WhatsApp Business permet aux entreprises de répondre rapidement aux clients, de générer des étiquettes pour identifier facilement leurs articles et de rechercher en permanence des moyens de rendre les achats plus conviviaux.
Nous avons vu à quel point il est simple de développer un chatbot WhatsApp et de l'intégrer à votre site Web. Nous vous avons guidé à travers tous les processus nécessaires pour créer un bot WhatsApp à l'aide de Trengo, puis pour relier votre compte WhatsApp Business à ce chatbot.
Dans cet article pour le blog, nous allons plus loin et vous montrons précisément comment configurer la fonction "Autoreply" de WhatsApp pour que vos clients aient une excellente expérience.
Qu'est-ce qu'une fonction de message WhatsApp automatisé ?
WhatsApp a créé la réponse automatique pour permettre aux petites entreprises de définir des heures d'ouverture spécifiques. Lorsque vous n'êtes pas physiquement accessible pour répondre aux questions des clients, vous pouvez utiliser la réponse automatique pour leur envoyer des messages automatiques. Ce petit outil pratique vous permet d'être à la disposition de vos clients 24 heures sur 24, sept jours sur sept.
La fonctionnalité de réponse automatique n'est pas disponible sur votre compte WhatsApp habituel et nécessite l'activation de la fonction de réponse automatique. WhatsApp pour les entreprises doit être téléchargé pour fonctionner.
Comment automatiser les messages WhatsApp ?
Il existe deux façons d'activer les réponses automatiques sur votre compte WhatsApp. Elles sont les suivantes :
- Utiliser WhatsApp Business
- Utiliser les API commerciales de WhatsApp
Nous allons passer brièvement en revue les deux processus afin que vous sachiez comment envoyer des messages automatisés sur WhatsApp. Commençons par WhatsApp Business.
En utilisant WhatsApp Business, comment activer la réponse automatique ?
La mise en place d'une réponse automatique sur WhatsApp vous permet de rester accessible à vos clients même lorsque votre entreprise n'est pas en ligne. Les clients ne s'intéressent à votre entreprise que lorsque cela leur convient ; par conséquent, le fait d'être ouvert 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, ou presque, leur montre que vous appréciez leur soutien.
Il existe plusieurs méthodes pour personnaliser vos messages de réponse automatique sur WhatsApp, en fonction du moment où les consommateurs reçoivent un message généré par le système ou de la personne qui reçoit les messages de réponse automatique.
Vous avez la possibilité d'envoyer un seul message "absent" à tous vos clients ou de personnaliser le message pour un groupe de clients sélectionnés. Vous pouvez également choisir les heures d'affichage de ce message "Absent", l'idéal étant les heures de fermeture de l'entreprise.
La fonction "Réponse automatique" de WhatsApp Business est divisée en trois parties :
- Message d'absence
- Message d'accueil
- Réponses rapides
Voici comment configurer le texte "Away" sur WhatsApp Business
- Appuyez sur les trois points verticaux dans le coin supérieur droit de l'écran. Sélectionnez ensuite "Paramètres". Sélectionnez ensuite "Paramètres de l'entreprise".
- La zone d'outils de la messagerie s'ouvre, dans laquelle vous pouvez choisir entre les options "Message d'absence", "Message d'accueil" et "Réponses rapides", entre autres.
- Activez l'option "Envoyer un message d'absence" après avoir sélectionné "Message d'absence". Descendez pour voir la possibilité de modifier le message d'absence que vous souhaitez envoyer à vos clients.
- Vous pouvez modifier ce message en fonction de vos besoins. Remplissez les espaces vides avec un message du type : "Merci pour votre lettre. Nous sommes actuellement hors ligne, mais nous vous contacterons dès que possible.
- Après avoir modifié le message, vous devez le programmer en fonction de l'heure à laquelle vos messages seront envoyés à votre public.
Vous avez le choix entre trois programmes
- Toujours envoyer : Si vous prévoyez de vous absenter de votre entreprise pendant une longue période, de plusieurs jours à une semaine par exemple, vous pouvez utiliser cette option pour avertir vos clients que vos réponses seront nettement en retard. Ces messages programmés seront envoyés régulièrement à vos clients jusqu'à ce que vous veniez les désactiver manuellement.
- Option personnalisée à programmer : Lorsque vous savez que vous ne serez pas en mesure de répondre aux demandes des clients pendant une certaine période, vous sélectionnez l'option "Calendrier personnalisé". C'est comme si vous mettiez un avis "absent" sur votre siège lorsque vous partez en pause ou que vous déjeunez. Les messages "absent" restent actifs pendant la période prévue, et vos clients voient une notification indiquant : "Nos professionnels de l'assistance sont absents pour le moment ; cependant, ils reviendront à 14 heures pour répondre à toutes les questions". Lorsque vous sélectionnez cette option, vous devez indiquer les heures de début et de fin.
- En dehors des heures d'ouverture : Ce choix de programmation, comme son nom l'indique, doit être appliqué lorsque le texte d'un client vous parvient après que vous avez terminé votre journée de travail. Ce choix est basé sur les heures que vous avez spécifiées lors de la création de votre profil WhatsApp for Business. Si vous recevez un message au-delà de ces heures, un message d'absence est immédiatement déclenché et transmis au client.
Choisir les destinataires
Une fois que vous avez décidé d'un calendrier pour vos messages "Réponse automatique", vous pouvez choisir les personnes qui les recevront. Il peut s'agir de
Tout le monde : Vous enverrez ainsi un message automatique à toutes les personnes de votre carnet d'adresses qui tentent de vous contacter lorsque vous êtes absent de votre entreprise ou en dehors de vos heures de travail habituelles.
Toute personne ne figurant pas dans votre carnet d'adresses : Les réponses automatiques seront envoyées à tout le monde, et non à votre carnet d'adresses. Ceci est particulièrement important si vous essayez de développer des clients potentiels pour votre entreprise.
Tout le monde sauf : Ce paramètre indique à l'automate d'envoyer des "réponses automatiques" à chacun de vos contacts, à l'exception de ceux que vous avez choisis.
A envoyer uniquement à : Dans ce cas, les réponses automatiques ne sont délivrées qu'aux personnes que vous avez sélectionnées. Cette fonction est très utile lorsque vous appelez de nouveaux consommateurs dont les numéros de téléphone ne figurent pas dans votre carnet d'adresses.
Configurer la réponse automatique à l'aide de l'API de WhatsApp Business
Nous savons désormais comment envoyer un message automatisé sur WhatsApp Business ; cependant, que se passe-t-il lorsque vous avez un chatbot sur WhatsApp qui répond aux questions des clients pour vous 24 heures sur 24, sept jours sur sept ?
Grâce aux API de WhatsApp, vous pouvez communiquer avec l'acheteur et répondre à ses préoccupations afin qu'il achète sur votre site web.
Le chatbot peut répondre à toutes les questions de bas niveau et, si vous êtes accessible, vous pouvez simplement déplacer la discussion vers vous afin que le consommateur ne sache pas s'il parle à un chatbot ou à un humain.
Un chatbot est le summum en matière de messages automatisés sur WhatsApp pour votre entreprise.
Marche à suivre pour configurer la réponse automatique pour le chatbot WhatsApp
Étape 1 : Vous pouvez contacter Trengo
Le chatbot builder de Trengo vous permet de créer un chatbot en quelques minutes. Vous pouvez également nous contacter et nous vous aiderons à mettre en place votre chatbot WhatsApp.
Étape 2 : Acheter votre WhatsApp Business API
Une API WhatsApp Business est nécessaire pour relier votre numéro WhatsApp à votre chatbot. L'API WhatsApp est disponible auprès des partenaires approuvés par WhatsApp. Vous recevrez alors un numéro qui représente votre clé API, que vous pourrez utiliser pour vous connecter à votre compte Trengo. Vous pouvez également utiliser leur démo pour voir comment il peut influer sur l'automatisation de votre WhatsApp.
Étape 3 : Appliquer l'API WhatsApp Business à Trengo
Tout ce que vous devez faire après avoir fourni votre Clé API WhatsApp à l'équipe de Trengo est de vous asseoir et de vous détendre pendant que nous lions votre compte Trengo.
Vous pouvez désormais utiliser toutes les fonctionnalités de Trengo sur WhatsApp. Vous pouvez notamment créer un chatbot sans savoir coder et utiliser des textes enrichis actifs sur WhatsApp, tels que des boutons et des catalogues. Dans le tableau de bord de Trengo, vous pouvez également recueillir des informations sur les clients et consulter toutes les données. Vous pouvez également envoyer des messages standard tels que des mises à jour sur les achats, des alertes marketing, etc.
En outre, vous pouvez utiliser le Live Chat avec vos clients, et tous les collaborateurs peuvent utiliser un numéro unique pour offrir un service 24 heures sur 24.
Dernières paroles
La réponse automatique sur WhatsApp permet aux petites entreprises d'établir des heures d'ouverture distinctes en envoyant des messages automatiques aux clients en dehors des heures d'ouverture. Pour profiter de cette fonctionnalité, téléchargez l'application WhatsApp Business et configurez les réponses automatiques à l'aide des API WhatsApp Business et Business. Les API de WhatsApp aident à résoudre les problèmes des clients et leur permettent d'effectuer des transactions via votre site web. Trengo peut vous aider à mettre en place votre chatbot WhatsApp sans avoir besoin de code.
