Bandeja de entrada compartida de WhatsApp: la guía definitiva 2023

Con una audiencia como ninguna otra, WhatsApp es la aplicación de mensajería más popular del mundo. Por lo tanto, no es de extrañar que las empresas de todo el mundo la utilicen para comunicarse y usted debería hacer lo mismo. Sin embargo, puede resultar estresante para tu equipo gestionar la bandeja de entrada de WhatsApp a través de la web de WhatsApp o simplemente la bandeja de entrada de WhatsApp. Aplicación WhatsApp Business. Aunque la popularidad de WhatsApp ayudó a muchas empresas a ponerse en contacto con sus clientes introduciendo una forma personal de comunicación, hizo que la conexión fuera más rápida, fluida y eficaz, pero tiene algunas limitaciones.

Estamos hablando de grandes volúmenes de consultas que manejar y asuntos que resolver. Si buscas respuestas a esta situación, estás en el lugar adecuado, porque hoy vamos a profundizar en la bandeja de entrada compartida de WhatsApp.

Así que, ¡vamos a hablar más sobre qué es exactamente una bandeja de entrada compartida de WhatsApp y las mejores prácticas que puedes emplear para aumentar la productividad!

¿Qué es la bandeja de entrada compartida de WhatsApp?

Lo primero es lo primero: hablemos de qué es una bandeja de entrada compartida de WhatsApp para asegurarnos de cubrir todas las bases.

Una bandeja de entrada compartida de WhatsApp actúa como una bandeja de entrada conjunta del equipo que permite al personal de ventas o de comunicación responder a los clientes o usuarios desde una sola interfaz. En pocas palabras, permite a todo el equipo enviar, recibir y hacer un seguimiento de los mensajes en un solo lugar, lo que hace que la gestión de la atención al cliente sea más eficaz y fácil que nunca. Esta solución mágica le permite ver todos los mensajes en un solo espacio y gestionarlos fácilmente mediante asignaciones, etiquetas y colaboración.

Bandeja de entrada de WhatsApp compartida

Imagina el alivio de decir adiós a cambiar entre conversaciones interminables cuando puedes tener un punto centralizado que se encarga de todo. Esto es lo que una bandeja de entrada compartida puede hacer por ti. Es mucho más inteligente que tener a cada uno gestionando sus propias conversaciones de WhatsApp, ya que lo mantiene todo organizado. Además, con una bandeja de entrada compartida, no solo puedes mantener contentos a tus clientes con un servicio rápido, sino que también puedes dejar que tu equipo respire tranquilo.

Con una bandeja de entrada de equipo, los propietarios de empresas y los jefes de equipo pueden ver rápidamente todos los clientes potenciales que podrían estar mostrando interés en la empresa y sus productos/servicios.

¿Cuándo utilizar una bandeja de entrada compartida de WhatsApp?

Al oír todo el bombo y platillo sobre las maravillas de una bandeja de entrada compartida, es natural preguntarse cómo sabrás si necesitas usar una. No se preocupe, porque en esta guía le daremos las respuestas. Si deseas aprovechar el poder de la aplicación de mensajería más popular para impulsar tu negocio, entonces deberías considerar el uso de la bandeja de entrada compartida para WhatsApp.

Evalúe su situación diaria. ¿Recibe un gran volumen de mensajes en su WhatsApp Negocios y los miembros de su equipo de ventas, soporte o marketing se encargan principalmente de ellos? Si la respuesta es afirmativa, ya es hora de que pienses en añadir una bandeja de entrada compartida de WhatsApp, porque puede cambiarte las reglas del juego. A continuación, te planteamos algunas preguntas que deberías hacerte si quieres saber si una bandeja de entrada compartida es la mejor opción para ti.

  • ¿Recibe y gestiona más de 30 mensajes al día?
  • ¿Alguna vez te has perdido algún mensaje?
  • ¿Necesita la colaboración de su equipo para responder a los mensajes y atender a los clientes?
  • ¿Participa también en la respuesta a los mensajes de varios redes sociales ¿plataformas?

Si has respondido afirmativamente al menos a dos preguntas, es hora de añadir una bandeja de entrada compartida para WhatsApp.

Confía en Trengo como tu plataforma de bandeja de entrada compartida de WhatsApp

Para empezar, debes buscar un buen proveedor de buzones de entrada compartidos y nuestro voto es para Trengo. Esta plataforma de conexión con el cliente de última generación puede conectarte en muy poco tiempo y hacer que las cosas funcionen sin problemas.

WhatsApp Bandeja de entrada compartida con Trengo

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¿Cómo funciona la bandeja de entrada compartida de WhatsApp?

Ahora vamos a explicar cómo funciona la bandeja de entrada compartida y cómo se integra con su sistema.

Puede activar una bandeja de entrada de equipo de WhatsApp después de obtener API de WhatsApp Business y Trengo es la mejor opción para ello. Puede ayudarle a configurar en ningún momento así que vamos a hablar de cómo usted puede conseguir su bandeja de entrada compartida en marcha con Trengo.

Cómo configurar una bandeja de entrada compartida de WhatsApp en Trengo

¿Listo para subirte al barco de la bandeja de entrada compartida? A continuación encontrará una guía paso a paso sobre cómo configurar su bandeja de entrada compartida en Trengo.

  • Comienza tu prueba de Trengo. Responde a unas preguntas rápidas para registrarte y empieza a disfrutar de 14 días gratis de Trengo.
Trengo bandeja de entrada compartida
  • Crea tu equipo. Después de configurar tu cuenta, pulsa Ajustes > Organizaciones > Equipos, y toca "Crear un equipo" o pulsa el signo más verde. Puedes configurar tus equipos por departamento, ubicación o a través de un canal de comunicación como WhatsApp.
  • Añadir usuarios. Vaya a Configuración > Organizaciones > Usuarios y elija "Invitar usuario". Invita a los miembros utilizando sus direcciones de correo electrónico, nombres completos y funciones.
añadir usuarios
  • Conecta tu canal de comunicación. Ahora viene la conexión con WhatsApp. Pulsa Ajustes > Canales, selecciona WhatsApp y sigue los pasos indicados por Trengo, ya que el proceso es un poco diferente para cada canal.
  • Es hora de configurar la automatización como mejor te parezca. Trengo ofrece un montón de automatizaciones, así que explórelas y vea qué funciona mejor para su equipo y sus clientes. Puedes configurar mensajes automáticos y campañas o incluso crear flowbots y chatbots para que todo vaya sobre ruedas.
configurar la automatización

Ya está. Con estos sencillos pasos tendrás lista tu bandeja de entrada compartida de WhatsApp en un abrir y cerrar de ojos y comenzarás tu viaje hacia el éxito. Entendemos lo abrumador que puede ser mantener a los clientes contentos por lo que Trengo presta una atención extra y proporciona una amplia facilidad para que todo sea manejable sin necesidad de conocimientos técnicos.

Además, si te preguntas si varios equipos pueden utilizar una bandeja de entrada de WhatsApp compartida para responder a los clientes, entonces sí, ¡absolutamente! Puedes tener a tantos miembros del equipo o personal de soporte en la bandeja de entrada y hacer que mantengan una conversación con los compradores en WhatsApp simultáneamente.

Ventajas de las ofertas gratuitas de WhatsApp Shared Inbox

Yendo a lo bueno, hablemos de algunas ventajas que te aporta una bandeja de entrada compartida de WhatsApp.

Resoluciones instantáneas

Cuando todas las bandejas de entrada de mensajes aparecen en una pantalla, todos los miembros del equipo pueden ver las consultas de los clientes y responder a ellas sin cambiar de pestaña. Esto también ayuda a los jefes de equipo y a los supervisores a estar al tanto de las conversaciones importantes y a mediar si es necesario para resolver los problemas más rápidamente. Toda esta eficiencia funciona de maravilla para resolver los asuntos rápidamente en lugar de retrasarlos e irritar a los consumidores.

Seguridad reforzada

Olvídate de compartir credenciales y de preocuparte por la seguridad. Con la bandeja de entrada de WhatsApp, puedes crear una cuenta en la que todo tu equipo pueda iniciar sesión y acceder a los mensajes, dando a todos libertad con amplia seguridad.

Seguridad reforzada

Facilidad de automatización

Con la evolución de la tecnología, la automatización se ha puesto de moda y puede tener grandes aplicaciones en el chat. La bandeja de entrada compartida de WhatsApp permite establecer mensajes de felicitación, mensajes de despedida, mensajes masivosrespuestas instantáneas, etc. Además, la API para empresas viene con algunas funciones avanzadas que pueden permitir a su equipo automatizar todo el flujo de mensajes y agilizar todo el proceso de ventas eliminando gran parte de la intervención manual.

Respuesta rápida

Ninguna consulta de los clientes pasa desapercibida. Como todos los mensajes aparecen en una pantalla, cada miembro puede entender el problema del cliente y, si uno lo pasa por alto, otro puede verlo e intentar responder rápidamente.

Determinar las prioridades de los mensajes

Lo mejor de una bandeja de entrada compartida es que los miembros pueden asignar prioridades en función de la gravedad de la situación. Con los niveles de urgencia, puedes atender primero los mensajes de alta prioridad y después el equipo de asistencia puede ocuparse de otros mensajes.

Mejora de la experiencia del cliente

Tu bandeja de entrada compartida de WhatsApp ayuda al equipo de ventas, soporte y marketing a estar al tanto de las preocupaciones de los clientes. Pueden interactuar rápidamente y resolver situaciones sin problemas, lo que puede dar lugar a clientes satisfechos. Mejore su experiencia de los clientes es el objetivo empresarial último, y una bandeja de entrada compartida puede contribuir mucho a conseguirlo.

Mejora de la experiencia del cliente

¿Cómo gestionar la bandeja de entrada compartida de WhatsApp?

El proceso es sencillo. Una vez configurado, todo es coser y cantar. Los miembros de tu equipo pueden iniciar sesión en el panel a través de la web de WhatsApp o incluso de la aplicación móvil para poner las cosas en marcha. Pueden:

  • Asignarse tickets y responder a solicitudes de chat en WhatsApp.
  • Los propietarios de las empresas también pueden ver todas las conversaciones con los clientes, supervisar todas las acciones del equipo de asistencia e incluso intervenir si lo consideran oportuno.

Una bandeja de entrada de WhatsApp compartida le permite centrarse en las cosas que más importan sin tener que preocuparse por las consultas perdidas de los clientes o la falta de rendimiento del servicio de asistencia. Puedes centrar tu atención en ampliar tu negocio y llegar a un público más amplio. Olvídate de preocuparte por tareas insignificantes porque herramientas como las bandejas de entrada compartidas te impulsan hacia el éxito.

Si quieres colaborar con WhatsApp en varios dispositivos en cuestión de minutos, elige Trengo y empezar hoy mismo.

Bandeja de entrada compartida de WhatsApp Business: buenas prácticas

Al integrar la bandeja de entrada compartida de WhatsApp en su comunicación Para garantizar que el proceso se desarrolle sin problemas, puede establecer algunos procedimientos operativos normalizados. Esto puede ayudar a mantener el proceso eficiente y eficaz.

La responsabilidad es la clave

Todos los miembros que incorpore a la bandeja de entrada compartida de WhatsApp deben recibir la formación adecuada para ver los mensajes de los clientes y responder de forma apropiada y profesional, sea cual sea la situación. Si un miembro no entiende cómo resolver una consulta, se le debe indicar que se ponga inmediatamente en contacto con el supervisor o con un miembro superior para asegurarse de que el problema se resuelve correctamente.

Esto es importante porque si quiere mantener una cultura organizativa y una política transparente, anime a los miembros a aprender unos de otros. Los miembros de su equipo también deben estar capacitados para coordinarse con colegas de otros departamentos para entender las consultas de los clientes de forma eficiente.

Plantillas y material de formación

Puede ser una experiencia desalentadora para los nuevos empleados entender el funcionamiento de su bandeja de entrada compartida en WhatsApp. Por lo tanto, te corresponde a ti crear material de ayuda para guiarles. Aparte de eso, puedes registrar los procesos finalizados al abordar una situación difícil y las respuestas que elegiste para ayudar a tu equipo a prepararse para cualquier situación imprevista.

Los estilos de comunicación pueden variar, pero una marca necesita coherencia. Debe asegurarse de que sus respuestas a los clientes tengan un estilo coherente y suenen profesionales.

Métricas de seguimiento

Comprender algunas métricas clave puede contribuir en gran medida a crear un funcionamiento fluido. ¿Cuántos mensajes recibe al día? ¿Cuáles son las preocupaciones más comunes de los clientes? Llevar un registro de estas preguntas le permitirá incorporar valiosos conocimientos a sus decisiones empresariales. Cada miembro puede anotar algunas observaciones cada día y utilizar esta información para comprender diversas cosas sobre sus productos/servicios y clientes.

Métricas de seguimiento

Considere la seguridad

La gestión de la información de los clientes exige una seguridad estricta. Por lo tanto, crea contraseñas seguras para proteger los datos de los clientes y la información confidencial de tu empresa cuando trabajes con una bandeja de entrada de WhatsApp compartida. Debes asegurarte de que todos los miembros del equipo cumplen los protocolos de seguridad, como no utilizar nunca la bandeja de entrada compartida para mensajes personales, no compartir contraseñas y no iniciar sesión con redes no seguras.

Sin mensajes perdidos

Siempre que su equipo vea los mensajes de los clientes, tenga en cuenta que sus compradores han dedicado tiempo de sus vidas a ponerse en contacto con usted. Así que, cuando respondas, demuestra profesionalidad y haz que el cliente sienta que te importa y que puede confiar en ti. Su objetivo debe ser no perder ningún mensaje aunque reciba cientos de consultas.

Concluir positivamente

Es esencial formar a su equipo para que concluya las conversaciones con los clientes con una nota alegre y positiva, añadiendo algo de valor. Esto le dará la oportunidad de fomentar relaciones duraderas y tener una buena reputación. A todo el mundo le gusta ser escuchado y respetado, así que asegúrese de prestar los servicios adecuados con la mejor actitud. Trate a sus clientes con respeto y présteles la atención que se merecen para que se sientan especiales.

Concluir positivamente

Conclusión

La bandeja de entrada compartida de WhatsApp es una herramienta dinámica que puede cambie la comunicación de su empresa y el equipo. Puede ser una herramienta imprescindible para cualquier empresa que busque ser eficiente y tener capacidad de respuesta en esta era digital tan acelerada. Esperamos que nuestra guía te haya proporcionado una buena visión de los distintos aspectos del uso de una bandeja de entrada compartida de WhatsApp. Para ponerte manos a la obra, elige Trengo y consigue hoy mismo tu bandeja de entrada compartida de WhatsApp.

Nasser

Nasser es un colaborador clave del blog de Omnije, donde elabora contenidos que son a la vez informativos y agradables de leer. Especializado en tecnología de IA y desarrollo de chatbots, la misión de Nasser es ofrecer ideas accesibles y de alta calidad.

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