Is e-mailoverbelasting een hardnekkig probleem voor jou? Maak je geen zorgen, je bent niet de enige, want in de snelle werkomgeving van vandaag de dag is het omgaan met e-mails een uitdaging waar velen van ons mee te maken hebben. Wist je dat er wereldwijd miljarden e-mails per dag worden verstuurd en dat de gemiddelde werknemer dagelijks een paar honderd e-mails ontvangt?
Kostbare tijd besteden aan het doornemen van niet-prioritaire e-mails is niet alleen onproductief, maar put ook je team uit. Dit kan hun vermogen om uitzonderlijke klantenservice bieden en kansen voor bedrijfsgroei in de weg staan. Door de juiste hulpmiddelen en effectieve manieren te ontdekken om je e-mailinbox te beheren, kun je kostbare tijd terugwinnen om je te richten op klanttevredenheid en nieuwe wegen te verkennen om je bedrijf uit te breiden. Het belangrijkste doel is om de efficiëntie te verhogen, zodat u zich kunt concentreren op taken die bijdragen aan uw resultaat.
In dit artikel bespreken we de beste software voor e-mailbeheer voor de klantenservice, zodat je een optie kunt kiezen die bij jouw bedrijf past. Maar laten we, voordat we daar dieper op ingaan, eerst eens kijken wat e-mailbeheer precies inhoudt.
Wat is e-mailbeheer en hoe verhoogt het de productiviteit?
E-mailbeheer is een strategische aanpak gericht op het optimaliseren van e-mailpraktijken en het verminderen van de belemmerende gevolgen die e-mailverwerking kan hebben op het productiviteitsniveau van uw team. Het omvat het sorteren, filteren en prioriteren van e-mails. Hierdoor kunnen uw teamleden meer tijd en aandacht besteden aan belangrijke zakelijke taken die de winst kunnen verhogen.
Een e-mailbeheertool voor de klantenservice biedt een reeks technieken die zijn ontworpen om de e-mailervaring te stroomlijnen, zodat uw berichten efficiënt en effectief worden afgehandeld en mensen hun energie kunnen richten op datgene wat ze het belangrijkst vinden.
Dergelijke software gaat verder dan alleen het organiseren van e-mail, ze maken gebruik van geavanceerde technieken om de hele e-mailervaring te stroomlijnen. Dit is hoe:
- Door repetitieve taken te automatiseren, handmatige inspanningen te verminderen en tijd te besparen.
- E-mails worden gecategoriseerd en krijgen prioriteit op basis van vooraf gedefinieerde criteria, zodat de meest kritieke problemen direct worden aangepakt.
- Veel tools voor e-mailbeheer integreren met andere bedrijfssystemenen biedt een centraal punt voor communicatie.
- Geef waardevolle analyses, zodat je de responstijden en effectiviteit van je team kunt meten en verbeteren.
Laten we nu eens duiken in de top 6 van beschikbare software voor e-mailbeheer, zodat u de ideale klantenservicetool voor uw supportteam kunt selecteren.
6 Beste e-mailbeheersoftware voor klantenservice in 2023
Sommige mensen zien een volle inbox over het hoofd, terwijl anderen streven naar de 'inbox zero'-status, een term van Merlin Mann die betekent dat er aan het einde van de dag geen e-mails meer zijn. Een evenwicht vinden tussen het snel afhandelen van e-mails en belangrijke zakelijke taken vereist nadenken.
Om dit te bereiken is het een grote stap om e-mailbeheertools te gebruiken. Hier zijn enkele topopties voor e-mailbeheersoftware voor uw klantenservice.
Trengo - Onze beste keuze voor klantenservice e-mailbeheer
Trengo biedt een uitgebreid omnichannel klantenservice platform dat e-mailbeheer stroomlijnt en de samenwerking tussen supportteams verbetert. Het centraliseert alle communicatie in één dashboard waardoor het niet meer nodig is om tussen tabbladen te schakelen.
Verhoog uw Customer Relationship Management moeiteloos met Trengo
Trengo maakt klantenservice eenvoudig. Het is een eenvoudige tool waarmee supportmedewerkers klantrelaties soepel kunnen afhandelen. Laten we eens duiken in Trengo's functies die ons deze tool deden kiezen als onze #1 keuze.
Georganiseerde inbox voor persoonlijke aandacht
Trengo vindt de e-mail inbox opnieuw uit, waardoor het een georganiseerde droom wordt. Nieuwe e-mails verzamelen zich in de centrale inbox van je team en je medewerkers kunnen vervolgens een selectie maken uit e-mailsHierdoor wordt de e-mail verwijderd uit de centrale inbox en in de "Mijn wachtrij" van elke agent geplaatst. Deze intuïtieve workflow zorgt ervoor dat agenten zich kunnen concentreren op gesprekken waaraan prioriteit wordt gegeven in plaats van op het doorzoeken van een onoverzichtelijke inbox.
Gestroomlijnde samenwerking
Binnen elk e-mailticket zorgen samenwerkingsfuncties ervoor dat agents perfect op elkaar zijn afgestemd. Toegang tot klantinformatie en eerdere communicatie bevindt zich in het ticket, waardoor het niet meer nodig is om tussen verschillende platforms te schakelen. Agenten kunnen ook intern communiceren via notities, zodat iedereen op één lijn zit.
Sneller reageren met sjablonen en kennisbank
Trengo versnelt responstijden door e-mailsjablonen en kennisbankartikelen op te slaan. Agenten kunnen sjablonen gebruiken om antwoorden te stroomlijnen en ze personaliseren met aangepaste velden. Kennisgebaseerde artikelen stellen agenten in staat om diepgaande informatie over het oplossen van problemen te verstrekken, waardoor het aantal vervolgvragen afneemt.
Ultieme automatisering voor efficiëntie
Trengo's automatisering Regels en triggers zijn een uitkomst voor efficiëntie. Je kunt herinneringen instellen voor e-mails waarop niet wordt gereageerd of automatisch specifieke e-mailtypes toewijzen aan aangewezen agenten. Deze automatisering houdt agenten verantwoordelijk en gefocust op wat het belangrijkst is.
Geweldige inzichten in gegevens
Het platform biedt uitgebreide rapportagetools om de prestaties van agenten en de behoeften van klanten in de gaten te houden. Duik in statistieken zoals reactietijden, oplostijden en meer om op de hoogte te blijven van de prestaties van je team. Aanpasbare rapporten en filters zorgen ervoor dat je precies die gegevens krijgt die je nodig hebt.
Toegankelijkheid voor meerdere apparaten
Trengo biedt mobiele apps voor iOS en Android, zodat je team klanten overal kan helpen. De mobiele app weerspiegelt de desktop-ervaring, waardoor naadloze ondersteuning onderweg mogelijk is.
Afgestemd op uw behoeften
De software waardeert eenvoud, maar begrijpt de kracht van maatwerk. Integraties en open API's kunt u synchroniseren met verschillende tools en een hub voor ondersteuning via meerdere kanalen creëren. Kies tussen cloud-gebaseerde en zelfgehoste oplossingen om aan te sluiten bij uw vereisten.
Transparante prijzen
Het platform gelooft in transparante, eerlijke prijzen. Trengo rekent op basis van het aantal seats en biedt alle klanten dezelfde functies, ongeacht de grootte van het team.
Trengo's klantenservice e-mail management software herdefinieert customer relationship management, waardoor het moeiteloos en geweldig. Het is de katalysator voor het leveren van ongeëvenaarde klantenservice en het opbouwen van duurzame relaties.
Klaar om uw klantenservice te revolutioneren? Ontvang een gratis demo door Trengo en zie zelf het verschil!
Voordelen
- Uitstekende ondersteuning via meerdere kanalen.
- Snelle functie-updates.
- Krachtige analyses en automatisering.
- Past op elke bedrijfsgrootte
Nadelen
- Leercurve voor nieuwe gebruikers.
Prijzen
Vanaf $10 per gebruiker per maand.
Andere Software voor klantenservicemailbeheer die we hebben beoordeeld
Als we het aantal helpdesktools op de markt testen, vallen twee belangrijke punten op:
Ten eerste zitten veel helpdesktools boordevol functies of zijn ze geschikt voor meerdere communicatiekanalen. Als u op zoek bent naar zaken als chatbots of integratie van berichten van verschillende platforms, dan is dat geweldig. Maar als dat niet het geval is, kunnen deze extra functies de tijd die nodig is om personeel op te leiden verlengen en de maandelijkse kosten verhogen.
Ten tweede zijn er zelden SaaS-helpdeskplatforms die zowel online als on-premise oplossingen bieden. Voor diegenen die specifiek op zoek zijn naar een on-premise optie, zijn de keuzes beperkt en sommige kunnen zelfs verouderd aanvoelen.
Laten we nu eens kijken naar de beste software voor het beheren van e-mails voor de klantenservice.
Zendesk
Zendesk is een veelgebruikt platform voor klantenservice met geweldige functies voor e-mailbeheer. Het biedt mogelijkheden voor ticketing, een kennisbank en automatisering waarmee het afhandelen van klantinteracties en teamsamenwerking een fluitje van een cent wordt.
Met dit systeem kunnen bedrijven inkomende e-mails efficiënt organiseren en prioriteren, zodat geen enkele vraag van een klant onopgemerkt blijft. Het vereenvoudigt het toewijzen van e-mails aan specifieke medewerkers, het bijhouden van hun status en het vergemakkelijken van tijdige reacties.
Bovendien biedt Zendesk een uitgebreide kennisbasis functie, waarmee bedrijven waardevolle bronnen en FAQ's kunnen maken, beheren en delen. Dit vermindert niet alleen de hoeveelheid terugkerende vragen, maar stelt klanten ook in staat om zelfstandig antwoorden te vinden, wat hun ervaring verbetert.
Automatisering is een ander kenmerk van Zendesk, waarmee merken routinetaken, antwoorden en workflows kunnen automatiseren, waardoor agenten zich kunnen richten op complexere en persoonlijkere interacties. Deze automatisering strekt zich uit tot e-mailrouting, zodat e-mails snel naar het juiste team of de juiste agent worden doorgestuurd.
De software wordt ook geleverd met meerdere ingebouwde integraties, zoals Salesforce en Google Analytics, en is zeer aanpasbaar.
Voordelen
- Gebruiksvriendelijke interface.
- Uitgebreide integraties.
- Goede rapportage en analyses.
Nadelen
- De prijs kan vrij hoog zijn voor geavanceerde functies.
- Beperkte aanpassingsmogelijkheden.
Prijzen
Vanaf $19 per gebruiker per maand.
Freshdesk
Freshdesk, een andere gebruiksvriendelijke naam in de klantenservice-software, biedt complete e-mailbeheermogelijkheden zoals ticketing, self-service opties en automatisering om de activiteiten te helpen stroomlijnen. Het cloudgebaseerde karakter van de software garandeert toegankelijkheid vanaf elke locatie, en het omnichannel ondersteuningsplatform vergemakkelijkt de communicatie via verschillende kanalen, waaronder e-mail, chat, telefoon en sociale media.
Bedrijven kunnen de software aanpassen aan hun unieke vereisten voor klantenservice.
Freddy, het AI-geïntegreerde ticketingsysteem van Freshdesk, is een revolutionaire functie die de manier herdefinieert waarop bedrijven vragen van klanten via e-mail beheren. Freddy maakt gebruik van de kracht van kunstmatige intelligentie om de alledaagse en repetitieve taken aan te pakken die supportteams vaak ophouden, waardoor er kostbare tijd vrijkomt voor zowel uw medewerkers als uw klanten.
Freddy is ontworpen om onvermoeibaar te werken en ervoor te zorgen dat inkomende e-mails worden gecategoriseerd, geprioriteerd en toegewezen met een opmerkelijke efficiëntie. Het is bedreven in het herkennen van veelvoorkomende vragen van klanten en kan relevante antwoorden of acties voorstellen, zodat agenten snel en accuraat kunnen reageren.
Voordelen
- Intuïtieve interface.
- Robuuste kennisbank.
- Ondersteuning voor meerdere kanalen.
Nadelen
- Beperkte rapportage in lagere plannen.
- Geavanceerde functies kunnen duur zijn.
Prijzen
Vanaf $15 per gebruiker per maand.
ZohoDesk
Zoho Desk is een andere fantastische optie voor het beheren van klantverzoeken. Het biedt bedrijven de mogelijkheid om klantverzoeken naadloos af te handelen via verschillende communicatiekanalen. Wat Zoho Desk onderscheidt van andere klantenservice-oplossingen is de flexibiliteit, het biedt zowel cloudgebaseerde als on-premise ticketing software-opties om tegemoet te komen aan diverse zakelijke behoeften.
Een van de opvallendste functies is de mogelijkheid om vragen van klanten uit verschillende kanalen te combineren, waaronder e-mail en chat, sociale mediaen nog veel meer. Dit zorgt ervoor dat waar klanten zich ook melden, hun verzoeken efficiënt worden vastgelegd en beheerd in een uniform systeem.
Zoho Desk legt ook sterk de nadruk op het verbeteren van de productiviteit van agents door ondersteuningsteams uit te rusten met tools zoals AI-gestuurde automatisering om terugkerende taken te stroomlijnen.
De kennisbankfunctie van de software stelt klanten in staat om zelfstandig antwoorden te vinden, waardoor er minder e-mails binnenkomen.
Je team kan profiteren van de epische rapportage- en analysemogelijkheden, waarmee ze de prestaties van agenten kunnen volgen, responstijden kunnen controleren en inzicht krijgen in klanttevredenheidsniveaus.
Voordelen
- Aanpassingen in overvloed om aan je behoeften te voldoen.
- Samenwerkingsfuncties voor teams.
- Integratie van kennisbank.
Nadelen
- De gebruikersinterface kan een beetje verwarrend zijn als je een beginnende gebruiker bent
- De rapportagemogelijkheden kunnen worden verbeterd.
Prijzen
Vanaf $20 per gebruiker per maand.
Voor
Front is een veelzijdig platform voor klantverzoeken en communicatie dat wordt gebruikt door meer dan 6.000 teams met een grote impact. Het biedt een uitgebreide reeks functies die zijn ontworpen om e-mailcommunicatie te stroomlijnen, samenwerking te verbeteren en workflowbeheer te optimaliseren. Het vergemakkelijkt het efficiënt maken van e-mailsjablonen en dit is vooral waardevol voor bedrijven die een consistente en professionele e-mailcommunicatiestijl willen handhaven.
Met aanpasbare sjablonen kunnen teams tijd besparen door eenvoudig gestandaardiseerde reacties op te stellen en te verzenden.
De functie van Front voor het routeren van berichten is een ander hoogtepunt, omdat deze directe berichtroutering mogelijk maakt, waardoor inkomende e-mails automatisch naar het juiste teamlid of de juiste afdeling worden geleid. Dit verkort niet alleen de reactietijden, maar minimaliseert ook de kans dat e-mails verloren gaan of over het hoofd worden gezien.
Front bevordert naadloze samenwerking door middel van gedeeld berichten. Teamleden hebben toegang tot het platform en kunnen er intern mee communiceren, zodat er snel beslissingen kunnen worden genomen en iedereen op één lijn zit. Deze gezamenlijke aanpak verbetert de algehele productiviteit en de kwaliteit van klantinteracties.
Voordelen
- Krachtige functies voor samenwerking en teams.
- Integraties met populaire apps.
- Waar voor je geld
Nadelen
- Kan complex zijn voor kleinere teams.
- De prijs stijgt met geavanceerde functies.
Prijzen
De prijs begint bij 9$/gebruiker/maand voor 3 teamkanalen
Help Scout
Help Scout is een zeer gepersonaliseerde e-mailmanager die wordt gebruikt door grote namen als Grubhub, Reddit en Postmark. Of het nu gaat om een team van 5 mensen of 500, de mogelijkheden van Help Scout zijn ontworpen om een zeer gepersonaliseerde en georganiseerde e-mailbeheerervaring te bieden.
Het zorgt ervoor dat e-mails, vragen van klanten en gesprekken systematisch worden georganiseerd, zodat belangrijke correspondentie niet door de mazen van het net glipt. Dit organisatieniveau is van vitaal belang om eersteklas klantenondersteuning.
Gebruikers hebben eenvoudig toegang tot uitgebreide contactgegevens, gespreksgegevens en activiteitenlogboeken, waardoor een 360-graden beeld ontstaat van de geschiedenis van elke klant en de interacties met het supportteam. Dit diepgaande inzicht stelt agenten in staat om persoonlijker en effectiever te reageren, waardoor de algehele klantervaring verbetert.
Bovendien integreert Help Scout snel met verschillende andere applicaties, zodat je gegevens uit deze tools rechtstreeks in het platform kunt openen en integreren. Deze integratiemogelijkheden stroomlijnen de workflows nog meer en zorgen ervoor dat agents alle informatie die ze nodig hebben binnen handbereik hebben.
Voordelen
- Geweldige workflows
- Fantastisch tagging-systeem
- Gemakkelijk inwerken
Nadelen
- Statistieken en statistieken kunnen verbeteren
- Enkele integratieproblemen
Prijzen
Het standaard prijsplan begint bij $20/maand/gebruiker
Criteria voor het selecteren van onze beste software voor e-mailbeheer
Het kiezen van de juiste e-mailbeheersoftware voor klantenserviceoplossingen kan een overweldigend proces zijn. Hier zijn enkele belangrijke punten die we in overweging hebben genomen bij het evalueren van verschillende tools voor e-mailbeheer:
Bruikbaarheid
Is de oplossing gebruiksvriendelijk? Is de UI intuïtief en gemakkelijk navigeerbaar? Heeft de oplossing een ingebouwde inwerkmodule die de inwerktijd verkort?
Schaalbaarheid
Kun je met de software het eigenaarschap of de verantwoordelijkheid van een grote hoeveelheid e-mails bijhouden? Is er een manier om ervoor te zorgen dat twee of meer mensen niet op dezelfde e-mail antwoorden? e-mail? Kun je vlot samenwerken zonder e-mails te moeten doorsturen?
Aanpassing
Kun je inkomende e-mails zonder problemen categoriseren? Is uw team in staat om de e-mail inbox te personaliseren op de manier die ze willen, hetzij op basis van de nieuwste of oudste eerst, e-mails waar u op gekopieerd bent, of e-mails die nog wachten op een reactie van de klant?
Integraties
Kun je alle gegevens binnenhalen die je nodig hebt van andere tools zoals je CRM om efficiënte en snelle klantenondersteuning te bieden? Maakt de oplossing integraties mogelijk met alle tools die je al gebruikt?
Prijzen
Biedt de software transparante en flexibele prijzen? Moet je een abonnement afsluiten of is er een optie om te betalen wanneer je maar wilt? Is er een gratis oplossing voor e-mailbeheer beschikbaar bij de leverancier van de oplossing?
Na het bekijken van alle bovenstaande belangrijke gebieden die we in gedachten hebben gehouden bij het kiezen van onze topkeuzes, is het tijd om te duiken in de functies waar je op moet letten in je e-mailbeheersoftware.
Kenmerken die u moet zoeken in software voor e-mailbeheer voor de klantenservice
Laten we eens kijken naar een aantal functies waar je op moet letten bij software voor e-mailbeheer voor klantenservice.
Ondersteuning voor meerdere kanalen
Zoek naar software die e-mails van verschillende kanalen kan verwerken, waaronder webformulieren en sociale mediaom alle interacties met klanten te centraliseren.
Automatisering
Kies voor automatisering functies zoals het routeren van e-mails, ingeblikte antwoorden en auto-tagging om workflows te stroomlijnen en handmatige taken te verminderen.
Ticketsysteem
Een robuust ticketsysteem ordent e-mails in hanteerbare eenheden, zodat agents problemen effectief kunnen traceren, prioriteren en oplossen.
Integratie kennisbank
Door integratie met een kennisbank hebben agenten snel toegang tot relevante informatie, waardoor ze efficiënt en accuraat kunnen reageren.
Categoriseren en taggen
Effectief categoriseren en taggen van e-mails voor betere organisatie en eenvoudig terugvinden.
Analytics en rapportage
Uitgebreide analyses die inzicht kunnen verschaffen in e-mailprestaties, responstijden en klanttevredenheid, waardoor datagestuurde verbeteringen mogelijk worden.
Tools voor samenwerking
Functies zoals interne notities en tools voor teamsamenwerking bevorderen naadloze communicatie tussen agenten, waardoor het probleemoplossend vermogen wordt verbeterd.
Aanpassing
Dankzij de mogelijkheid om e-mailsjablonen, workflows en regels aan te passen, kan de software worden aangepast aan uw unieke bedrijfsbehoeften.
Gebruiksvriendelijke interface
Een eenvoudige interface verkort de trainingstijd en zorgt ervoor dat uw supportteam de software gemakkelijk kan overnemen.
Best Practices bij het werken met een e-mailbeheertool voor de klantenservice
Het effectief beheren van je e-mail inbox is noodzakelijk in de hedendaagse bedrijfsomgeving. Hier volgen enkele richtlijnen om de activiteiten te stroomlijnen met behulp van software voor e-mailbeheer voor de klantenservice:
Planning
Efficiënt e-mailbeheer begint met het toewijzen van specifieke tijdvensters voor het bekijken en beantwoorden van e-mails. Stel een routine in om een geconcentreerde en afleidingsvrije omgeving te creëren, zodat u snel kunt reageren op vragen en zorgen van klanten.
Geef prioriteit aan dringende zaken
Begin uw e-mail management sessie met het aanpakken van dringende zaken. Los problemen die onmiddellijke aandacht vereisen snel op om klanttevredenheid te garanderen en blijk te geven van reactievermogen.
Organisatie Postvak In
Maak gebruik van de mogelijkheden van uw e-mailtool om e-mails te categoriseren, sorteren, prioriteren, groeperen en filteren. Maak bovenliggende mappen die overeenkomen met uw belangrijkste bedrijfsgebieden, zoals Boekhouding of Personeelszaken, en onderhoud submappen voor specifieke categorieën.
Optimaliseer je onderwerpregel
Maak zoekvriendelijke onderwerpregels voor uw e-mails om ze gemakkelijk te kunnen categoriseren en archiveren. Een goed geoptimaliseerde onderwerpregel zorgt voor een snelle identificatie van de inhoud van de e-mail, wat tijd bespaart bij latere zoekopdrachten.
Minimaliseer afleiding
Nadat u e-mails hebt bekeken en beantwoord, schakelt u afleidende e-mailmeldingen en -waarschuwingen uit. Zo kunt u zich blijven concentreren op andere essentiële bedrijfsactiviteiten zonder onderbrekingen.
Houd communicatie beknopt
Efficiëntie is de sleutel tot e-mailbeheer. Zorg ervoor dat uw reacties duidelijk en kort zijn en direct ingaan op het onderwerp. Dit bespaart niet alleen tijd voor jou en de ontvanger, maar bevordert ook effectieve communicatie.
Omarm de '4 D's
- Doe: Reageer onmiddellijk op e-mails die binnen enkele minuten kunnen worden opgelost om frustratie bij klanten te voorkomen.
- Verwijder: Verwijder onmiddellijk geïdentificeerde spam e-mails om uw inbox op te ruimen.
- Uitstellen: Stop onzekere antwoorden in een map met een herinnering om ze opnieuw te bekijken.
- Afgevaardigde: Wijs e-mails toe aan teamleden die ze efficiënt kunnen afhandelen.
Conclusie
Een uitstekende software voor e-mailbeheer biedt snelle, op maat gemaakte antwoorden die niet alleen karakter geven aan uw bedrijf, maar ook uw team in staat stellen om de zorgen van klanten effectief aan te pakken. Dit verhoogt de algehele tevredenheid en verhoogt de klanttevredenheid scores. Hoewel het beheersen van e-mail een uitdaging kan zijn, kan het integreren van deze tools in je dagelijkse werkzaamheden het tijdbeheer aanzienlijk verbeteren.
Lees meer over Trengo en kijk of het geschikt is voor de klantenservice van jouw bedrijf, boek een gratis demo.
