Beste gedeelde inbox-tools voor bedrijven 2023

Gedeelde inboxen zijn een rage geworden omdat ze de communicatie en samenwerking tussen teams hebben veranderd door dubbel werk te voorkomen en veel tijd te besparen. Vandaag geven we je een lijst met enkele van de beste gedeelde inbox tools voor bedrijven die je zeker zullen ontlasten.

Wat is gedeelde inbox-software precies?

Een gedeeld inbox is een e-mailpostvak waartoe meerdere gebruikers toegang hebben, met een e-mailalias zoals @support of @info. Meestal worden deze inboxen beheerd door een team in plaats van door één individu. De medewerkers van de klantenservice hebben bijvoorbeeld toegang tot support en zijn verantwoordelijk voor het zo snel mogelijk beantwoorden van die e-mails. Ook de verkoopafdeling beheert haar inbox.

Wat is het nut van een gedeelde inboxtool?

Naarmate de hoeveelheid e-mails in de gedeelde inbox toeneemt, worden de zaken complexer. Het wordt veel moeilijker om te bepalen wie aan welke e-mail moet werken. Het kan gebeuren dat meerdere mensen een paar keer dezelfde e-mail behandelen. Is dat niet de meest ongeorganiseerde manier van werken? Daarnaast wordt het moeilijk om aan het hele team te communiceren dat een e-mail onmiddellijke aandacht vereist. Dit komt doordat het moeilijk is om teamleden op één lijn te houden.

Bovendien lijdt de zichtbaarheid er ook onder. Als een lid bijvoorbeeld een e-mail ontvangt en onmiddellijk antwoordt, en een ander lid antwoordt op dezelfde e-mail, dan is de hele workflow in de war. Gedeelde inboxen leiden ook tot verdeeld eigenaarschap. Als veel mensen verantwoordelijk zijn voor hetzelfde werk, voelen ze zich er minder verantwoordelijk voor. Wat kan er misgaan? Als er een e-mail binnenkomt, gaat iedereen ervan uit dat "iemand anders" eraan werkt en blijft de e-mail onbeantwoord.

En daarom hebben teams de beste software voor een gedeelde inbox nodig: elke e-mail wordt aan een individu toegewezen, elk teamlid weet wat er met de e-mails gebeurt en zo verloopt alles soepel.

Voordelen van een Best Shared Inbox Software

Een gedeelde mailbox heeft verschillende voordelen, waarvan de meest in het oog springende de verhoogde samenwerking en de gedistribueerde werklast is.

Om verschillende redenen kun je het beste de beste app voor gedeelde inboxen gebruiken om gedeelde e-mails in je bedrijf te beheren. Hier zijn een paar voorbeelden:

• Controle houden over wie waarop reageert vanuit het gecentraliseerde e-mailaccount.
• Antwoord niet twee keer op dezelfde e-mail. Dit komt vaak voor bij distributielijsten die e-mails doorsturen naar veel accounts.
• Houd je aan geschikte beveiligingsstandaarden. Het delen van wachtwoorden zou een betere beveiligingspraktijk kunnen zijn.
• Verbeter de teamcommunicatie door informatie te geven over het verzoek en het antwoord van elke klant. Met de meeste tools die we later zullen bekijken, kunnen jij en je collega's ook rechtstreeks in de app praten, waardoor je tijd bespaart en alles in context blijft.

Beste gedeelde inbox-tools Kenmerken

Hieronder volgen enkele van de specifieke functies die de beste apps voor gedeelde e-mail inbox moeten bevatten om ervoor te zorgen dat je investering resultaat oplevert:

• Beheer van groepse-mail: Een gedeelde inbox software heeft een functie waarmee je e-mailadressen zoals @support en @info kunt beheren. Een link naar al je gedeelde inboxen op één plek, zonder dat je je hoeft te registreren in verschillende accounts of hoeft te wisselen tussen schermen, helpt je team sneller te antwoorden en voorkomt dat e-mails tussen wal en schip vallen. Bovendien informeert het toewijzen van nieuwe e-mails aan individuele agenten iedereen over hun verantwoordelijkheden, waardoor het aantal herhaalde antwoorden en achtergelaten e-mails afneemt.

• Botsingsdetectie: Collision is dat vervelende moment waarop je je realiseert dat twee teamleden twee keer op dezelfde klant hebben gereageerd en hen tegenstrijdige informatie hebben gegeven. Je kunt dit probleem voorkomen door inkomende tickets toe te wijzen aan agenten met behulp van een gezamenlijke klantenservice e-mail. Tickets kunnen worden toegewezen door routingregels of door agenten zichzelf handmatig vragen te laten stellen vooraan de ticketlijn om misverstanden te minimaliseren.

• Geautomatiseerde e-mails: De meeste gedeelde inbox-systemen ondersteunen macro's en vooraf ingestelde antwoorden. Deze kunnen je medewerkers helpen om sneller antwoorden te geven, vooral op eenvoudige vragen van klanten, zodat ze zich kunnen concentreren op het tevreden houden van je klanten. Ingeladen antwoorden kunnen de uniformiteit en nauwkeurigheid van je team verbeteren door gebruik te maken van beproefde antwoorden uit je gedeelde mailbox.

• Interne discussies: Het gebruik van interne notities om cruciale informatie in elke e-mail op te nemen bespaart tijd en is vereist als je het volgende wilt doen uw klanten gepersonaliseerde antwoorden geven. Je medewerkers hebben toegang tot alle benodigde informatie, wat het hele proces stroomlijnt. Daarom kun je met de meeste gedeelde inboxtechnologieën met teamgenoten communiceren via interne opmerkingen in de oorspronkelijke e-mail in plaats van ze allemaal door te sturen of te beantwoorden.

• Analytics: Hoewel niet alle tools voor gedeelde inboxen op de markt analyses bieden, is het wel een handige functie. Het monitoren van e-mailreacties en -prestaties kan je helpen op koers te blijven, te beslissen of je extra ondersteuning nodig hebt en te bepalen welke gebieden je moet verbeteren om je uiteindelijke doel te bereiken, namelijk consumenten tevreden stellen.

Beste gedeelde inbox tools

Laten we maar meteen met de deur in huis vallen met onze lijst van de beste apps voor gedeelde inboxen die het spel voor je team en bedrijf kunnen veranderen.

Trengo

Trengo's CRM is een van de toonaangevende CRM-systemen op de markt. CRM-toepassingen. Als je je registreert voor dit gratis CRM, krijg je toegang tot de discussiefunctie, die de mogelijkheid biedt om de e-mailidentiteiten van je team te koppelen aan een gemeenschappelijke mailbox. Door je e-mailidentiteiten te koppelen aan de gedeelde inbox, kun je je verkoop-, marketing- en klantenserviceteams samenbrengen op één locatie om alle interacties te observeren, beheren en beantwoorden.

Alle benodigde gegevens bij de hand hebben is een essentieel onderdeel van een uitstekende klantenservice. Omdat team e-mail is ingebouwd in Gratis CRM van TrengoJe team heeft direct toegang tot contactinformatie en kan effectieve antwoorden op maat ontwerpen.

Trengo bevat ook gratis productiviteitstools waarmee u uw klanten snel de gewenste informatie kunt geven met behulp van modellen, gescripte antwoorden en documenten - allemaal zonder uw e-mail te verlaten. Kijk naar de afbeelding hieronder om die functie te zien. Boek vandaag nog een demo en begin je reis!

Prijs

Vanaf $19 per gebruiker/maand.

Waarom we dit hulpmiddel leuk vinden?

• Alle e-mailaliassen worden gecombineerd in een gezamenlijke inbox voor soepele communicatie.
• Snelle antwoordsjablonen.
• Combineert met HubSpot CRM, zodat je de gegevens van elke klant en eerdere interacties kunt bekijken voordat je reageert.

Wat we niet leuk vinden

• Het kan moeilijk zijn om de geschiedenis te onderzoeken van gesloten tickets die heropend zijn door een consument.

ProProfs Helpdesk

ProProfs Help Desk biedt een functierijke toepassing voor gedeelde inboxen om je team te helpen bij het beheren van verschillende teaminboxen (@support, @sales, @info, enzovoort) op één locatie. Dankzij samenwerkingstools zoals botsherkenning, interne notities en ouder-kind ticketing kan iedereen in je team nauw en synchroon samenwerken zonder op elkaars tenen te trappen. Naast e-mail kun je ook klantberichten volgen via live chat, chatbotsonline formulieren en andere methoden.

Prijs

Vanaf $30 per maand.

Waarom we dit hulpmiddel leuk vinden

• Gebruik het Round-robin distributiemechanisme om e-mails die bij teamleden binnenkomen automatisch te verspreiden.
• Maak effectieve chatbots voor je website om de klantenservice stroomlijnenHet genereren van leads, verkoop en andere activiteiten.
• Metrieken zoals de eerste reactietijd, de tijd die nodig is om tickets op te lossen, de algemene klanttevredenheidsscore (CSAT), enzovoort, kunnen je helpen een goed beeld te krijgen van hoe je werkt.

Wat we niet leuk vinden

• Het kost veel tijd om onafhankelijk hun sociale media-accounts te bezoeken om verzoeken of klachten van consumenten te verifiëren.

Helpmonks

Helpmonks is een andere effectieve software voor gedeelde postbussen die je op een eigen server kunt plaatsen, terwijl je nog steeds toegang hebt tot basisfunctionaliteit zoals interne notities, mailtoewijzingen, auto-tagging en automatische antwoorden. De software heeft functies voor gegevensopslag die van je gedeelde mailbox een volledig CRM maken. Het is een goedkope oplossing en een van de weinige applicaties zonder gebruikersbeperking op hun basisplan, waardoor het een veilige keuze is voor bedrijven van alle groottes.

Prijs

Vanaf $29 per mailbox per maand.

Waarom we dit hulpmiddel leuk vinden?

• Geautomatiseerd triggers classificeren, categoriseren en wijzen discussies toe aan verschillende teams op basis van hun inhoud om e-mails te organiseren en de rommel van gedeelde inboxen te minimaliseren.
• Meerdere vertegenwoordigers kunnen tegelijkertijd in de inbox werken en ingebouwde botsingpreventie voorkomt dat ze aan dubbele e-mails werken.

Wat we niet leuk vinden

• De belangrijkste tekortkomingen van Helpmonk hebben te maken met snelheid, betrouwbaarheid en bugs, in ieder geval op het SaaS-platform.

Kayako

Kayako zit boordevol functies en de technologie houdt zich voornamelijk bezig met het samenbrengen van de interacties van je klanten via e-mail, Facebook, Twitter en live chatkanalen, terwijl alle discussies georganiseerd en toegankelijk blijven. Kayako geeft ook informatie over klanttevredenheid en responstijd.

Prijs

Het Classic On-Premise pakket begint bij $59/gebruiker per maand. Aangepaste prijzen zijn beschikbaar voor de Kayako cloud oplossing.

Waarom we dit hulpmiddel leuk vinden?

• Combineer voor een soepele klantenservice alle communicatie met klanten vanuit verschillende sociale media in één gezamenlijke inbox.
• Werk samen in gesprekken achter de schermen om vragen te stellen en ervoor te zorgen dat consumenten de meest waardevolle gegevens krijgen.
• Wijs e-mails onmiddellijk toe, afhankelijk van hun inhoud.

Wat we niet leuk vinden

• Interacties met de klantenservice van Kayako zijn moeilijk gebleken. Het systeem zelf kan storingen vertonen, met moeilijk op te sporen intermitterende fouten.

ClientFlow

ClientFlow functioneert vergelijkbaar met een e-mailclient, maar biedt een extra niveau van projectbeheer om klantenserviceteams te helpen. Het gebruiksvriendelijke ontwerp maakt het afhandelen van interacties met klanten, goedkeuring en het bijhouden van de duur een fluitje van een cent.

Prijs

Vanaf $19,00/maand

Waarom we dit hulpmiddel leuk vinden?

• Wijs discussies toe aan specifieke teams, afhankelijk van hun expertise, zodat ze kunnen inloggen en direct de e-mails zien die voor hen het meest relevant zijn.

Wat we niet leuk vinden

• Soms duurt het te lang voordat je antwoord krijgt op je vragen.

Voor

Front, een populaire best gedeelde inbox e-mail, is gericht op het besparen van tijd door u al uw accounts op één plek te laten beheren. Je kunt via de app reageren op e-mails, sms, Facebook, Twitter en realtime chat, waardoor consumenten een superieure service krijgen, ongeacht waar ze contact met je opnemen. Een andere handige functie is de mogelijkheid om samen te werken bij het bewerken van e-mails, vergelijkbaar met Google Docs. Dit stimuleert teamwerk en voorkomt overbodige antwoorden.

Prijs

Vanaf $59 per stoel per maand.

Waarom we dit hulpmiddel leuk vinden?

• Als je anderen tagt in e-mailcommentaren, kun je gemakkelijk samenwerken om verduidelijkende vragen te stellen of context te krijgen.
• Combineer met je favoriete CRM en vele bedrijfsapps om de flexibiliteit in processen te vergroten.

Wat we niet leuk vinden

• De plugin is een beetje raadselachtig. Door de top-down functie en het ontbreken van een duidelijke kleurlijn, kan het moeilijk zijn om onderscheid te maken tussen bestellingen en abonnementen.

SleepApp

DragApp is een online samenwerkingstool die beweert "alles te bieden wat teams nodig hebben om werk gedaan te krijgen". De software bestaat uit drie hoofdcomponenten: een gedeelde e-mail voor teamwerk, taakbeheersoftware voor workflow en een interne teamchat voor communicatie. Het doel is om de kloof tussen e-mail en taken te dichten terwijl uitstekende klantenservice bieden. Het takenlogboek, mailopdrachten en notities, gedeelde concepten, botsingsdetectie en geautomatiseerde processen zijn allemaal opgenomen in de gedeelde inbox.

Prijs

$5 per gebruiker per maand.

Waarom we dit hulpmiddel leuk vinden?

• Kolommen kunnen worden aangemaakt in je Gmail inbox met behulp van project management-achtige borden om e-mails op te splitsen op inhoud.
• Het ondersteunend personeel kan hun werklast zien en gemakkelijk de discussies vinden die bij hen horen.

Wat we niet leuk vinden

• Onprofessionele klantenservice.

Helprace

Helprace is een ticketingsysteem dat ook een gedeelde mailbox bevat. Je kunt tickets automatisch routeren op basis van de gebruikersgroep, organisatie of andere factoren van de afzender, naast basismogelijkheden zoals interne notities of tags. Met Helprace kun je ook je antwoorden aanpassen zodat ze voor je klanten als e-mails verschijnen. Als je liever iets anders hebt, kun je de visuele editor gebruiken om je ontwerp te maken.

Prijs

$9 per gebruiker per maand.

Waarom we dit hulpmiddel leuk vinden?

• Maak vier kanalen binnen je gedeelde inbox (vragen, suggesties, problemen en complimenten).
• De ondersteuningsteams kunnen snel bepalen welke actie nodig is en de benodigde middelen verkrijgen voordat ze reageren.

Wat we niet leuk vinden

• Gebruikers hebben er een hekel aan om zich te moeten abonneren op verschillende onderdelen van de service om uitgebreide software te hebben waarmee ze hun klanten van dienst kunnen zijn.

Hiver

Hiver, een Chrome plugin, kan een uitstekend alternatief zijn voor je team als je Gmail als e-mailclient gebruikt. Met Hiver kun je gedeelde inboxen rechtstreeks vanuit je Gmail-inbox beheren en ermee communiceren, wat resulteert in een minimale leercurve omdat je je oorspronkelijke inboxervaring behoudt. Het bevat ook standaard gedeelde inboxfunctionaliteit zoals automatisering, tagging, interne dialogen en e-mailaflevering.

Prijs

Vanaf $15 per gebruiker per maand.

Waarom we dit hulpmiddel leuk vinden?

• Taken efficiënt toewijzen en de voortgang van e-mails volgen om ervoor te zorgen dat consumenten op tijd de gewenste hulp krijgen.
• Voor naadloze workflows kun je commentaar geven, communiceren en notities uitwisselen met teams zonder de app te verlaten.

Wat we niet leuk vinden

• Meldingen niet kunnen aanmerken als ongelezen.

 Helpwise

Helpwise is een andere geweldige app voor gedeelde postbussen die de productiviteit van je team kan verhogen en workflows kan stroomlijnen. Het stelt gebruikers in staat om te werken aan een gedeelde mailbox, met de nadruk op gedeelde accounts zoals sms, sociale media en live chat.

Prijs

Eén gedeeld account is gratis. Duurdere plannen beginnen bij $15 per maand.

Waarom we dit hulpmiddel leuk vinden?

• Er zijn andere functies zoals een persoon aan een gesprek toewijzen, taggen en communiceren met je collega's.
• Aanbevolen voor teams die op zoek zijn naar een eenvoudig platform voor het afhandelen van berichten over sociale media.

Wat we niet leuk vinden

• Geen inlog- en uitlogtijden en e-mails worden niet gesorteerd van oud naar nieuw.

Missive

The Missive is meer een volledige e-mailclient dan een gedeelde inboxdienst. Volgens de ideologie van het bedrijf "moet het belangrijkste aspect van de app zo uitstekend zijn dat consumenten er al hun e-mailaccounts in willen gebruiken". Met dit in gedachten geeft Missive al je e-mailaccounts weer, zelfs privéaccounts. De app ondersteunt alle e-mailconfiguraties, zodat je de inbox van je team en je Facebook-, sms- en Twitteraccounts vanaf één locatie kunt beheren.

Prijs

$14 per gebruiker per maand.

Waarom we dit hulpmiddel leuk vinden?

• Verminder de verwarring die wordt veroorzaakt door het sorteren van e-mails door discussies toe te wijzen aan de juiste teams, afhankelijk van het onderwerp.
• Dankzij e-mailcommentaar kunnen supportteams naadloos samenwerken.

Dingen die we niet leuk vinden:

• Er is geen quote/antwoordfunctie in chat.
• Op chat zijn er geen vinkjes voor gelezen berichten.

Best Practices voor gedeelde inbox

Hieronder staan enkele goede gedeelde inboxpraktijken om je te helpen dingen beter uit te voeren.

1. Creëer verantwoordingssystemen zodat elk lid verantwoordelijk wordt gehouden.
2. Leg verantwoordelijkheden voor je teamleden vast om verwarring bij het afhandelen van e-mails te voorkomen.
3. Leg processen en reacties buiten de mailbox vast.
4. Maak mappen of labels voor je mailbox om beter te organiseren.
5. Creëer grenzen rond de toegang om de veiligheid te verbeteren.
6. Stel reactietijdrichtlijnen op om tijdige communicatie mogelijk te maken.
7. Bekijk en archiveer regelmatig oude e-mails om ervoor te zorgen dat je gedeelde inbox rommelvrij blijft.

Conclusie

Met tools voor gedeelde inboxen kunnen teams samenwerken en gedeelde inboxen beheren en wordt de handmatige verdeling van werk overbodig. Je hoeft je geen zorgen meer te maken dat kritieke informatie in silo's verloren gaat of dat je een e-mail van een klant mist. Overbodige processen zoals e-mailtoewijzingen kunnen worden geautomatiseerd Je hoeft je dus geen zorgen meer te maken over duplicatie. Hoewel de markt bruist van de opties, moet je je richten op de behoeften van je bedrijf en de beste tool voor jou kiezen.