Ist E-Mail-Überlastung für Sie ein ständiges Problem? Keine Sorge, Sie sind nicht allein, denn in der heutigen schnelllebigen Arbeitswelt ist der Umgang mit E-Mails eine Herausforderung, der sich viele von uns stellen. Wussten Sie, dass weltweit jeden Tag Milliarden von E-Mails verschickt werden und dass ein durchschnittlicher Arbeitnehmer täglich einige hundert E-Mails erhält?
Es ist nicht nur unproduktiv, wertvolle Zeit damit zu verbringen, solche nicht prioritären E-Mails zu sichten, sondern erschöpft auch Ihr Team. Dies kann ihre Fähigkeit behindern außergewöhnlichen Kundenservice bieten und stehen dem Unternehmenswachstum im Weg. Mit den richtigen Tools und effektiven Methoden zur Verwaltung Ihres E-Mail-Posteingangs können Sie wertvolle Zeit zurückgewinnen, um sich auf die Kundenzufriedenheit zu konzentrieren und neue Wege zur Geschäftsexpansion zu finden. Das Hauptziel besteht darin, die Effizienz zu steigern, damit Sie sich auf die Aufgaben konzentrieren können, die zu Ihrem Geschäftserfolg beitragen.
In diesem Artikel werden wir über die beste E-Mail-Verwaltungssoftware für den Kundendienst sprechen, damit Sie eine Option auswählen können, die zu Ihrem Unternehmen passt. Doch bevor wir dazu kommen, werfen wir einen kurzen Blick darauf, worum es beim E-Mail-Management überhaupt geht.
Was ist E-Mail-Management und wie steigert es die Produktivität?
E-Mail-Management ist ein strategischer Ansatz, der darauf abzielt, die E-Mail-Praktiken zu optimieren und gleichzeitig die hinderlichen Auswirkungen der E-Mail-Bearbeitung auf das Produktivitätsniveau Ihres Teams zu reduzieren. Dazu gehört das Sortieren, Filtern und Priorisieren von E-Mails. Auf diese Weise können Ihre Teammitglieder mehr Zeit und Aufmerksamkeit auf wichtige Geschäftsaufgaben verwenden, die den Gewinn steigern können.
Ein E-Mail-Verwaltungstool für den Kundendienst bietet eine Reihe von Techniken, die den E-Mail-Verkehr rationalisieren und sicherstellen, dass Ihre Nachrichten effizient und effektiv bearbeitet werden.
Diese Software geht über die reine E-Mail-Organisation hinaus und setzt fortschrittliche Techniken ein, um das gesamte E-Mail-Erlebnis zu optimieren. So geht's:
- Durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben, die Verringerung des manuellen Aufwands und die Zeitersparnis.
- E-Mails werden nach vordefinierten Kriterien kategorisiert und priorisiert, um sicherzustellen, dass die kritischsten Probleme umgehend bearbeitet werden.
- Viele E-Mail-Verwaltungstools Integration mit anderen Geschäftssystemenund bietet einen zentralen Knotenpunkt für die Kommunikation.
- Liefern Sie wertvolle Analysen, mit denen Sie die E-Mail-Antwortzeiten und die Effektivität Ihres Teams messen und verbessern können.
Lassen Sie uns nun in die 6 besten verfügbaren E-Mail-Verwaltungssoftware-Optionen eintauchen, um Ihnen bei der Auswahl des idealen Kundendienst-Tools für Ihr Support-Team zu helfen.
6 beste E-Mail-Management-Software für den Kundenservice im Jahr 2023
Manche Menschen übersehen einen vollen Posteingang, während andere den Status "Posteingang Null" anstreben, ein Begriff von Merlin Mann, der bedeutet, dass am Ende des Tages keine E-Mails mehr eingehen. Das Gleichgewicht zwischen schneller E-Mail-Bearbeitung und wichtigen geschäftlichen Aufgaben muss wohl überlegt sein.
Um dies zu erreichen, ist der Einsatz von E-Mail-Management-Tools ein wichtiger Schritt. Hier sind einige der besten E-Mail-Management-Software-Optionen für Ihren Kundenservice.
Trengo - Unsere erste Wahl für E-Mail-Management im Kundenservice
Trengo bietet ein umfassendes Omnikanal-Kundendienst Plattform, die die E-Mail-Verwaltung rationalisiert und die Zusammenarbeit zwischen Support-Teams verbessert. Sie zentralisiert die gesamte Kommunikation in einem Dashboard und macht das Wechseln zwischen Registerkarten überflüssig.
Verbessern Sie Ihr Kundenbeziehungsmanagement mühelos mit Trengo
Trengo macht den Kundensupport einfach. Es ist ein einfaches Tool, mit dem Supportmitarbeiter Kundenbeziehungen reibungslos verwalten können. Lassen Sie uns in die Funktionen von Trengo eintauchen, die uns dazu bewogen haben, dieses Tool zu unserer #1-Wahl zu machen.
Organisierter Posteingang für personalisierte Aufmerksamkeit
Trengo erfindet den E-Mail-Posteingang neu und macht ihn zu einem organisierten Traum. Neue E-Mails werden im zentralen Posteingang Ihres Teams gesammelt, und Ihre Mitarbeiter können sich dann die EmailsDadurch wird die E-Mail aus dem zentralen Posteingang entfernt und in die "Meine Warteschlange" des jeweiligen Mitarbeiters gestellt. Dieser intuitive Arbeitsablauf stellt sicher, dass sich die Agenten auf priorisierte Konversationen konzentrieren können, anstatt sich durch einen überfüllten Posteingang zu wühlen.
Optimierte Zusammenarbeit
Innerhalb jedes E-Mail-Tickets sorgen kollaborative Funktionen dafür, dass die Agenten perfekt synchronisiert sind. Der Zugriff auf Kundeninformationen und frühere Kommunikationen erfolgt innerhalb des Tickets, sodass ein Wechsel zwischen verschiedenen Plattformen nicht mehr erforderlich ist. Die Agenten können auch intern über Notizen kommunizieren, um sicherzustellen, dass alle auf der gleichen Seite stehen.
Schnellere Antworten mit Vorlagen und Wissensdatenbank
Trengo beschleunigt die Antwortzeiten durch die Speicherung von E-Mail-Vorlagen und Artikeln aus der Wissensdatenbank. Agenten können Vorlagen nutzen, um Antworten zu rationalisieren und sie mit benutzerdefinierten Feldern zu personalisieren. Wissensbasierte Artikel ermöglichen es den Agenten, detaillierte Informationen zur Fehlerbehebung bereitzustellen, wodurch sich Folgefragen reduzieren.
Ultimative Automatisierung für mehr Effizienz
Trengo's Automatisierung Regeln und Auslöser sind ein wahrer Segen für die Effizienz. Sie können Erinnerungen für nicht beantwortete E-Mails einrichten oder bestimmte E-Mail-Typen automatisch bestimmten Mitarbeitern zuweisen. Diese Automatisierung sorgt dafür, dass die Mitarbeiter verantwortlich sind und sich auf das Wesentliche konzentrieren können.
Großartige Dateneinblicke
Die Plattform bietet umfassende Reporting-Tools zur Überwachung der Agentenleistung und der Kundenbedürfnisse. Informieren Sie sich über Metriken wie Reaktionszeiten, Lösungszeiten und mehr, um über die Leistung Ihres Teams auf dem Laufenden zu bleiben. Anpassbare Berichte und Filter stellen sicher, dass Sie genau die Daten erhalten, die Sie benötigen.
Multi-Device-Zugänglichkeit
Trengo bietet mobile Apps für iOS und Android, damit Ihr Team Kunden von überall aus unterstützen kann. Die mobile App spiegelt die Desktop-Erfahrung wider und ermöglicht nahtlosen Support für unterwegs.
Maßgeschneidert für Ihre Bedürfnisse
Die Software legt Wert auf Einfachheit, weiß aber auch um die Möglichkeiten der individuellen Anpassung. Integrationen und offene APIs ermöglichen Ihnen die Synchronisierung mit verschiedenen Tools und die Schaffung eines Multi-Channel-Support-Hubs. Wählen Sie zwischen Cloud-basierten und selbst gehosteten Lösungen, um Ihren Anforderungen gerecht zu werden.
Transparente Preisgestaltung
Die Plattform setzt auf eine transparente, faire Preisgestaltung. Trengo rechnet nach der Anzahl der Plätze ab und bietet allen Kunden unabhängig von der Teamgröße den gleichen Funktionsumfang.
Die E-Mail-Verwaltungssoftware für den Kundendienst von Trengo definiert das Kundenbeziehungsmanagement neu und macht es mühelos und großartig. Sie ist der Katalysator für die Bereitstellung eines unvergleichlichen Kundensupports und den Aufbau dauerhafter Beziehungen.
Sind Sie bereit, Ihren Kundenservice zu revolutionieren? Erhalten Sie eine kostenlose Demo von Trengo und überzeugen Sie sich selbst vom Unterschied!
Profis
- Hervorragender Multikanal-Support.
- Schnelle Aktualisierungen von Funktionen.
- Leistungsstarke Analytik und Automatisierung.
- Für jede Unternehmensgröße geeignet
Nachteile
- Lernkurve für neue Benutzer.
Preisgestaltung
Ab $10 pro Nutzer und Monat.
Andere E-Mail-Management-Software für den Kundenservice, die wir geprüft haben
Beim Testen der zahlreichen Helpdesk-Tools, die auf dem Markt erhältlich sind, stechen zwei Punkte hervor:
Erstens bieten viele Helpdesk-Tools eine Fülle von Funktionen oder sind für mehrere Kommunikationskanäle geeignet. Wenn Sie auf der Suche nach Dingen sind wie Chatbots oder die Integration von Nachrichten von verschiedenen Plattformen, dann ist das großartig. Wenn nicht, können diese zusätzlichen Funktionen jedoch den Zeitaufwand für die Schulung der Mitarbeiter erhöhen und die monatlichen Kosten in die Höhe treiben.
Zweitens gibt es nur selten SaaS-Helpdesk-Plattformen, die sowohl Online- als auch Vor-Ort-Lösungen anbieten. Für diejenigen, die speziell nach einer Vor-Ort-Option suchen, ist die Auswahl begrenzt, und einige können sogar veraltet sein.
Als Nächstes wollen wir uns einige der besten E-Mail-Verwaltungssoftware für den Kundendienst ansehen, die es gibt.
Zendesk
Zendesk ist eine weit verbreitete Kundendienstplattform mit erstaunlichen E-Mail-Managementfunktionen. Sie bietet Ticketing-, Wissensdatenbank- und Automatisierungsfunktionen, die die Bearbeitung von Kundeninteraktionen und die Zusammenarbeit im Team zu einem Kinderspiel machen.
Dieses System ermöglicht es Unternehmen, eingehende E-Mails effizient zu organisieren und zu priorisieren, um sicherzustellen, dass keine Kundenanfrage unbeachtet bleibt. Es vereinfacht den Prozess der Zuweisung von E-Mails an bestimmte Agenten, die Verfolgung ihres Status und die Erleichterung zeitnaher Antworten.
Außerdem bietet Zendesk eine umfassende Wissensbasis Funktion, die es Unternehmen ermöglicht, wertvolle Ressourcen und FAQs zu erstellen, zu verwalten und zu teilen. Dies reduziert nicht nur die Anzahl der sich wiederholenden Anfragen, sondern ermöglicht es den Kunden auch, selbständig Antworten zu finden, was ihre Erfahrungen verbessert.
Ein weiteres Markenzeichen von Zendesk ist die Automatisierung, die es Marken ermöglicht, Routineaufgaben, Antworten und Workflows zu automatisieren, sodass sich die Mitarbeiter auf komplexere und personalisierte Interaktionen konzentrieren können. Diese Automatisierung erstreckt sich auch auf die Weiterleitung von E-Mails, um sicherzustellen, dass E-Mails schnell an das richtige Team oder den richtigen Agenten weitergeleitet werden.
Die Software verfügt außerdem über mehrere integrierte Integrationen, wie Salesforce und Google Analytics, und ist in hohem Maße anpassbar.
Profis
- Benutzerfreundliche Schnittstelle.
- Umfassende Integrationen.
- Gute Berichte und Analysen.
Nachteile
- Die Preise können für erweiterte Funktionen recht hoch sein.
- Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten.
Preisgestaltung
Ab $19 pro Nutzer und Monat.
Freshdesk
Freshdesk, ein weiterer benutzerfreundlicher Name im Bereich der Kundendienstsoftware, bietet umfassende E-Mail-Verwaltungsfunktionen wie Ticketing, Selbstbedienungsoptionen und Automatisierung, um die Abläufe zu optimieren. Die Cloud-basierte Natur der Software gewährleistet die Zugänglichkeit von überall her, und ihre Omnichannel Support-Plattform erleichtert die Kommunikation über verschiedene Kanäle, darunter E-Mail, Chat, Telefon und soziale Medien.
Unternehmen können die Software an ihre individuellen Anforderungen an den Kundenservice anpassen.
Das KI-integrierte Ticketingsystem von Freshdesk, genannt "Freddy", ist eine revolutionäre Funktion, die neu definiert, wie Unternehmen Kundendienstanfragen per E-Mail verwalten. Freddy nutzt die Kraft der künstlichen Intelligenz, um die banalen und sich wiederholenden Aufgaben zu bewältigen, die Support-Teams oft in Anspruch nehmen, und setzt so wertvolle Zeit für Ihre Mitarbeiter und Kunden frei.
Freddy arbeitet unermüdlich und stellt sicher, dass eingehende E-Mails mit bemerkenswerter Effizienz kategorisiert, nach Prioritäten geordnet und zugewiesen werden. Freddy erkennt häufige Kundenanfragen und kann relevante Antworten oder Aktionen vorschlagen, damit die Mitarbeiter schnell und präzise reagieren können.
Profis
- Intuitive Schnittstelle.
- Robuste Wissensbasis.
- Mehrkanalige Unterstützung.
Nachteile
- Eingeschränkte Berichterstattung in den nachrangigen Plänen.
- Erweiterte Funktionen können teuer sein.
Preisgestaltung
Ab $15 pro Nutzer und Monat.
ZohoDesk
Zoho Desk ist eine weitere fantastische Option für die Verwaltung von Kundenanfragen. Sie ermöglicht es Unternehmen, Kundenanfragen nahtlos über verschiedene Kommunikationskanäle zu bearbeiten. Was Zoho Desk von anderen Kundenservice-Lösungen abhebt, ist seine Flexibilität. Es bietet sowohl Cloud-basierte als auch On-Premise-Ticketing-Software-Optionen, um den unterschiedlichen Geschäftsanforderungen gerecht zu werden.
Eine der herausragenden Funktionen ist die Möglichkeit, Kundenanfragen aus verschiedenen Kanälen, einschließlich E-Mail und Chat, zu kombinieren, soziale Medienund mehr. So wird sichergestellt, dass die Anfragen der Kunden unabhängig davon, wo sie sich melden, effizient erfasst und in einem einheitlichen System verwaltet werden.
Zoho Desk legt auch großen Wert auf die Steigerung der Produktivität der Agenten, da es Support-Teams mit Tools wie KI-gestützter Automatisierung ausstattet, um sich wiederholende Aufgaben zu rationalisieren.
Die Wissensdatenbankfunktion der Software ermöglicht es den Kunden, selbständig Antworten zu finden und so die Menge der eingehenden E-Mails zu reduzieren.
Ihr Team kann von den epischen Berichts- und Analysefunktionen profitieren, die es ihm ermöglichen, die Leistung der Agenten zu verfolgen, Reaktionszeiten zu überwachen und Einblicke in die Kundenzufriedenheit zu gewinnen.
Profis
- Zahlreiche Anpassungen an Ihre Bedürfnisse.
- Funktionen für die Zusammenarbeit von Teams.
- Integration der Wissensdatenbank.
Nachteile
- Die Benutzeroberfläche kann etwas verwirrend sein, wenn Sie ein Einsteiger sind
- Die Berichterstattungsmöglichkeiten können verbessert werden.
Preisgestaltung
Ab $20 pro Nutzer und Monat.
Vorderseite
Front ist eine abgerundete Plattform für Kundenanfragen und Kommunikation, die von über 6.000 hochrangigen Teams genutzt wird. Sie bietet ein umfassendes Funktionspaket, das die E-Mail-Kommunikation rationalisiert, die Zusammenarbeit verbessert und das Workflow-Management optimiert. Es erleichtert die effiziente Erstellung von E-Mail-Vorlagen und ist besonders wertvoll für Unternehmen, die einen konsistenten und professionellen E-Mail-Kommunikationsstil pflegen möchten.
Mit anpassbaren Vorlagen können Teams durch einfaches Verfassen und Versenden von standardisierten Antworten Zeit sparen.
Die Nachrichtenweiterleitung von Front ist ein weiteres Highlight, denn sie ermöglicht die sofortige Weiterleitung von Nachrichten und sorgt dafür, dass eingehende E-Mails automatisch an das richtige Teammitglied oder die richtige Abteilung weitergeleitet werden. Dies verkürzt nicht nur die Antwortzeiten, sondern minimiert auch die Wahrscheinlichkeit, dass E-Mails verloren gehen oder übersehen werden.
Front fördert die nahtlose Zusammenarbeit durch gemeinsam genutzt Nachrichten. Die Teammitglieder können auf die Plattform zugreifen und intern kommunizieren, was eine schnelle Entscheidungsfindung ermöglicht und sicherstellt, dass alle auf derselben Seite stehen. Dieser kollaborative Ansatz steigert die Gesamtproduktivität und die Qualität der Kundeninteraktionen.
Profis
- Leistungsstarke Funktionen für Zusammenarbeit und Teams.
- Integrationen mit beliebten Anwendungen.
- Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis
Nachteile
- Kann für kleinere Teams sehr komplex sein.
- Der Preis steigt mit fortgeschrittenen Funktionen.
Preisgestaltung
Die Front beginnt bei 9$/Benutzer/Monat für 3 Team-Kanäle
Hilfe Pfadfinder
Help Scout ist ein hoch personalisierter E-Mail-Manager, der von großen Namen wie Grubhub, Reddit und Postmark verwendet wird. Ob ein Team von 5 oder 500 Personen, die Funktionen von Help Scout sind so konzipiert, dass sie ein hochgradig personalisiertes und organisiertes E-Mail-Management ermöglichen.
Es stellt sicher, dass E-Mails, Kundenanfragen und Gespräche systematisch organisiert werden, so dass wichtige Korrespondenz nicht durch die Maschen rutscht. Dieses Maß an Organisation ist entscheidend für die Aufrechterhaltung erstklassige Kundenbetreuung.
Die Benutzer haben einfachen Zugang zu umfassenden Kontaktinformationen, Gesprächsdaten und Aktivitätsprotokollen, die einen 360-Grad-Blick auf die Historie eines jeden Kunden und seine Interaktionen mit dem Support-Team ermöglichen. Dieses tiefgreifende Verständnis ermöglicht es den Agenten, personalisiertere und effektivere Antworten zu geben und so das Kundenerlebnis insgesamt zu verbessern.
Darüber hinaus lässt sich Help Scout schnell in eine Vielzahl anderer Anwendungen integrieren, so dass Sie direkt über die Plattform auf Daten aus diesen Tools zugreifen und diese einbinden können. Diese Integrationsfunktion rationalisiert die Arbeitsabläufe weiter und stellt sicher, dass die Agenten alle Informationen, die sie benötigen, sofort zur Hand haben.
Profis
- Hervorragende Arbeitsabläufe
- Fantastisches Tagging-System
- Einfaches Onboarding
Nachteile
- Statistiken und Metriken können sich verbessern
- Einige Integrationsprobleme
Preisgestaltung
Der Standardpreisplan beginnt bei $20/Monat/Nutzer
Kriterien für die Auswahl unserer besten E-Mail-Management-Software
Die Wahl der richtigen E-Mail-Verwaltungssoftware für Kundendienstlösungen kann ein überwältigender Prozess sein. Hier sind einige wichtige Punkte, die wir bei der Bewertung verschiedener E-Mail-Management-Tools berücksichtigt haben:
Benutzerfreundlichkeit
Ist die Lösung einfach zu bedienen? Ist die Benutzeroberfläche intuitiv und leicht zu navigieren? Verfügt die Lösung über ein integriertes Onboarding-Modul, das die Einführungszeit verkürzt?
Skalierbarkeit
Kann die Software es Ihnen ermöglichen, die Verantwortlichkeit für eine große Anzahl von E-Mails zu verfolgen oder zuzuweisen? Können Sie sicherstellen, dass nicht zwei oder mehr Personen auf dieselbe E-Mail antworten? E-Mail? Können Sie reibungslos zusammenarbeiten, ohne dass Sie E-Mails weiterleiten müssen?
Personalisierung
Können Sie eingehende E-Mails mühelos kategorisieren? Ist Ihr Team in der Lage, den E-Mail-Posteingang nach Wunsch zu personalisieren, entweder nach den neuesten oder den ältesten zuerst, nach E-Mails, in die Sie kopiert wurden, oder nach denen, die noch auf Kundenantworten warten?
Integrationen
Können Sie alle Daten, die Sie benötigen, aus anderen Tools wie Ihrem CRM um einen effizienten und schnellen Kundensupport zu bieten? Ermöglicht die Lösung die Integration mit allen Tools, die Sie bereits verwenden?
Preisgestaltung
Bietet die Software eine transparente und flexible Preisgestaltung? Müssen Sie ein Abonnement abschließen oder gibt es die Möglichkeit, nach Bedarf zu zahlen? Gibt es eine kostenlose E-Mail-Verwaltungslösung des Lösungsanbieters?
Nachdem wir uns alle oben genannten wichtigen Bereiche angesehen haben, die wir bei der Auswahl unserer Top-Produkte berücksichtigt haben, ist es nun an der Zeit, sich mit den Funktionen zu beschäftigen, auf die Sie bei Ihrer E-Mail-Management-Software achten sollten.
Merkmale, die eine E-Mail-Management-Software für den Kundendienst aufweisen sollte
Werfen wir einen Blick auf einige der Funktionen, auf die Sie bei einer E-Mail-Management-Software für den Kundendienst achten sollten.
Mehrkanalige Unterstützung
Suchen Sie nach Software, die E-Mails aus verschiedenen Kanälen verarbeiten kann, einschließlich Webformularen und soziale Medien, um alle Kundeninteraktionen zu zentralisieren.
Automatisierung
Entscheiden Sie sich für Automatisierung Merkmale wie z. B. E-Mail-Weiterleitung, Antwortvorlagen und automatische Kennzeichnung, um Arbeitsabläufe zu optimieren und manuelle Aufgaben zu reduzieren.
Ticketing-System
Ein robustes Ticketingsystem organisiert E-Mails in überschaubaren Einheiten und ermöglicht es den Mitarbeitern, Probleme zu verfolgen, zu priorisieren und effektiv zu lösen.
Integration der Wissensdatenbank
Durch die Integration in eine Wissensdatenbank können die Agenten schnell auf relevante Informationen zugreifen, was zu effizienten und präzisen Antworten beiträgt.
Kategorisierung und Kennzeichnung
Effiziente Kategorisierung und Kennzeichnung von E-Mails zur besseren Organisation und zum leichteren Auffinden.
Analytik und Berichterstattung
Umfassende Analytik die Einblicke in die E-Mail-Leistung, die Antwortzeiten und die Kundenzufriedenheit bieten und datengesteuerte Verbesserungen ermöglichen.
Tools für die Zusammenarbeit
Funktionen wie interne Notizen und Tools für die Zusammenarbeit im Team fördern die nahtlose Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und verbessern die Problemlösungsmöglichkeiten.
Personalisierung
Dank der Möglichkeit, E-Mail-Vorlagen, Workflows und Regeln anzupassen, kann die Software auf Ihre individuellen Geschäftsanforderungen zugeschnitten werden.
Benutzerfreundliches Interface
Die einfache Benutzeroberfläche verkürzt die Einarbeitungszeit und sorgt dafür, dass Ihr Support-Team die Software leicht annehmen kann.
Bewährte Praktiken bei der Arbeit mit dem E-Mail-Management-Tool für den Kundendienst
Die effektive Verwaltung Ihres E-Mail-Posteingangs ist in der heutigen Geschäftswelt unabdingbar. Im Folgenden finden Sie einige Richtlinien zur Rationalisierung von Vorgängen mithilfe von E-Mail-Verwaltungssoftware für den Kundendienst:
Terminplanung
Eine effiziente E-Mail-Verwaltung beginnt mit der Zuweisung bestimmter Zeitfenster für die Überprüfung und Beantwortung von E-Mails. Führen Sie eine Routine ein, um eine konzentrierte und ablenkungsfreie Umgebung zu schaffen, die es Ihnen ermöglicht, Kundenanfragen und -probleme umgehend zu bearbeiten.
Dringende Angelegenheiten priorisieren
Beginnen Sie Ihre E-Mail-Management-Sitzung mit dringenden Angelegenheiten. Lösen Sie schnell Probleme, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern, um die Kundenzufriedenheit zu gewährleisten und Reaktionsfähigkeit zu demonstrieren.
Organisation des Posteingangs
Nutzen Sie die Funktionen Ihres E-Mail-Tools zum Kategorisieren, Sortieren, Priorisieren, Gruppieren und Filtern von E-Mails. Erstellen Sie übergeordnete Ordner, die sich an Ihren wichtigsten Geschäftsbereichen wie Buchhaltung oder Personalwesen orientieren, und erstellen Sie Unterordner für bestimmte Kategorien.
Optimieren Sie Ihre Betreffzeile
Entwerfen Sie suchfreundliche Betreffzeilen für Ihre E-Mails, um eine einfache Kategorisierung und Archivierung zu gewährleisten. Eine gut optimierte Betreffzeile ermöglicht eine schnelle Identifizierung des E-Mail-Inhalts und spart Zeit bei späteren Suchen.
Ablenkungen minimieren
Schalten Sie nach dem Prüfen und Beantworten von E-Mails ablenkende E-Mail-Warnungen und -Benachrichtigungen stumm. Dies hilft, sich ohne Unterbrechungen auf andere wichtige Geschäftsaktivitäten zu konzentrieren.
Kommunikation kurz und bündig halten
Effizienz ist das A und O bei der E-Mail-Verwaltung. Stellen Sie sicher, dass Ihr Antworten klar und kurz sind und direkt auf das Thema eingehen. Das spart nicht nur Zeit für Sie und die Empfänger, sondern fördert auch eine effektive Kommunikation
Die "4 D's" annehmen
- Do: Reagieren Sie sofort auf E-Mails, die innerhalb von Minuten gelöst werden können, um Kundenfrust zu vermeiden.
- Löschen: Löschen Sie identifizierte Spam-E-Mails sofort, um Ihren Posteingang zu entlasten.
- Aufschieben: Legen Sie unsichere Antworten in einen dafür vorgesehenen Ordner mit der Erinnerung, sie wieder aufzurufen.
- Delegierte: Weisen Sie E-Mails den Teammitgliedern zu, die sie effizient bearbeiten können.
Schlussfolgerung
Eine ausgezeichnete E-Mail-Verwaltungssoftware bietet schnelle, maßgeschneiderte Antworten, die nicht nur Ihrem Unternehmen Charakter verleihen, sondern auch Ihr Team in die Lage versetzen, Kundenanliegen effektiv zu bearbeiten. Dies erhöht die allgemeine Zufriedenheit und steigert die Kundenzufriedenheit Partituren. Auch wenn die Beherrschung von E-Mail eine Herausforderung sein kann, kann die Integration dieser Tools in Ihre täglichen Abläufe das Zeitmanagement erheblich verbessern.
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