¿La sobrecarga de correo electrónico es un problema persistente para usted? No se preocupe, no está solo, porque en el acelerado entorno laboral actual, la gestión de los correos electrónicos es un reto al que muchos de nosotros nos enfrentamos. ¿Sabía que cada día se envían miles de millones de correos electrónicos en todo el mundo, y que un empleado medio recibe unos cientos de correos al día?
Dedicar un tiempo precioso a revisar estos correos electrónicos no prioritarios no sólo es improductivo, sino que además agota a su equipo. Esto puede obstaculizar su capacidad para ofrecer un servicio al cliente excepcional y se interponen en el camino de las oportunidades de crecimiento empresarial. Si descubre las herramientas adecuadas y formas eficaces de gestionar su bandeja de entrada de correo electrónico, podrá recuperar un tiempo valioso para centrarse en la satisfacción del cliente y explorar nuevas vías de expansión empresarial. El objetivo principal es mejorar la eficacia, para que pueda concentrarse en las tareas que contribuyen a su cuenta de resultados.
En este artículo, hablaremos del mejor software de gestión de correo electrónico de atención al cliente, para que elijas una opción que se adapte a tu negocio. Pero antes de entrar en materia, echemos un vistazo rápido a lo que es la gestión del correo electrónico.
¿Qué es la gestión del correo electrónico y cómo mejora la productividad?
La gestión del correo electrónico es un enfoque estratégico destinado a optimizar las prácticas de correo electrónico y reducir al mismo tiempo las repercusiones negativas que la gestión del correo electrónico puede tener en el nivel de productividad de su equipo. Consiste en clasificar, filtrar y priorizar los correos electrónicos. De este modo, los miembros de su equipo pueden dedicar más tiempo y atención a tareas empresariales importantes que podrían aumentar los beneficios.
Una herramienta de gestión del correo electrónico de atención al cliente aporta un conjunto de técnicas diseñadas para agilizar la experiencia del correo electrónico, garantizando que sus mensajes se gestionan de forma eficiente y eficaz, y permitiendo a las personas centrar sus energías donde más importan.
Este tipo de software va más allá de la mera organización del correo electrónico, ya que emplea técnicas avanzadas para agilizar toda la experiencia del correo electrónico. He aquí cómo:
- Automatizando las tareas repetitivas, reduciendo el esfuerzo manual y ahorrando tiempo.
- Los correos electrónicos se clasifican y priorizan en función de criterios predefinidos, lo que garantiza que las cuestiones más críticas se traten con prontitud.
- Muchas herramientas de gestión del correo electrónico integración con otros sistemas empresarialesque constituye un eje central de comunicación.
- Proporciona valiosos análisis que le permiten medir y mejorar los tiempos de respuesta y la eficacia del correo electrónico de su equipo.
Analicemos ahora las 6 mejores opciones de software de gestión de correo electrónico disponibles, que le ayudarán a seleccionar la herramienta de atención al cliente ideal para su equipo de asistencia.
Los 6 mejores software de gestión de correo electrónico para atención al cliente en 2023
Algunas personas pasan por alto una bandeja de entrada llena, mientras que otras se esfuerzan por alcanzar el estado de "bandeja de entrada cero", un término de Merlin Mann que significa no tener correos electrónicos al final del día. Equilibrar la gestión rápida del correo electrónico con las tareas empresariales vitales requiere reflexión.
Para lograrlo, adoptar herramientas de gestión del correo electrónico es un gran paso. Aquí tienes algunas de las mejores opciones de software de gestión de correo electrónico para tus necesidades de atención al cliente.
Trengo - Nuestra mejor elección para la gestión del correo electrónico de atención al cliente
Trengo ofrece una completa atención al cliente omnicanal que agiliza la gestión del correo electrónico y mejora la colaboración entre los equipos de asistencia. Centraliza todas las comunicaciones en un único panel de control, lo que elimina la necesidad de cambiar de pestaña.
Mejore la gestión de sus relaciones con los clientes sin esfuerzo con Trengo
Trengo facilita la atención al cliente. Es una herramienta sencilla que permite a los agentes de soporte gestionar las relaciones con los clientes sin problemas. Veamos las características de Trengo que nos han hecho elegir esta herramienta como nuestra opción #1.
Bandeja de entrada organizada para una atención personalizada
Trengo reinventa la bandeja de entrada del correo electrónico, convirtiéndola en un sueño organizado. Los nuevos correos electrónicos se reúnen en la bandeja de entrada central de su equipo y sus agentes pueden seleccionar los que más les interesen. correos electrónicosy asignárselos a sí mismos, lo que elimina el correo electrónico de la bandeja de entrada central y lo coloca en "Mi cola" de cada agente. Este flujo de trabajo intuitivo garantiza que los agentes puedan centrarse en las conversaciones prioritarias en lugar de rebuscar en una bandeja de entrada abarrotada.
Colaboración optimizada
Dentro de cada ticket de correo electrónico, las funciones de colaboración mantienen a los agentes perfectamente sincronizados. El acceso a la información del cliente y las comunicaciones previas se encuentran dentro del ticket, lo que elimina la necesidad de cambiar entre diferentes plataformas. Los agentes también pueden comunicarse internamente a través de notas, lo que garantiza que todos estén en la misma página.
Respuestas más rápidas con plantillas y base de conocimientos
Trengo acelera los tiempos de respuesta almacenando plantillas de correo electrónico y artículos de la base de conocimientos. Los agentes pueden aprovechar las plantillas para agilizar las respuestas y personalizarlas con campos personalizados. Los artículos de la base de conocimientos permiten a los agentes proporcionar información detallada sobre la solución de problemas, lo que reduce las preguntas de seguimiento.
Lo último en automatización para una mayor eficacia
Trengo's automatización Las reglas y los disparadores son una bendición para la eficacia. Puede establecer recordatorios para los correos electrónicos que no responden o asignar automáticamente determinados tipos de correo electrónico a los agentes designados. Esta automatización mantiene a los agentes responsables y centrados en lo más importante.
Grandes datos
La plataforma ofrece completas herramientas de elaboración de informes para supervisar el rendimiento de los agentes y las necesidades de los clientes. Analice métricas como los tiempos de respuesta, los tiempos de resolución y mucho más para mantenerse al día sobre el rendimiento de su equipo. Los informes y filtros personalizables le garantizan que obtendrá exactamente los datos que necesita.
Accesibilidad multidispositivo
Trengo ofrece aplicaciones móviles para iOS y Android para que su equipo pueda ayudar a los clientes desde cualquier lugar. La aplicación móvil refleja la experiencia de escritorio, lo que permite una asistencia ininterrumpida sobre la marcha.
A la medida de sus necesidades
El programa valora la sencillez, pero comprende el poder de la personalización. Integraciones y las API abiertas le permiten sincronizarse con varias herramientas y crear un centro de asistencia multicanal. Elija entre soluciones basadas en la nube o autoalojadas para adaptarse a sus necesidades.
Precios transparentes
La plataforma cree en unos precios transparentes y justos. Trengo cobra en función del número de puestos, ofreciendo a todos los clientes el mismo conjunto de funciones, independientemente del tamaño del equipo.
El software de gestión de correo electrónico de atención al cliente de Trengo redefine la gestión de las relaciones con los clientes, haciéndola fácil y estupenda. Es el catalizador para ofrecer una atención al cliente inigualable y construir relaciones duraderas.
¿Preparado para revolucionar su servicio de atención al cliente? Obtenga un demo gratuita de Trengo y compruebe usted mismo la diferencia.
Pros
- Excelente soporte multicanal.
- Actualizaciones rápidas de funciones.
- Potentes análisis y automatización.
- Se adapta a cualquier tamaño de empresa
Contras
- Curva de aprendizaje para nuevos usuarios.
Precios
A partir de $10 por usuario y mes.
Otro software de gestión de correo electrónico de atención al cliente que hemos analizado
Al comprobar el número de herramientas de helpdesk disponibles en el mercado, destacan dos puntos principales:
En primer lugar, muchas herramientas de help desk vienen repletas de funciones o se adaptan a múltiples canales de comunicación. Si buscas cosas como chatbots o la integración de mensajes de varias plataformas, es estupendo. Sin embargo, si no es así, estas funciones añadidas pueden alargar el tiempo de formación del personal y aumentar los costes mensuales.
En segundo lugar, es raro encontrar plataformas de help desk SaaS que ofrezcan soluciones tanto en línea como locales. Para aquellos que buscan específicamente una opción local, las opciones son limitadas y algunas incluso pueden parecer anticuadas.
A continuación, vamos a explorar algunos de los mejores software de gestión de correo electrónico de atención al cliente disponibles.
Zendesk
Zendesk es una plataforma de atención al cliente muy utilizada con increíbles funciones de gestión del correo electrónico. Ofrece funciones de emisión de tickets, base de conocimientos y automatización que facilitan la gestión de las interacciones con los clientes y la colaboración en equipo.
Este sistema permite a las empresas organizar y priorizar eficazmente los correos electrónicos entrantes, garantizando que ninguna consulta de los clientes pase desapercibida. Simplifica el proceso de asignación de correos electrónicos a agentes específicos, el seguimiento de su estado y la facilitación de respuestas oportunas.
Además, Zendesk ofrece una base de conocimientos que permite a las empresas crear, gestionar y compartir valiosos recursos y preguntas frecuentes. Esto no solo reduce el volumen de consultas repetitivas, sino que también permite a los clientes encontrar respuestas de forma independiente, mejorando su experiencia.
La automatización es otro sello distintivo de Zendesk, que permite a las marcas automatizar tareas rutinarias, respuestas y flujos de trabajo, lo que libera a los agentes para que puedan centrarse en interacciones más complejas y personalizadas. Esta automatización se extiende al enrutamiento del correo electrónico, lo que garantiza que los mensajes se dirijan rápidamente al equipo o agente adecuado.
El software también viene con múltiples integraciones incorporadas, como Salesforce y Google Analytics, y es altamente personalizable.
Pros
- Interfaz fácil de usar.
- Amplias integraciones.
- Buenos informes y análisis.
Contras
- El precio puede ser bastante elevado para las funciones avanzadas.
- Opciones de personalización limitadas.
Precios
A partir de $19 por usuario y mes.
Freshdesk
Freshdesk, otro software de atención al cliente fácil de usar, ofrece funciones completas de gestión de correo electrónico, como emisión de tickets, opciones de autoservicio y automatización para ayudar a agilizar las operaciones. El software está basado en la nube, lo que garantiza su accesibilidad desde cualquier lugar. omnicanal facilita la comunicación a través de varios canales: correo electrónico, chat, teléfono y redes sociales.
Las empresas pueden adaptar el software a sus necesidades específicas de atención al cliente.
El sistema de tickets integrado con IA de Freshdesk, llamado "Freddy", es una función revolucionaria que redefine la forma en que las empresas gestionan las consultas de atención al cliente a través del correo electrónico. Freddy utiliza el poder de la inteligencia artificial para hacer frente a las tareas mundanas y repetitivas que a menudo atan a los equipos de soporte, liberando tiempo valioso tanto para su personal como para sus clientes.
Freddy está diseñado para trabajar sin descanso, garantizando que los correos electrónicos entrantes se categoricen, prioricen y asignen con notable eficacia. Es experto en reconocer las consultas habituales de los clientes y puede sugerir respuestas o acciones pertinentes, ayudando a los agentes a responder con rapidez y precisión.
Pros
- Interfaz intuitiva.
- Base de conocimientos sólida.
- Soporte multicanal.
Contras
- Informes limitados en los planes de nivel inferior.
- Las funciones avanzadas pueden ser caras.
Precios
A partir de $15 por usuario y mes.
ZohoDesk
Zoho Desk es otra opción fantástica para gestionar las solicitudes de los clientes, ya que va más allá y permite a las empresas gestionar las solicitudes de los clientes sin problemas a través de varios canales de comunicación. Lo que diferencia a Zoho Desk de otras soluciones de atención al cliente es su flexibilidad, ya que ofrece opciones de software de gestión de tickets tanto en la nube como in situ para satisfacer las distintas necesidades de las empresas.
Una de sus características más destacadas es la capacidad de combinar consultas de clientes procedentes de varios canales, como el correo electrónico o el chat, redes socialesy mucho más. Esto garantiza que, independientemente del lugar al que se dirijan los clientes, sus solicitudes se registren y gestionen de forma eficaz en un sistema unificado.
Zoho Desk también hace especial hincapié en mejorar la productividad de los agentes, ya que equipa a los equipos de asistencia con herramientas como la automatización asistida por IA para agilizar las tareas repetitivas.
La función de base de conocimientos del software permite a los clientes encontrar respuestas de forma independiente, lo que reduce el volumen de correos electrónicos entrantes.
Su equipo puede beneficiarse de sus épicas funciones de generación de informes y análisis, que les permiten realizar un seguimiento del rendimiento de los agentes, controlar los tiempos de respuesta y obtener información sobre los niveles de satisfacción de los clientes.
Pros
- Multitud de personalizaciones para satisfacer tus necesidades.
- Funciones de colaboración para equipos.
- Integración de la base de conocimientos.
Contras
- La interfaz de usuario puede resultar un poco confusa para los principiantes.
- La capacidad de elaboración de informes puede mejorar.
Precios
A partir de $20 por usuario y mes.
Frente
Front, una plataforma completa para solicitudes de clientes y comunicación utilizada por más de 6.000 equipos de alto impacto, ofrece un conjunto completo de funciones diseñadas para agilizar la comunicación por correo electrónico, mejorar la colaboración y optimizar la gestión del flujo de trabajo. Facilita la creación eficiente de plantillas de correo electrónico, lo que resulta especialmente valioso para las empresas que desean mantener un estilo de comunicación por correo electrónico coherente y profesional.
Con plantillas personalizables, los equipos pueden ahorrar tiempo redactando y enviando fácilmente respuestas estandarizadas.
La función de enrutamiento de mensajes de Front es otro aspecto destacado, ya que permite el enrutamiento instantáneo de mensajes, garantizando que los correos electrónicos entrantes se dirijan automáticamente al miembro del equipo o departamento adecuado. Esto no solo reduce los tiempos de respuesta, sino que también minimiza las posibilidades de que los correos electrónicos se pierdan o se pasen por alto.
Front fomenta la colaboración sin fisuras mediante compartido mensajes. Los miembros del equipo pueden acceder y comunicarse internamente dentro de la plataforma, lo que permite una toma de decisiones rápida y garantiza que todos estén en la misma sintonía. Este enfoque colaborativo mejora la productividad general y la calidad de las interacciones con los clientes.
Pros
- Potentes funciones de colaboración y trabajo en equipo.
- Integraciones con aplicaciones populares.
- Relación calidad-precio
Contras
- Puede resultar complejo para equipos pequeños.
- El precio aumenta con las funciones avanzadas.
Precios
El frente comienza en 9$/usuario/mes para 3 canales de equipo
Ayuda Scout
Help Scout es un gestor de correo electrónico altamente personalizado utilizado por grandes nombres como Grubhub, Reddit y Postmark. Ya sea un equipo de 5 personas o de 500, las capacidades de Help Scout están diseñadas para proporcionar una experiencia de gestión de correo electrónico altamente personalizada y organizada.
Garantiza que los correos electrónicos, las consultas de los clientes y las conversaciones se organicen sistemáticamente, evitando que cualquier correspondencia importante se escape por las rendijas. Este nivel de organización es vital para mantener una atención al cliente de primera.
Los usuarios tienen fácil acceso a información de contacto completa, datos de conversación y registros de actividad, lo que permite una visión de 360 grados del historial de cada cliente y de sus interacciones con el equipo de asistencia. Este conocimiento en profundidad permite a los agentes ofrecer respuestas más personalizadas y eficaces, mejorando la experiencia general del cliente.
Además, Help Scout se integra rápidamente con una gran variedad de otras aplicaciones, permitiéndole acceder e incorporar datos de estas herramientas directamente dentro de la plataforma. Esta capacidad de integración agiliza aún más los flujos de trabajo y garantiza que los agentes tengan toda la información que necesitan al alcance de la mano.
Pros
- Flujos de trabajo excelentes
- Fantástico sistema de etiquetado
- Fácil incorporación
Contras
- Las estadísticas y métricas pueden mejorar
- Algunos problemas de integración
Precios
El plan de precios estándar comienza en $20/mes/usuario
Criterios utilizados para seleccionar nuestro mejor software de gestión de correo electrónico
Elegir el software de gestión de correo electrónico adecuado para las soluciones de atención al cliente puede ser un proceso abrumador. Estos son algunos de los puntos clave que hemos tenido en cuenta al evaluar las distintas herramientas de gestión del correo electrónico:
Usabilidad
¿Es la solución fácil de usar? ¿La interfaz de usuario es intuitiva y fácil de navegar? ¿Dispone la solución de un módulo de incorporación integrado que reduzca el tiempo de puesta en marcha?
Escalabilidad
¿Permite el programa hacer un seguimiento de la propiedad o asignar responsabilidades a un gran volumen de correos electrónicos? ¿Hay alguna forma de evitar que dos o más personas respondan al mismo mensaje? correo electrónico? ¿Puede colaborar sin problemas sin necesidad de reenviar correos electrónicos?
Personalización
¿Puede clasificar los correos electrónicos entrantes sin complicaciones? ¿Su equipo puede personalizar la bandeja de entrada del correo electrónico de la forma que desee, ya sea por los más nuevos o los más antiguos en primer lugar, los correos electrónicos en los que tiene copia o los que aún están a la espera de respuestas de los clientes?
Integraciones
¿Puede aportar todos los datos que necesita de otras herramientas como su CRM para ofrecer una atención al cliente eficaz y rápida? ¿Permite la solución integrarse con todas las herramientas que ya utiliza?
Precios
¿Ofrece el software precios transparentes y flexibles? ¿Hay que suscribirse o existe la opción de pagar sobre la marcha? ¿Existe una solución gratuita de gestión del correo electrónico del proveedor de la solución?
Después de analizar todas las áreas importantes que hemos tenido en cuenta a la hora de elegir nuestras mejores opciones, ha llegado el momento de sumergirnos en las características que hay que buscar en el software de gestión del correo electrónico.
Características que debe buscar en un software de gestión de correo electrónico de atención al cliente
Veamos algunas de las características que debe tener un software de gestión de correo electrónico para el servicio de atención al cliente.
Asistencia multicanal
Busque un software que pueda gestionar correos electrónicos de varios canales, incluidos formularios web y redes socialespara centralizar todas las interacciones con los clientes.
Automatización
Opta por automatización características como el enrutamiento del correo electrónico, las respuestas enlatadas y el etiquetado automático para ayudar a agilizar los flujos de trabajo y reducir las tareas manuales.
Sistema de billetes
Un sólido sistema de tickets organiza los correos electrónicos en unidades manejables, lo que permite a los agentes seguir, priorizar y resolver los problemas con eficacia.
Integración de la base de conocimientos
La integración con una base de conocimientos permite a los agentes acceder rápidamente a la información pertinente, lo que contribuye a dar respuestas eficaces y precisas.
Categorización y etiquetado
Clasifique y etiquete eficazmente los correos electrónicos para organizarlos mejor y recuperarlos fácilmente.
Análisis e informes
Análisis exhaustivos que pueden proporcionar información sobre el rendimiento del correo electrónico, los tiempos de respuesta y la satisfacción del cliente, facilitando las mejoras basadas en datos.
Herramientas de colaboración
Funciones como las notas internas y las herramientas de colaboración en equipo fomentan una comunicación fluida entre los agentes, mejorando la capacidad de resolución de problemas.
Personalización
La posibilidad de personalizar las plantillas de correo electrónico, los flujos de trabajo y las reglas permite que el software se adapte a las necesidades únicas de su empresa.
Interfaz fácil de usar
Una interfaz sencilla reduce el tiempo de formación y garantiza una fácil adopción por parte de su equipo de asistencia.
Mejores prácticas al trabajar con una herramienta de gestión de correo electrónico de atención al cliente
Gestionar eficazmente la bandeja de entrada del correo electrónico es imprescindible en el entorno empresarial actual. Estas son algunas pautas para agilizar las operaciones utilizando un software de gestión del correo electrónico de atención al cliente:
Programación
Una gestión eficaz del correo electrónico empieza por asignar franjas horarias específicas para revisar y responder los mensajes. Establezca una rutina para crear un entorno centrado y libre de distracciones que le permita atender con rapidez las consultas y preocupaciones de los clientes.
Priorizar los asuntos urgentes
Comience su sesión de gestión del correo electrónico abordando los asuntos urgentes. Resuelva rápidamente los asuntos que requieran atención inmediata para garantizar la satisfacción del cliente y demostrar capacidad de respuesta.
Organización de la bandeja de entrada
Aproveche las funciones de su herramienta de correo electrónico para clasificar, ordenar, priorizar, agrupar y filtrar correos electrónicos. Cree carpetas principales que se ajusten a las áreas clave de su empresa, como Contabilidad o Recursos Humanos, y mantenga subcarpetas para categorías específicas.
Optimice su línea de asunto
Elabore líneas de asunto fáciles de buscar para sus mensajes de correo electrónico a fin de garantizar una categorización y un archivado sencillos. Una línea de asunto bien optimizada permite identificar rápidamente el contenido del correo electrónico, lo que ahorra tiempo en posteriores búsquedas.
Minimizar las distracciones
Después de revisar y responder los correos electrónicos, silencia las alertas y notificaciones que te distraigan. Esto ayuda a mantener la concentración en otras actividades empresariales esenciales sin interrupciones.
Comunicación concisa
La eficiencia es clave en la gestión del correo electrónico. Asegúrese de que su respuestas son claros y breves, y abordan directamente el tema en cuestión. Esto no sólo le ahorra tiempo a usted y a los destinatarios, sino que favorece una comunicación eficaz.
Adoptar las "4 D
- Visite: Actúe inmediatamente sobre los correos electrónicos que pueden resolverse en minutos para evitar la frustración del cliente.
- Borrar: Elimina al instante los correos identificados como spam para despejar tu bandeja de entrada.
- Aplazar: Coloca las respuestas inciertas en una carpeta designada con un recordatorio para volver a consultarlas.
- Delegado: Asigne correos electrónicos a los miembros del equipo que puedan gestionarlos eficazmente.
Conclusión
Un excelente software de gestión del correo electrónico ofrece respuestas rápidas y personalizadas que no sólo aportan carácter a su empresa, sino que también capacitan a su equipo para abordar eficazmente las preocupaciones de los clientes. Esto aumenta la satisfacción general y aumenta la satisfacción del cliente puntuaciones. Aunque dominar el correo electrónico puede ser todo un reto, integrar estas herramientas en sus operaciones diarias puede mejorar significativamente la gestión del tiempo.
Obtenga más información sobre Trengo y compruebe si es una buena opción para el servicio de atención al cliente de su empresa, reserve una demostración gratuita.
