La mise en place d'une boîte aux lettres partagée est l'une des méthodes permettant d'accélérer le processus et d'assurer le bon déroulement des opérations. Cependant, il ne suffit pas d'avoir une boîte de réception partagée pour maximiser l'efficacité. Vous pouvez organiser le temps de votre personnel, faire en sorte que les employés soient sur la même longueur d'onde et fournir une excellente assistance à la clientèle de manière plus efficace en suivant ces meilleures pratiques en matière de boîte de réception partagée.
Qu'est-ce qu'une boîte de réception partagée pour le marketing ?
Une boîte de réception partagée pour le marketing est un compte ou un système de messagerie électronique collaboratif qui permet à plusieurs membres d'une équipe ou à plusieurs départements d'une organisation de marketing d'accéder aux courriels entrants et sortants et de les gérer à partir d'une seule adresse électronique. Cette boîte de réception partagée sert de plaque tournante centralisée pour le traitement de diverses communications, demandes et tâches liées au marketing.
Pourquoi utiliser les meilleures pratiques de la boîte de réception partagée
Voyons rapidement comment les meilleures pratiques en matière de boîtes de réception partagées peuvent vous être bénéfiques.
- Améliorer l'efficacité et la collaboration au sein de l'équipe.
- Améliorer le temps de réponse aux demandes des clients.
- Maintenir une communication cohérente et de qualité.
- Rationaliser la hiérarchisation et la délégation des tâches.
- Assurer la transparence et la responsabilité au sein de l'équipe.
- Optimiser le flux de travail et la productivité.
Meilleures pratiques à mettre en œuvre pour une boîte de réception partagée efficace
Il existe plusieurs méthodes pour faire fonctionner les boîtes aux lettres partagées, allant de la responsabilité à l'emploi l'automatisation. Voici nos meilleures pratiques en matière de boîtes aux lettres partagées :
Créer des flux de travail distincts pour les boîtes aux lettres
L'application d'un flux de travail clair est la première étape d'une boîte aux lettres partagée productive et bien identifiée. Il s'agit de décrire avec soin ce qu'il advient d'un courriel qui arrive dans l'une de vos boîtes aux lettres partagées. Cela ne doit pas être compliqué, mais il est nécessaire de documenter le flux des courriels dans votre boîte aux lettres partagée.
Faire confiance à Trengo
Nous vous recommandons Trengo, le meilleur outil pour vous aider à mettre en œuvre vos pratiques en matière de boîte de réception partagée. Il utilise des groupes Google qui reçoivent des messages de différents services. Ils ont conçu leur flux de travail de manière à ce que les courriels envoyés à tous les groupes soient acheminés vers une seule boîte de réception Gmail, à l'instar des alias. Les courriels sont ensuite distribués dans les espaces de travail partagés de Drag en combinant l'automatisation et le triage manuel. Bien qu'essentiel, ce processus permet de s'assurer que tous les membres de l'équipe sont sur la même longueur d'onde en ce qui concerne le sort des courriels reçus par l'entreprise en question.
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Maintenir un système de courrier électronique visuellement organisé
Toute boîte aux lettres électronique est beaucoup plus performante si elle est visuellement attrayante et facile à lire. Comme la plupart des entreprises dépendent des communications par courrier électronique pour fonctionner, il doit y avoir un chemin clair à suivre. Prenons l'exemple de l'organisation du courrier électronique. Il existe plusieurs approches ; par exemple, l'utilisation de Gmail en est une.
La plupart des programmes de messagerie électronique proposent des fonctions utiles telles que des étiquettes, des dossiers et des onglets. Vous pouvez les utiliser pour organiser les courriels, par exemple, par département, par sujet ou par urgence. Cependant, le kanban pour les courriels est une approche plus explorée que celle que nous proposons.
Kanban est une stratégie largement utilisée par les entreprises de divers secteurs pour aider les travailleurs à visualiser l'état d'avancement des travaux, et ce pour une raison bien précise : il s'agit d'une stratégie qui permet d'améliorer la qualité de la vie. stimule la productivité. C'est pourquoi Trengo propose la même vue Kanban pour les boîtes aux lettres partagées.
Faire de la boîte de réception zéro une priorité
La confiance entre une entreprise et sa clientèle est délicate et difficile à restaurer. La déception d'un client peut entraîner un retard, ce qui augmente la probabilité d'une erreur. Il est essentiel d'atteindre quotidiennement le niveau "boîte de réception zéro" pour obtenir des réponses et des résolutions rapides. Malgré les difficultés, le travail est payant sous la forme d'une boîte aux lettres partagée.
Responsabiliser la file d'attente
Créez des règles de boîte aux lettres partagée pour améliorer la clarté du flux de travail et la responsabilité dans la boîte aux lettres partagée d'une équipe. Pour attribuer les courriels aux membres d'une équipe, utilisez des fuseaux horaires ou des dossiers. Veillez à ce que chaque client reçoive l'assistance requise et donnez des instructions appropriées aux nouveaux membres du personnel. Coordonnez bien et veillez à ce que les nouveaux processus, quelle que soit l'expérience dans les contextes d'assistance, nécessitent une nouvelle formation.
Des réponses plus rapides et plus cohérentes
Soyons réalistes : tous les membres de l'équipe ne sont pas de bons rédacteurs. De plus, avec une boîte aux lettres partagée, vous ne pouvez pas payer les membres de l'équipe pour qu'ils passent des heures à rédiger une réponse parfaite à chaque courrier d'un client.
Dans ce cas, les réponses standard (également connues sous le nom de modèles d'e-mail) sont très utiles. Elles permettent aux membres de l'équipe de répondre rapidement aux demandes les plus fréquentes grâce à des réponses pré-écrites. réponses qui peut être facilement personnalisé pour chaque client.
Ces modèles permettent non seulement de réduire les délais de réponse, mais aussi de s'assurer que tous les membres de l'équipe répondent de la même manière à des demandes comparables. Cela est nécessaire pour maintenir une voix de marque cohérente et offrir une excellente expérience au consommateur.
Conclusion
Une boîte aux lettres partagée aide les équipes à développer un flux de travail bien organisé, réduisant ainsi le temps passé à rechercher des informations et à résoudre des problèmes. Par conséquent, l'utilisation des meilleures pratiques en matière de boîte aux lettres partagée peut grandement aider votre équipe à accroître sa productivité et à mieux s'organiser.
