Hoe geautomatiseerde WhatsApp-berichten verzenden met Trengo

Met WhatsApp Business kunnen bedrijven snel reageren op klanten, labels genereren om hun artikelen gemakkelijk te identificeren en voortdurend zoeken naar manieren om winkelen gebruiksvriendelijker te maken.

We hebben besproken hoe eenvoudig het is om een WhatsApp-chatbot te ontwikkelen en deze te integreren in je website. We leiden je door alle processen die nodig zijn om een WhatsApp-bot te maken met Trengo en vervolgens je WhatsApp Business-account te koppelen aan deze chatbot.

In dit stuk voor de blog gaan we een stap verder en laten we je precies zien hoe je de functie 'Autoreply' van WhatsApp kunt instellen zodat je consumenten een uitstekende ervaring hebben.

Wat is een functie voor geautomatiseerde WhatsApp-berichten?

WhatsApp heeft Auto Reply gemaakt om kleine bedrijven in staat te stellen specifieke kantooruren in te stellen. Als je niet fysiek bereikbaar bent om vragen van klanten te beantwoorden, kun je Auto Reply gebruiken om automatisch berichten naar ze te sturen. Met dit handige tooltje kun je 24 uur per dag, zeven dagen per week beschikbaar zijn voor je consumenten.

De functie Automatisch antwoorden is niet beschikbaar op je gewone WhatsApp-account en vereist de WhatsApp voor bedrijven-app worden gedownload om te kunnen functioneren.

Hoe kun je WhatsApp-berichten automatiseren?

Er zijn twee manieren om Automatisch antwoorden in te schakelen op je WhatsApp-account. Deze zijn als volgt:

  1. WhatsApp Zakelijk gebruiken
  2. De zakelijke API's van WhatsApp gebruiken

We nemen beide processen kort door zodat je weet hoe je geautomatiseerde berichten verstuurt op WhatsApp. Laten we beginnen met WhatsApp Business.

WhatsApp Zakelijk gebruiken, hoe automatische beantwoording activeren

Door een automatische beantwoording op WhatsApp in te stellen, blijf je bereikbaar voor je klanten, zelfs wanneer je bedrijf offline is. Klanten kunnen alleen contact opnemen met je bedrijf wanneer het hen uitkomt; als je dus 24*7 of bijna 24*7 open bent, laat je hen zien dat je hun steun waardeert.

Er bestaan verschillende methoden om je Auto Reply-berichten op WhatsApp aan te passen op basis van wanneer consumenten een door het systeem gegenereerd bericht ontvangen of wie de 'Auto-antwoord'-berichten ontvangt.

Je hebt de optie om een enkele 'Weg'-boodschap naar al je klanten te sturen of om de boodschap te personaliseren naar een selecte groep klanten. Je kunt ook de uren kiezen waarop dit 'Weg'-bericht wordt weergegeven, waarbij de ideale uren de uren zijn waarop het bedrijf gesloten is.

De functie 'Automatisch beantwoorden' op WhatsApp Business bestaat uit drie delen:

  1. Weg Bericht
  2. Begroeting
  3. Snelle reacties

Zo stel je de tekst "Weg" in op WhatsApp Business.

  • Tik op de drie verticale stippen in de rechterbovenhoek van het scherm. Selecteer hier "Instellingen". Selecteer vervolgens "Bedrijfsinstellingen".
  • Dit opent het gedeelte met de Berichtentools, waar u onder andere kunt kiezen uit de opties "Weg-bericht", "Begroetingsbericht" en "Snelle antwoorden".
  • Schakel de optie "Verstuur bericht" in nadat je "Weg bericht" hebt geselecteerd. Ga naar beneden om de mogelijkheid te zien om het afwezigheidsbericht te wijzigen dat je naar je klanten wilt sturen.
  • Je kunt dit bericht aanpassen aan je eigen wensen. Vul de lege plekken in met iets als "Bedankt voor uw brief. We zijn momenteel offline, maar nemen zo snel mogelijk contact met u op.
  • Nadat je klaar bent met het wijzigen van het bericht, moet je het inplannen op basis van wanneer je berichten naar je publiek worden verzonden.

Je kunt kiezen uit drie schema's

  1. Altijd verzenden: Als je verwacht voor een langere periode afwezig te zijn, bijvoorbeeld enkele dagen tot een week, kun je deze optie gebruiken om klanten te laten weten dat je antwoorden aanzienlijk achter zullen lopen op schema. Deze geplande berichten worden op regelmatige basis naar je klanten gestuurd tot je naar het bedrijf komt en ze handmatig uitschakelt.
  2. Aangepaste optie om in te plannen: Als je weet dat je gedurende een bepaalde periode geen vragen van klanten kunt beantwoorden, selecteer je de optie 'Aangepaste planning'. Dit is hetzelfde als wanneer je een afwezigheidsbericht op je stoel zet wanneer je pauze neemt of gaat lunchen. De "weg"-berichten blijven actief tijdens de geplande periode en je klanten zien een melding met de tekst: "Onze supportmedewerkers zijn op dit moment afwezig; ze komen echter om 14.00 uur terug om eventuele vragen te beantwoorden." Als je deze optie selecteert, moet je de begin- en eindtijd opgeven.
  3. Buiten reguliere kantooruren: Zoals de naam al aangeeft, wordt deze planningskeuze toegepast wanneer een sms van een klant bij je binnenkomt nadat je klaar bent met werken voor de dag. Dit is gebaseerd op de tijden die je hebt opgegeven bij het maken van je WhatsApp voor Bedrijven-profiel. Als je een bericht krijgt buiten deze uren, wordt er onmiddellijk een afwezigheidsbericht geactiveerd en afgeleverd bij de klant.

Kies de ontvangers

Zodra je een tijdschema hebt bepaald voor je 'Auto Reply'-berichten, kun je de mensen kiezen die ze zullen ontvangen. Dit kunnen zijn:

Iedereen: Dit stuurt een automatisch bericht naar elke persoon in je adresboek die contact met je probeert op te nemen terwijl je afwezig bent van je bedrijf of na je normale werktijden.

Iedereen die niet in je adresboek staat: De automatische antwoorden worden naar iedereen gestuurd, niet in je adresboek. Dit is vooral belangrijk als je probeert potentiële klanten voor je bedrijf te ontwikkelen.

Iedereen behalve: Deze instelling zorgt ervoor dat de automatisering 'Automatisch antwoorden' verstuurt naar al je contactpersonen, behalve de contactpersonen die je zelf kiest.

Alleen verzenden naar: In deze situatie worden automatische antwoorden alleen geleverd aan de personen die je hebt geselecteerd. Deze mogelijkheid is handig wanneer je nieuwe klanten belt van wie het telefoonnummer niet in je adresboek staat.

Automatisch antwoorden instellen met de WhatsApp Business API

We weten nu hoe je een geautomatiseerd bericht kunt sturen op WhatsApp Business, maar wat gebeurt er als je een chatbot op WhatsApp hebt die 24 uur per dag, zeven dagen per week klantvragen voor je beantwoordt?

Met WhatsApp API's kun je communiceren met de koper en hun problemen oplossen zodat ze kopen op je website.

De chatbot kan alle low-level vragen beantwoorden en als je bereikbaar bent, kun je de discussie eenvoudig naar je toe trekken zodat de consument niet zeker weet of hij met een chatbot of een mens spreekt.

Een chatbot is een hoogtepunt als het gaat om geautomatiseerde berichten op WhatsApp voor je bedrijf.

Stappen om Automatisch antwoorden in te stellen voor WhatsApp-chatbot

Stap 1: Je kunt contact opnemen met Trengo

Met Trengo's chatbotbouwer kun je in een paar minuten een chatbot maken. Je kunt ook contact met ons opnemen. Wij begeleiden je dan door de procedures die nodig zijn om je WhatsApp-chatbot op te zetten.

Stap 2: Schaf je WhatsApp Business API aan

Je hebt een WhatsApp Business API nodig om je WhatsApp-nummer te koppelen aan je chatbot. WhatsApp API is beschikbaar via door WhatsApp goedgekeurde partners. Je krijgt dan een nummer dat staat voor je API-sleutel, die je kunt gebruiken om je aan te melden bij je Trengo-account. Je kunt ook hun demo gebruiken om te zien hoe dit je WhatsApp-automatisering kan beïnvloeden.

Stap 3: WhatsApp Business API toepassen op Trengo

Het enige wat u hoeft te doen nadat u uw WhatsApp API-sleutel aan de Trengo medewerkers is achterover leunen en ontspannen terwijl wij jouw Trengo account koppelen.

Je kunt nu gebruikmaken van alle functies van Trengo op WhatsApp. Deze functies omvatten de mogelijkheid om een chatbot te maken zonder kennis van code en actieve Rich Texts te gebruiken op WhatsApp, zoals knoppen en catalogi. In het dashboard van Trengo kun je ook klantinformatie verzamelen en alle gegevens bekijken. Je kunt ook standaardberichten versturen, zoals aankoopupdates, marketingwaarschuwingen, enzovoort.

Bovendien kunt u Live Chat gebruiken met uw klanten en kunnen alle medewerkers één nummer gebruiken om 24 uur per dag service te verlenen.

Laatste woorden

Met Auto Reply op WhatsApp kunnen kleine bedrijven duidelijke openingstijden instellen door automatische berichten te leveren aan klanten tijdens niet-zakelijke uren. Als je wilt profiteren van deze functie, download je de app WhatsApp Business en configureer je Auto Reply met behulp van de WhatsApp Business en Business API's. WhatsApp API's helpen bij het oplossen van problemen van klanten en stellen klanten in staat om transacties te verrichten via je website. Trengo kan je helpen bij het opzetten van je WhatsApp-chatbot zonder dat je code nodig hebt.

Geef een reactie