Wat is een gedeelde inbox en waarom heb je er een nodig?

Mensen beperken zich tegenwoordig niet meer tot sms of e-mail, wat betekent dat merken berichten krijgen via verschillende communicatiekanalen. Nu bedrijven het belang inzien van een omnichannelaanwezigheid, kan het een uitdaging zijn om de verschillende digitale platforms bij te houden of vragen van meerdere sociale media-accounts voor uw bedrijf te beheren. Dit is waar het concept van gedeelde inbox om de hoek komt kijken en alles verandert.

gedeelde inbox

Vandaag bespreken we wat een gedeelde inbox is en geven we je de antwoorden die je zoekt.

Wat is een gedeelde inbox?

Een gedeelde inbox is een e-mailinbox die veel teamleden kunnen openen, ontvangen en van waaruit ze e-mails kunnen beantwoorden. Een helpdesk- of ondersteuningsteam kan bijvoorbeeld het e-mailaccount support@bedrijfsnaam gebruiken om alle vragen van klanten op één plaats te verzamelen en te beantwoorden.

Kies Trengo als het ultieme gedeelde inboxbeheerplatform

De tijd van schakelen tussen tabbladen en het bijhouden van tientallen inboxen is voorbij. Met Trengo zijn al je interacties met klanten gecentraliseerd op één plek. Hierdoor kun je discussies en workflows automatiseren, verbinding maken met je favoriete tool en beter samenwerken met teamgenoten. 

Automatisering kan helpen bij het verminderen van reguliere werkstromen, wat resulteert in een hogere productiviteit en productie. Het kan helpen om de kwaliteit van producten of diensten te verbeteren en de mogelijkheid van menselijk toezicht te beperken.

Gedeelde inbox beheren

Het platform helpt je om bij te houden wat er allemaal gebeurt en verhoogt de productiviteit van het team. Ontvang om te beginnen je gratis demo vandaag!

Functies voor gedeelde inbox

Laten we het eens hebben over de functies voor gedeelde inboxen die bedrijven hebben geholpen hun activiteiten te stroomlijnen en hun communicatie te verbeteren.

  • Centrale communicatie
  • Toegang voor meerdere gebruikers
  • Distributie van berichten
  • Berichtenbewaking en status
  • Discussies en teamwerk

Hoe werkt een gedeelde Inbox?

Gedeelde inboxoplossingen werken vaak op de volgende manier:

  • Vooruit - Wanneer gebruikers mailen naar het postadres van je bedrijf, bijvoorbeeld support@company.com, wordt het bericht onmiddellijk doorgestuurd naar de gedeelde inboxsoftware.
  • Bekijk - De e-mails worden getoond in de Team Inbox, zodat je team elk bericht dat binnenkomt kan bekijken en tegelijkertijd toekomstige communicatie kan stroomlijnen in één discussie.
  • toewijzen - Je markeert e-mailconversaties en wijst ze toe aan specifieke teamleden.
  • Samenwerken - Leden van je team kunnen nu bijdragen aan discussies met vertrouwelijke, privé-opmerkingen en concepten - het is niet nodig om iemand te Cc-en, doorsturen of Bcc-en.
  • Antwoord - De persoon die verantwoordelijk is voor de interactie reageert op de klant. Met behulp van geautomatiseerde technologieën en hoge kwaliteit, al voorbereide antwoordenkrijgt de klant een antwoord van hoge kwaliteit en op maat.

Waarom een gedeelde inbox gebruiken?

Het ontbreken van een georganiseerd kader is de belangrijkste uitdaging voor bedrijven bij het beheren van verschillende communicatiekanalen. Dit kan leiden tot duidelijkheid en consistentie in berichten en interactie met klanten. Bovendien, als niet alle kanalen in één gebied worden onderhouden, kan het moeilijk zijn om hun effectiviteit te volgen en te analyseren.

Waarom een gedeelde inbox gebruiken

Klanten nemen contact op met de organisatie via e-mail, sociale media of telefoon. Dit maakt het voor bedrijven moeilijker om alle vragen en verzoeken op tijd te beantwoorden. Bedrijven hebben een gecentraliseerd systeem nodig om berichten van alle toegankelijke kanalen te verzamelen, ze te filteren op belangrijkheid en ze vervolgens door te sturen naar de juiste persoon voor een antwoord.

Als je dus meer organisatie wilt in je contacten met klanten en teams, dan is een gedeelde inbox de beste oplossing.

Wie kan een gedeelde mailbox gebruiken?

Gedeelde mailboxen zijn perfect voor teams die een grote hoeveelheid e-mails verwerken - bijvoorbeeld klantenserviceteams. Klanten e-mailen bedrijven vaak met hun vragen en problemen. Deze vragen komen terecht in een gemeenschappelijke support inbox, van waaruit ze worden toegewezen aan verschillende medewerkers.

Evenzo kunnen financiële teams gedeelde mailboxen gebruiken zoals payables@ - om de communicatie rond betalingen te stroomlijnen - en @receivables - om alle factuurgerelateerde zorgen van leveranciers af te handelen. HR-teams kunnen hr@ of jobs@ gebruiken om alle vragen van werknemers en potentiële kandidaten te centraliseren.

Voordelen van een gedeelde inbox

Een gedeelde inbox:

  • Helpt je om de teamactiviteiten bij te houden en hun verantwoordelijkheden duidelijk te verdelen. 
  • Het geeft teamleden een zichtbare omgeving om te zien aan welke activiteiten of projecten andere medewerkers werken. 
  • Een gedeelde inbox stelt gebruikers in staat om hun berichten te verdelen onder verschillende teamleden en kan worden gebruikt om taken te geven aan teamleden. 
  • Als een medewerker niet kan werken, kan een ander teamlid uit dezelfde groep de operatie overnemen en reageren op het verzoek van de klant.
  • Het verhoogt zowel de productiviteit van het bedrijf als de kwaliteit van de dienstverlening en zorgt er tegelijkertijd voor dat er geen potentiële leads verloren gaan.

Tips voor gedeeld inboxbeheer

Hieronder volgen enkele aanbevolen werkwijzen voor het beheer van gedeelde inboxen.

Maak een lijst met opgeslagen reacties

Ingeladen reacties, ook wel opgeslagen reacties genoemd, zijn al gevuld met gedeelde inboxreacties. Ze stellen agenten in staat om direct te reageren op vragen van consumenten. Een uitgebreide database met opgeslagen antwoorden kan de efficiëntie van het personeel van de klantenservice verhogen. Je kunt meer klanten helpen door gebruik te maken van sjabloonreacties.

Reacties uit blik

Routeerregels

Een van de meest opvallende praktijken van gedeelde inboxen is de mogelijkheid om berichten te routeren naar de juiste afdeling op basis van de vraag van de klant.

Een chatbot maken

In de mondiale omgeving van vandaag is automatisering een gunstige techniek omdat klanten bepaalde verwachtingen hebben en snelle service eisen. Met gedeelde inboxplatforms zoals Trengo kun je chatbots construeren en klantcommunicatie te verbeteren terwijl overbodige taken zonder menselijke tussenkomst worden gesorteerd.

Een kennisbank toevoegen

Oplossingen voor kennisbeheer zijn ideaal voor grote organisaties die grote hoeveelheden materiaal tussen teams en afdelingen moeten communiceren, opslaan en beheren.

Kantooruren instellen

Door uw openingstijden in te stellen op Trengo, kunt u efficiënt omgaan met klantberichten die buiten uw werkuren binnenkomen. Er wordt een geautomatiseerd bericht naar klanten gestuurd met de melding dat u momenteel niet beschikbaar bent, maar met vermelding van de tijd waarop u hun vragen wel kunt beantwoorden.

Contextuele gesprekken

Om klanten de beste ervaring te bieden, moet je bedrijf een ervaring op maat bieden, wat inhoudt dat je diensten verder moeten gaan dan alleen voldoen aan de eisen van klanten. Het bieden van klantenservice op maat is eenvoudiger dan ooit met automatisering.

Om uw klantenondersteuning van context te voorzien en de ervaring te personaliseren, moet u gegevens over gebruikersprofielen verzamelen. U hebt toegang tot een verscheidenheid aan gegevens om uw klanten de meest fantastische ervaring te bieden, waaronder:

  • Automatisch tags toewijzen op basis van het gedrag van je klanten.
  • Consumentenintentie begrijpen op basis van hun internetactiviteit.
  • Ken de demografische gegevens van je consumenten.

Conclusie

Naarmate je bedrijf groeit, moeten ook je communicatievoorzieningen meegroeien. Je zult je nooit overweldigd voelen door meer contactmethoden te creëren voor je klanten om je te bereiken met een gedeelde inbox. Gebruik zoveel sociale media verbindingen als uw bedrijf nodig heeft, terwijl alle activiteiten op één locatie worden bijgehouden om klanten te maximaliseren. U kunt uw consumenten ontmoeten waar ze ook zijn, en ze zullen u altijd kunnen bereiken op Trengo.

Carol

Carol, een doorgewinterde specialist in klantenservice via sociale media, is op een missie om waardevolle inzichten te delen. Ze combineert verhalen en datagestuurde inhoud om praktisch advies te geven over het verbeteren van klantinteracties. Navigeer samen met Carol door de dynamische wereld van digitale klantenservice.

Geef een reactie