Wie man automatisierte WhatsApp-Nachrichten mit Trengo sendet

WhatsApp Business ermöglicht es Unternehmen, schnell auf Kunden zu reagieren, Etiketten zu erstellen, um ihre Artikel bequem zu identifizieren, und ständig nach Möglichkeiten zu suchen, das Einkaufen benutzerfreundlicher zu gestalten.

Wir haben erörtert, wie einfach es ist, einen WhatsApp-Chatbot zu entwickeln und ihn in Ihre Website zu integrieren. Dabei haben wir Sie durch alle Prozesse geführt, die notwendig sind, um einen WhatsApp-Bot mit Trengo einzurichten und dann Ihr WhatsApp Business-Konto mit diesem Chatbot zu verbinden.

In diesem Blogbeitrag gehen wir noch einen Schritt weiter und zeigen Ihnen genau, wie Sie die WhatsApp-Funktion "Autoreply" einrichten, damit Ihre Kunden ein hervorragendes Erlebnis haben.

Was ist eine automatisierte WhatsApp-Nachrichtenfunktion?

WhatsApp hat Auto Reply entwickelt, um kleinen Unternehmen die Möglichkeit zu geben, bestimmte Geschäftszeiten festzulegen. Wenn Sie nicht physisch erreichbar sind, um Kundenfragen zu beantworten, können Sie mit Auto Reply automatische Nachrichten an sie senden. Dieses praktische kleine Tool ermöglicht es Ihnen, 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche für Ihre Kunden erreichbar zu sein.

Die Auto-Reply-Funktion ist in Ihrem normalen WhatsApp-Konto nicht verfügbar und erfordert die WhatsApp for Business-App heruntergeladen werden müssen, um zu funktionieren.

Wie können Sie WhatsApp-Nachrichten automatisieren?

Es gibt zwei Möglichkeiten, automatische Antworten in Ihrem WhatsApp-Konto zu aktivieren. Sie sind wie folgt:

  1. Die Nutzung von WhatsApp Business
  2. Nutzung der Business-APIs von WhatsApp

Wir werden beide Prozesse kurz durchgehen, damit Sie darauf vorbereitet sind, wie Sie automatisierte Nachrichten auf WhatsApp versenden können. Beginnen wir mit WhatsApp Business.

WhatsApp Business verwenden, wie man die automatische Antwort aktiviert

Die Einrichtung einer automatischen Antwort auf WhatsApp hilft Ihnen, für Ihre Kunden erreichbar zu bleiben, auch wenn Ihr Unternehmen offline ist. Kunden können sich nur dann mit Ihrem Unternehmen in Verbindung setzen, wenn es für sie günstig ist. Wenn Sie also 24*7 oder annähernd zu dieser Zeit geöffnet sind, zeigen Sie ihnen, dass Sie ihre Unterstützung schätzen.

Es gibt verschiedene Methoden, um Ihre Auto-Antwort-Nachrichten auf WhatsApp anzupassen, je nachdem, wann Verbraucher eine vom System generierte Nachricht erhalten oder wer die "Auto-Antwort"-Nachrichten erhält.

Sie haben die Möglichkeit, eine einzige Abwesenheitsnachricht an alle Ihre Kunden zu senden oder die Nachricht für eine ausgewählte Gruppe von Kunden zu personalisieren. Sie können auch die Zeiten wählen, zu denen diese Abwesenheitsnachricht angezeigt wird, wobei die idealen Zeiten die sind, zu denen das Geschäft geschlossen ist.

Die Funktion "Auto-Reply" in WhatsApp Business ist in drei Teile unterteilt:

  1. Abwesenheitsnachricht
  2. Grußbotschaft
  3. Schnelle Antworten

So können Sie den "Away"-Text auf WhatsApp Business einrichten

  • Tippen Sie auf die drei vertikalen Punkte in der oberen rechten Ecke des Bildschirms. Wählen Sie von hier aus "Einstellungen". Wählen Sie dann "Geschäftseinstellungen".
  • Dadurch wird der Bereich der Nachrichten-Tools geöffnet, in dem Sie unter anderem die Optionen "Abwesenheitsnachricht", "Begrüßungsnachricht" und "Schnelle Antworten" auswählen können.
  • Aktivieren Sie die Option "Abwesenheitsnachricht senden", nachdem Sie "Abwesenheitsnachricht" ausgewählt haben. Gehen Sie nach unten, um die Abwesenheitsnachricht zu ändern, die Sie an Ihre Kunden senden möchten.
  • Sie können diese Nachricht nach Belieben ändern. Füllen Sie die Lücken mit etwas wie "Vielen Dank für Ihren Brief. Wir sind derzeit offline, werden uns aber so schnell wie möglich bei Ihnen melden.
  • Nachdem Sie die Nachricht geändert haben, müssen Sie einen Zeitplan aufstellen, der sich danach richtet, wann Ihre Nachrichten an Ihre Zielgruppe gesendet werden sollen.

Sie haben die Wahl zwischen drei Zeitplänen

  1. Immer senden: Wenn Sie voraussichtlich über einen längeren Zeitraum, z. B. mehrere Tage bis zu einer Woche, von Ihrem Unternehmen abwesend sein werden, können Sie diese Option nutzen, um Ihre Kunden darüber zu informieren, dass sich Ihre Antworten erheblich verzögern werden. Diese geplanten Nachrichten werden Ihren Kunden regelmäßig zugestellt, bis Sie ins Geschäft kommen und sie manuell deaktivieren.
  2. Maßgeschneiderte Option zur Planung: Wenn Sie wissen, dass Sie eine bestimmte Zeit lang keine Kundenanfragen beantworten können, wählen Sie die Option "Benutzerdefinierter Zeitplan". Das ist so, als würden Sie eine Abwesenheitsmeldung an Ihrem Platz anbringen, wenn Sie eine Pause oder Mittagspause machen. Die "Abwesend"-Meldungen bleiben während des geplanten Zeitraums aktiv, und Ihre Kunden sehen eine Benachrichtigung, die besagt: "Unsere Support-Mitarbeiter sind zu diesem Zeitpunkt abwesend; sie werden jedoch um 14 Uhr zurückkommen, um auf alle Anliegen zu antworten." Wenn Sie diese Option wählen, müssen Sie die Start- und Endzeit angeben.
  3. Außerhalb der regulären Geschäftszeiten: Wie der Name schon sagt, wird diese Zeitplanungsoption angewendet, wenn die SMS eines Kunden bei Ihnen eintrifft, nachdem Sie Ihre Arbeit für den Tag beendet haben. Dies basiert auf den Zeiten, die Sie bei der Erstellung Ihres WhatsApp for Business-Profils angegeben haben. Wenn Sie eine Nachricht außerhalb dieser Zeiten erhalten, wird sofort eine Abwesenheitsnachricht ausgelöst und dem Kunden zugestellt.

Wählen Sie die Empfänger

Sobald Sie sich für einen Zeitplan für Ihre "Auto Reply"-Nachrichten entschieden haben, können Sie die Personen auswählen, die sie erhalten sollen. Dazu können gehören:

Alle: Dadurch wird eine automatische Nachricht an jede Person in Ihrem Adressbuch gesendet, die versucht, Sie während Ihrer Abwesenheit oder nach Ihrer regulären Arbeitszeit zu kontaktieren.

Alle, die nicht in Ihrem Adressbuch stehen: Die automatischen Antworten werden an alle Personen gesendet, die nicht in Ihrem Adressbuch stehen. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie versuchen, potenzielle Kunden für Ihr Unternehmen zu gewinnen.

Alle außer: Mit dieser Einstellung wird die Automatik veranlasst, "Automatische Antworten" an alle Ihre Kontakte zu senden, außer an die von Ihnen ausgewählten.

Nur senden an: In diesem Fall werden die automatischen Antworten nur an die von Ihnen ausgewählten Personen gesendet. Diese Funktion ist praktisch, wenn Sie neue Kunden anrufen, deren Telefonnummern möglicherweise nicht in Ihrem Adressbuch enthalten sind.

Automatische Antwort mit der WhatsApp Business API einrichten

Wir wissen jetzt, wie man eine automatisierte Nachricht auf WhatsApp Business sendet; aber was passiert, wenn Sie einen Chatbot auf WhatsApp haben, der 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche Kundenfragen für Sie beantwortet?

Mit WhatsApp-APIs können Sie mit den Käufern kommunizieren und ihre Probleme lösen, damit sie auf Ihrer Website kaufen.

Der Chatbot kann alle einfachen Fragen beantworten, und wenn Sie erreichbar sind, können Sie das Gespräch einfach auf sich lenken, so dass der Verbraucher nicht weiß, ob er mit einem Chatbot oder einem Menschen spricht.

Ein Chatbot ist die Krönung, wenn es um automatisierte Nachrichten auf WhatsApp für Ihr Unternehmen geht.

Schritte zur Einstellung der automatischen Antwort für WhatsApp Chatbot

Schritt 1: Sie können Trengo kontaktieren

Der Chatbot-Builder von Trengo ermöglicht es Ihnen, einen Chatbot in wenigen Minuten zu erstellen. Sie können sich auch mit uns in Verbindung setzen, und wir werden Sie durch die notwendigen Verfahren zur Einrichtung Ihres WhatsApp-Chatbots führen.

Schritt 2: Kaufen Sie Ihre WhatsApp Business API

Eine WhatsApp Business API ist erforderlich, bevor Sie Ihre WhatsApp-Nummer mit Ihrem Chatbot verknüpfen können. Die WhatsApp-API ist über von WhatsApp zugelassene Partner verfügbar. Sie erhalten dann eine Nummer, die Ihren API-Schlüssel darstellt, mit dem Sie sich bei Ihrem Trengo-Konto anmelden können. Sie können auch ihre Demo benutzen um zu sehen, wie es sich auf Ihre WhatsApp-Automatisierung auswirken kann.

Schritt 3: WhatsApp Business API auf Trengo anwenden

Alles, was Sie tun müssen, nachdem Sie Ihre WhatsApp-API-Schlüssel an die Trengo-Mitarbeiter ist, sich zurückzulehnen und zu entspannen, während wir Ihr Trengo-Konto verknüpfen.

Sie können nun alle Funktionen von Trengo auf WhatsApp nutzen. Dazu gehört die Möglichkeit, einen Chatbot ohne Programmierkenntnisse zu erstellen und aktive Rich Texts auf WhatsApp zu verwenden, wie z.B. Buttons und Kataloge. Im Trengo-Dashboard können Sie außerdem Kundeninformationen sammeln und alle Daten einsehen. Sie können auch Standardnachrichten senden, wie z. B. Kaufaktualisierungen, Marketingwarnungen und so weiter.

Außerdem können Sie den Live-Chat mit Ihren Kunden nutzen, und alle Mitarbeiter können eine einzige Nummer nutzen, um rund um die Uhr Service zu bieten.

Letzte Worte

Auto Reply auf WhatsApp ermöglicht es kleinen Unternehmen, eindeutige Geschäftszeiten festzulegen, indem sie ihren Kunden außerhalb der Geschäftszeiten automatisch Nachrichten zukommen lassen. Um diese Funktion zu nutzen, laden Sie die WhatsApp Business-App herunter und konfigurieren Sie automatische Antworten mit den WhatsApp Business- und Business-APIs. WhatsApp-APIs helfen bei der Lösung von Kundenproblemen und ermöglichen es Kunden, Transaktionen über Ihre Website durchzuführen. Trengo kann Sie bei der Einrichtung Ihres WhatsApp-Chatbots unterstützen, ohne dass Sie Code benötigen.

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