Establecer un buzón de correo compartido es un método para acelerar el proceso y mantener las cosas funcionando sin problemas. Sin embargo, tener un buzón de entrada compartido no es suficiente para maximizar la eficiencia. Puedes organizar el tiempo de tu personal, mantener a los empleados en la misma página y ofrecer una excelente atención al cliente de forma más eficaz siguiendo estas prácticas recomendadas de buzón de entrada compartido.
¿Qué es una bandeja de entrada compartida para marketing?
Una bandeja de entrada compartida para marketing es una cuenta o sistema de correo electrónico colaborativo que permite a varios miembros del equipo o departamentos de una organización de marketing acceder y gestionar los correos electrónicos entrantes y salientes desde una dirección de correo electrónico. Esta bandeja de entrada compartida sirve como un eje centralizado para gestionar diversas comunicaciones, consultas y tareas relacionadas con el marketing.
Por qué utilizar el buzón de correo electrónico compartido Buenas prácticas
Echemos un vistazo rápido a cómo puede beneficiarle el uso de las mejores prácticas de bandeja de entrada de correo electrónico compartido.
- Mejore la eficacia y la colaboración en equipo.
- Mejorar el tiempo de respuesta a las consultas de los clientes.
- Mantener una comunicación coherente y de calidad.
- Racionalice la priorización y delegación de tareas.
- Garantizar la transparencia y la responsabilidad dentro del equipo.
- Optimice el flujo de trabajo general y la productividad.
Buenas prácticas para la bandeja de entrada compartida
Existen varios métodos para hacer que los buzones compartidos funcionen para usted, que van desde la responsabilidad hasta el trabajo automatización. Estas son nuestras mejores prácticas para los buzones compartidos:
Crear flujos de trabajo de buzones separados
Aplicar un flujo de trabajo claro es el primer paso para un buzón compartido productivo y bien etiquetado. Esto significa describir cuidadosamente lo que ocurre con un correo electrónico que llega a uno de sus buzones compartidos. No tiene por qué ser complicado, sin embargo, es necesario documentar el flujo de correos electrónicos en su buzón compartido.
Confía en Trengo
La mejor herramienta para ayudarte con tus prácticas de bandeja de entrada compartida es Trengo. En utiliza Grupos de Google que reciben correos de varios departamentos. Diseñaron su flujo de trabajo de forma que los correos electrónicos enviados a todos los Grupos se dirigieran a una única bandeja de entrada de Gmail, de forma similar a los alias. La dirección correos electrónicos se distribuyen entre los espacios de trabajo compartidos de Drag mediante una combinación de automatización y triaje manual. Aunque es esencial, este proceso garantiza que todos los miembros del equipo estén de acuerdo sobre lo que ocurre con los correos electrónicos recibidos por la empresa en cuestión.
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Mantener un sistema de correo electrónico visualmente organizado
Cualquier buzón funciona considerablemente mejor si es visualmente atractivo y fácil de leer. Dado que la mayoría de las empresas dependen de las comunicaciones basadas en el correo electrónico para funcionar, debe haber un camino claro a seguir. Pensemos en la organización del correo electrónico. Hay varios enfoques; por ejemplo, utilizar Gmail es una manera.
La mayoría de los programas de correo electrónico ofrecen funciones útiles como etiquetas, carpetas y pestañas. Puede utilizarlas para organizar los correos electrónicos, por ejemplo, por departamento, asunto o urgencia. Sin embargo, el kanban para correos electrónicos es un enfoque más explorado que el que proponemos.
Kanban es una estrategia ampliamente utilizada por empresas de diversos sectores para ayudar a los trabajadores a visualizar el grado de avance de las cosas. aumenta la productividad. Por eso Trengo también proporciona la misma vista Kanban para los buzones compartidos.
Priorizar la bandeja de entrada cero
La confianza entre una empresa y su clientela es delicada y difícil de restablecer. La decepción de un cliente puede provocar un retraso, lo que aumenta la probabilidad de que se produzca un error. Lograr a diario la bandeja de entrada cero es fundamental para obtener respuestas y resoluciones a tiempo. A pesar de las dificultades, el trabajo da sus frutos en forma de buzón compartido.
Responsabilizar a la cola
Cree reglas de buzón compartido para mejorar la claridad del flujo de trabajo y la responsabilidad en el buzón compartido de un equipo. Para asignar correos electrónicos a los miembros del equipo, utilice zonas horarias o carpetas. Asegúrese de que cada cliente recibe la asistencia requerida y proporcione la instrucción adecuada al personal nuevo. Coordine bien y asegúrese de que los nuevos procesos, independientemente de la experiencia en contextos de asistencia, requieren una nueva formación.
Respuestas más rápidas y coherentes
Admitámoslo: no todos los miembros del equipo son buenos redactores. Y, con un buzón compartido, no puedes pagar para que los miembros del equipo pasen horas redactando una respuesta perfecta al correo de cada cliente.
En estas circunstancias, las respuestas enlatadas (también conocidas como plantillas de correo electrónico) resultan muy útiles. Permiten a los miembros del equipo responder rápidamente a las preguntas más frecuentes con respuestas preescritas. respuestas que pueden personalizarse fácilmente para cada cliente.
Estas plantillas no sólo reducen los tiempos de respuesta, sino que también garantizan que todos los miembros del equipo respondan a solicitudes comparables de la misma manera. Esto es necesario para mantener una voz de marca coherente y ofrecer una gran experiencia al consumidor.
Conclusión
Un buzón compartido ayuda a los equipos a desarrollar un flujo de trabajo bien organizado, reduciendo el tiempo dedicado a buscar información y resolver problemas. Por lo tanto, emplear las mejores prácticas de buzón compartido puede ayudar mucho a tu equipo a aumentar la productividad y mantener todo más organizado.
