveiliging

Automatiseringsgemak

Met de ontwikkeling van technologie is automatisering een rage geworden en het kan geweldige toepassingen hebben in chat. Met de gedeelde inbox van WhatsApp kun je begroetingsberichten en afwezigheidsberichten instellen, bulkberichtenonmiddellijke antwoorden, enz. Bovendien is de Zakelijke API heeft een aantal geavanceerde functies waarmee je team de hele berichtenstroom kan automatiseren en het hele verkoopproces kan stroomlijnen zonder veel handmatige tussenkomst!

Snel antwoord

Geen enkele vraag van een klant blijft onopgemerkt. Omdat alle berichten op één scherm verschijnen, kan elk lid het probleem van de klant begrijpen en als iemand het mist, kan iemand anders het zien en proberen snel te antwoorden.

Berichtprioriteiten bepalen

Het beste aan een gedeelde inbox is hoe leden prioriteit kunnen toekennen op basis van de ernst van de situatie. Met de urgentieniveaus kun je de berichten met de hoogste prioriteit als eerste behandelen en daarna kan het supportteam de andere berichten behandelen.

Verbeterde klantervaring

Je gedeelde WhatsApp-inbox helpt het verkoop-, support- en marketingteam om op de hoogte te blijven van de zorgen van klanten. Ze kunnen snel reageren en situaties soepel oplossen, wat kan resulteren in tevreden klanten. Het verbeteren van je ervaring van klanten is het ultieme bedrijfsdoel en een gedeelde inbox kan daar veel aan bijdragen.

Verbeterde klantervaring

Hoe je gedeelde inbox van WhatsApp beheren?

Het proces is eenvoudig. Zodra je alles hebt ingesteld, gaat het van een leien dakje. Je teamleden kunnen inloggen op het dashboard via hun WhatsApp-webapp of mobiele app om aan de slag te gaan. Ze kunnen:

  • Wijs tickets toe aan zichzelf en beantwoord chatverzoeken op WhatsApp.
  • Bedrijfseigenaren kunnen ook alle gesprekken met klanten zien, alle acties van het supportteam volgen en zelfs ingrijpen als ze dat nodig achten.

Met een gedeelde WhatsApp-inbox kun je je richten op de dingen die belangrijk zijn, zonder je zorgen te maken over ontbrekende vragen van klanten of een gebrekkige ondersteuning. Je kunt je aandacht richten op het uitbreiden van je bedrijf en het bereiken van een breed publiek. Maak je geen zorgen over onbelangrijke taken, want tools zoals gedeelde inboxen stuwen je naar succes.

Als je klaar bent voor WhatsApp-samenwerking op meerdere apparaten in slechts enkele minuten, kies dan voor Trengo en begin vandaag.

WhatsApp Zakelijk Gedeelde Inbox- Best Practices

Als je de gedeelde inbox van WhatsApp in je communicatie Om ervoor te zorgen dat het proces soepel verloopt, kun je een aantal SOP's opstellen. Dit kan helpen om het proces efficiënt en effectief te houden.

Verantwoordelijkheid is de sleutel

Elk lid dat je in de gedeelde WhatsApp-inbox plaatst, moet goed worden opgeleid om berichten van klanten te bekijken en op een gepaste en professionele manier te reageren, ongeacht de situatie. Als een lid niet begrijpt hoe een vraag moet worden opgelost, moet hij/zij worden geïnstrueerd om onmiddellijk contact op te nemen met de supervisor of een senior lid om ervoor te zorgen dat het probleem op de juiste manier wordt aangepakt.

Dit is belangrijk omdat als je een organisatiecultuur en een transparant beleid wilt behouden, je leden moet aanmoedigen om van elkaar te leren. Je teamleden moeten ook getraind worden om samen te werken met collega's van andere afdelingen om vragen van klanten efficiënt te begrijpen.

Craft-sjablonen en trainingsmateriaal

Het kan een ontmoedigende ervaring zijn voor nieuwe werknemers om de werking van je gedeelde inbox op WhatsApp te begrijpen. Daarom is het aan jou om ondersteunend materiaal te maken om hen te begeleiden. Daarnaast kun je de uiteindelijke processen vastleggen tijdens het aanpakken van een uitdagende situatie en de reacties die je hebt gekozen om je team te helpen zich voor te bereiden op dergelijke onvoorziene situaties.

Communicatiestijlen kunnen variëren, maar als merk heb je consistentie nodig. Je moet ervoor zorgen dat je antwoorden aan klanten consistent zijn in stijl en professioneel klinken.

Metriek bijhouden

Inzicht in een aantal belangrijke statistieken kan een grote bijdrage leveren aan een soepele werking. Hoeveel berichten ontvangt u op een dag? Wat zijn de meest voorkomende zorgen van klanten? Door deze vragen bij te houden, kun je waardevolle inzichten opnemen in je zakelijke beslissingen. Elk lid kan elke dag enkele observaties noteren en deze informatie gebruiken om verschillende dingen over je producten/diensten en klanten te begrijpen.

Metriek bijhouden

Denk aan veiligheid

Het beheren van klantgegevens vereist strikte beveiliging. Bedenk daarom sterke wachtwoorden om de gegevens van klanten en je gevoelige bedrijfsinformatie te beschermen wanneer je werkt met een gedeelde WhatsApp-inbox. Je moet ervoor zorgen dat alle teamleden de beveiligingsprotocollen naleven, zoals de gedeelde inbox nooit gebruiken voor persoonlijke berichten, geen wachtwoorden delen en niet inloggen op onveilige netwerken.

Geen gemiste berichten

Telkens wanneer je team berichten van klanten bekijkt, moet je in gedachten houden dat je kopers tijd uit hun leven hebben genomen om contact met je op te nemen. Dus als je reageert, toon je professionaliteit en geef je de klant het gevoel dat je om hem geeft en dat hij je kan vertrouwen. Je doel moet zijn om geen berichten te missen, zelfs als je honderden vragen krijgt.

Positief afsluiten

Het is essentieel om je team te trainen om gesprekken met klanten op een gelukkige en positieve manier af te sluiten door iets toe te voegen. Dit geeft je de kans om langdurige relaties te onderhouden en een goede reputatie op te bouwen. Iedereen wordt graag gehoord en gerespecteerd, dus zorg ervoor dat je de juiste diensten levert met de beste houding. Behandel je klanten met respect en geef ze de aandacht die ze verdienen zodat ze zich speciaal voelen.

Positief afsluiten

Conclusie

WhatsApp gedeelde inbox is een dynamisch hulpmiddel dat kan verander de communicatie voor uw bedrijf en team. Het kan een must zijn voor elk bedrijf dat efficiënt en snel wil blijven reageren in dit snelle digitale tijdperk. We hopen dat onze gids je een goed beeld heeft gegeven van de verschillende aspecten van het gebruik van een gedeelde WhatsApp-inbox. Kies voor Trengo en ontvang vandaag nog je gedeelde WhatsApp-inbox!

Nasser

Nasser levert een belangrijke bijdrage aan Omnije's Blog, waar hij inhoud creëert die zowel informatief als leuk is om te lezen. Nasser is gespecialiseerd in AI-technologie en chatbot-ontwikkeling en zijn missie is het leveren van hoogwaardige, toegankelijke inzichten.

Geef een reactie