Het opzetten van een gedeelde mailbox is één methode om het proces te versnellen en de zaken soepel te laten verlopen. Een gedeelde inbox is echter niet genoeg om de efficiëntie te maximaliseren. Je kunt de tijd van je medewerkers indelen, medewerkers op één lijn houden en effectiever uitstekende klantenservice bieden door deze best practices voor een gedeelde inbox te volgen.
Wat is een gedeelde inbox voor marketing?
Een gedeelde inbox voor marketing is een gezamenlijk e-mailaccount of -systeem waarmee meerdere teamleden of afdelingen binnen een marketingorganisatie inkomende en uitgaande e-mails kunnen openen en beheren vanaf één e-mailadres. Deze gedeelde inbox dient als centraal punt voor het afhandelen van verschillende marketinggerelateerde communicatie, vragen en taken.
Waarom gedeelde e-mailinbox gebruiken Best Practices
Laten we eens kijken hoe je voordeel kunt halen uit het gebruik van best practices voor een gedeelde e-mailinbox.
- Verbeter de efficiëntie en samenwerking van het team.
- Verbeter de reactietijd op vragen van klanten.
- Zorg voor consistente communicatie van hoge kwaliteit.
- Stroomlijn het prioriteren en delegeren van taken.
- Zorg voor transparantie en verantwoording binnen het team.
- Optimaliseer de algemene workflow en productiviteit.
Effectieve best practices voor gedeelde inbox om te implementeren
Er zijn verschillende methoden om gedeelde mailboxen voor je te laten werken, variërend van verantwoording tot taak automatisering. Dit zijn onze best practices voor gedeelde mailboxen:
Afzonderlijke mailbox-workflows maken
Het toepassen van een duidelijke workflow is de eerste stap naar een productieve en goed gelabelde gedeelde mailbox. Dit betekent dat je zorgvuldig moet beschrijven wat er gebeurt met een e-mail die binnenkomt in een van je gedeelde mailboxen. Het hoeft niet ingewikkeld te zijn, maar het is wel noodzakelijk om de stroom van e-mails in je gedeelde mailbox te documenteren.
Vertrouwen Trengo
De beste tool voor een gedeelde inbox is Trengo. Het gebruikt Google Groups die mail ontvangen van verschillende afdelingen. Ze hebben hun workflow zo ontworpen dat e-mails die naar alle groepen worden gestuurd, worden gerouteerd naar een enkele Gmail-inbox, vergelijkbaar met aliassen. De e-mails worden vervolgens verdeeld over de gedeelde werkruimten van Drag met behulp van een combinatie van automatisering en handmatige triage. Hoewel essentieel, zorgt dit proces ervoor dat alle teamleden op dezelfde pagina zitten over wat er gebeurt met e-mails die door het bedrijf in kwestie worden ontvangen.
Trengo kan de beste optie zijn, dus start uw demo!
Een visueel georganiseerd e-mailsysteem onderhouden
Elke mailbox presteert aanzienlijk beter als hij visueel aantrekkelijk en gemakkelijk leesbaar is. Omdat de meeste bedrijven afhankelijk zijn van communicatie via e-mail, moet er een duidelijk pad zijn om te volgen. Denk aan het organiseren van e-mail. Er zijn verschillende benaderingen; het gebruik van Gmail is bijvoorbeeld één manier.
De meeste e-mailprogramma's bieden handige functies zoals labels, mappen en tabbladen. Je kunt ze gebruiken om e-mails te organiseren, bijvoorbeeld op afdeling, onderwerp of urgentie. Kanban voor e-mails is echter een meer onderzochte aanpak dan wij voorstellen.
Kanban is een strategie die veel gebruikt wordt door bedrijven in verschillende sectoren om werknemers te helpen visualiseren hoe ver dingen gevorderd zijn. verhoogt de productiviteit. Daarom biedt Trengo ook dezelfde Kanban-weergave voor gedeelde mailboxen.
Maak inbox zero een prioriteit
Vertrouwen tussen een bedrijf en zijn klanten is delicaat en moeilijk te herstellen. De teleurstelling van een klant kan een achterstand veroorzaken, waardoor de kans op een fout toeneemt. Dagelijks inbox zero bereiken is cruciaal voor tijdige antwoorden en oplossingen. Ondanks de moeilijkheden loont het werk in de vorm van een gedeelde mailbox.
Maak de wachtrij verantwoordelijk
Maak regels voor gedeelde mailboxen om de duidelijkheid van de workflow en de verantwoordelijkheid in de gedeelde mailbox van een team te verbeteren. Gebruik tijdzones of mappen om e-mails aan teamleden toe te wijzen. Zorg ervoor dat elke klant de vereiste hulp krijgt en geef nieuwe medewerkers de juiste instructie. Coördineer goed en zorg ervoor dat nieuwe processen, ongeacht ervaring in ondersteuningscontexten, een nieuwe training vereisen.
Snellere en consistentere reacties mogelijk maken
Laten we eerlijk zijn: niet elk teamlid is een goede schrijver. En met een gedeelde mailbox kun je teamleden niet betalen om urenlang een perfect antwoord te schrijven op de mail van elke klant.
In dit geval komen ingeblikte antwoorden (ook wel e-mailsjablonen genoemd) goed van pas. Hiermee kunnen teamleden snel antwoorden op vaak gestelde vragen met vooraf geschreven reacties die eenvoudig voor elke klant kan worden aangepast.
Deze sjablonen verkorten niet alleen de reactietijd, maar zorgen er ook voor dat alle teamleden op dezelfde manier reageren op vergelijkbare verzoeken. Dit is nodig om een consistente merkstem te behouden en een geweldige consumentenervaring te bieden.
Conclusie
Een gedeelde mailbox helpt teams bij het ontwikkelen van een goed georganiseerde workflow, waardoor ze minder tijd kwijt zijn aan het zoeken naar informatie en het oplossen van problemen. Daarom kan het toepassen van best practices voor gedeelde postbussen je team helpen om de productiviteit te verhogen en alles beter georganiseerd te houden.
