Les boîtes de réception partagées ont fait fureur car elles ont changé la donne en matière de communication et de collaboration au sein des équipes en éliminant les doublons et en permettant de gagner beaucoup de temps. Aujourd'hui, nous vous présentons une liste des meilleurs outils de boîte de réception partagée pour les entreprises, qui vous soulageront à coup sûr.
Qu'est-ce que le logiciel de boîte de réception partagée ?
Un partage boîte de réception est une boîte de réception à laquelle de nombreux utilisateurs peuvent accéder, en utilisant un alias de courrier électronique tel que @support ou @info. En règle générale, ces boîtes de réception sont gérées par une équipe plutôt que par une seule personne. Par exemple, le personnel de l'assistance à la clientèle aura accès à l'assistance et sera chargé de répondre à ces courriels dans les plus brefs délais. De même, le service des ventes s'occupera de sa boîte de réception.
Quelle est l'utilité d'un outil de boîte de réception partagée ?
Au fur et à mesure que le nombre d'e-mails dans la boîte de réception partagée augmente, les choses deviennent plus complexes. Déterminer qui doit travailler sur quel courriel devient beaucoup plus difficile. Plusieurs personnes peuvent se retrouver à traiter le même courriel à plusieurs reprises. N'est-ce pas là la façon la plus désorganisée de travailler ? En outre, il est difficile de communiquer à l'ensemble de l'équipe qu'un courriel nécessite une attention immédiate. Cela est dû à la difficulté de maintenir les membres de l'équipe sur la même longueur d'onde.
De plus, la visibilité en pâtit également. Par exemple, si un membre reçoit un courriel et y répond immédiatement, et qu'un autre membre répond au même courriel, l'ensemble du flux de travail est chamboulé. Les boîtes de réception partagées entraînent également une répartition de la propriété. Lorsque plusieurs personnes sont chargées du même travail, elles se sentent moins responsables. Qu'est-ce qui peut mal tourner ? Lorsqu'un courriel arrive, tout le monde suppose que "quelqu'un d'autre" y travaille et il reste sans réponse.
C'est pourquoi les équipes ont besoin du meilleur logiciel de boîte de réception partagée : chaque courriel est attribué à une personne, chaque membre de l'équipe est au courant de ce qui se passe avec les courriels, et tout se passe bien.
Avantages de l'utilisation d'un logiciel de boîte de réception partagée
Une boîte aux lettres partagée présente plusieurs avantages, le plus évident étant le renforcement de la collaboration et la répartition de la charge de travail.
Pour plusieurs raisons, il est préférable d'utiliser la meilleure application de boîte de réception partagée pour gérer les e-mails partagés dans votre entreprise. En voici quelques exemples :
- Contrôlez qui répond à quoi à partir du compte de messagerie centralisé.
- Ne répondez plus deux fois au même courriel. Cette pratique est courante dans les listes de distribution qui relaient les courriels vers de nombreux comptes.
- Respecter les normes de sécurité appropriées. Le partage des mots de passe pourrait être une meilleure pratique de sécurité.
- Améliorer la communication au sein de l'équipe en fournissant des informations sur la demande et la réponse de chaque client. La plupart des outils que nous examinerons plus tard vous permettent également de discuter avec vos collègues directement dans l'application, ce qui vous fait gagner du temps et vous permet de rester dans le contexte.
Les meilleurs outils de boîte de réception partagée Fonctionnalités
Voici quelques-unes des fonctions spécifiques que les meilleures applications de boîtes de réception partagées doivent inclure pour que votre investissement porte ses fruits :
- Gestion du courrier électronique de groupe : Un logiciel de boîte de réception partagée dispose d'une fonction qui vous permet de gérer les adresses électroniques telles que @support et @info. Le fait de disposer d'un lien vers toutes les boîtes de réception partagées en un seul endroit, sans avoir à s'inscrire à différents comptes ou à passer d'un écran à l'autre, permet à votre équipe de répondre plus rapidement et d'éviter que des courriels ne tombent dans les oubliettes. En outre, l'attribution de nouveaux courriels à des agents individuels informe chacun de ses responsabilités, ce qui réduit les réponses répétées et les courriels abandonnés.
- Détection de collision : La collision est ce moment gênant où vous réalisez que deux membres de l'équipe ont répondu deux fois au même client et lui ont offert des informations contradictoires. Vous pouvez éviter ce problème en attribuant les tickets entrants aux agents à l'aide d'un système de service client collaboratif le courrier électronique. Les tickets peuvent être assignés par des règles de routage ou par des agents qui se posent manuellement des questions au début de la file d'attente afin de minimiser les malentendus.
- Emails automatisés: La plupart des systèmes de boîte de réception partagée prennent en charge les macros et les réponses prédéfinies. Elles peuvent aider votre personnel à produire des réponses plus rapides, en particulier pour les questions simples des clients, afin qu'il puisse se concentrer sur la satisfaction de ces derniers. Les réponses prédéfinies peuvent améliorer l'uniformité et la précision de votre équipe en utilisant des réponses éprouvées de votre boîte aux lettres partagée.
- Discussions internes : L'utilisation de notes internes pour intégrer des informations cruciales dans chaque courrier électronique permet de gagner du temps et est indispensable si vous souhaitez fournir des réponses personnalisées à vos clients. Votre personnel aura accès à toutes les informations nécessaires, ce qui rationalisera l'ensemble du processus. C'est pourquoi la plupart des technologies de boîte de réception partagée vous permettent de communiquer avec vos coéquipiers par le biais de commentaires internes dans le courrier électronique d'origine, au lieu de le transférer ou d'y répondre à tous.
- Analyse : Bien que tous les outils de boîte de réception partagée disponibles sur le marché ne proposent pas d'analyses, il s'agit d'une fonction utile. Le suivi des réponses et des performances des courriels peut vous aider à rester sur la bonne voie, à décider si vous avez besoin d'un soutien supplémentaire et à déterminer les domaines que vous devez améliorer pour atteindre votre objectif ultime, qui est de satisfaire les consommateurs.
Meilleurs outils de boîte de réception partagée
Passons aux choses sérieuses en vous présentant notre liste des meilleures applications de boîte de réception partagée qui peuvent changer la donne pour votre équipe et votre entreprise.
Trengo
Le système de gestion de la relation client de Trengo constitue l'un des principaux systèmes de gestion de la relation client du marché. Applications CRM. En vous inscrivant à ce CRM gratuit, vous aurez accès à la fonction de discussion, qui permet notamment de relier les identités électroniques de votre équipe à une boîte aux lettres commune. En connectant vos identités de messagerie à la boîte de réception commune, vous pouvez réunir vos équipes de vente, de marketing et d'assistance à la clientèle en un seul endroit pour observer, gérer et répondre à toutes les interactions.
Avoir tous les détails nécessaires à portée de main est un élément essentiel pour fournir un excellent service à la clientèle. Parce que le courrier électronique d'équipe est intégré dans CRM gratuit de TrengoVotre équipe aura un accès instantané aux informations de contact et sera en mesure de concevoir des réponses efficaces et personnalisées.
Trengo comprend également des outils de productivité gratuits qui vous permettent de fournir rapidement à vos clients les informations qu'ils souhaitent en utilisant des modèles, des réponses scénarisées et des documents, le tout sans quitter votre messagerie électronique. Regardez l'image ci-dessous pour découvrir cette fonctionnalité. Réservez une démonstration dès aujourd'hui et commencez votre voyage!
Prix
A partir de $19 par utilisateur/mois.
Pourquoi cet outil nous plaît-il ?
- Tous les alias de courrier électronique sont regroupés dans une boîte de réception collaborative pour faciliter la communication.
- Modèles de réponses rapides.
- Combiné avec HubSpot CRM, il vous permet de visualiser les données de chaque client et les interactions passées avant de répondre.
Ce que nous n'aimons pas
- Il peut être difficile d'examiner l'historique des tickets fermés qui sont rouverts par un consommateur.
Bureau d'aide de ProProfs
ProProfs Help Desk fournit une application de boîte de réception partagée riche en fonctionnalités pour aider votre équipe à gérer de nombreuses boîtes de réception (@support, @sales, @info, etc.) en un seul endroit. Grâce à des outils de collaboration tels que la reconnaissance des collisions, les notes internes et les tickets parent-enfant, tous les membres de votre équipe peuvent collaborer étroitement et de manière synchronisée sans se marcher sur les pieds. Outre le courrier électronique, vous pouvez suivre les messages des clients via chat en direct, chatbotsLes formulaires en ligne et d'autres méthodes sont également utilisés.
Prix
A partir de $30 par mois.
Pourquoi nous aimons cet outil
- Utilisez le mécanisme de distribution Round-robin pour distribuer automatiquement les courriels destinés aux membres de l'équipe.
- Créez des chatbots efficaces pour votre site web afin de rationaliser le service à la clientèleLes activités de l'agence sont multiples et variées : recherche de clients potentiels, ventes et autres opérations.
- Des mesures telles que le temps de réponse initial, le temps de résolution des tickets, le taux de satisfaction global des clients (CSAT), etc. peuvent vous aider à obtenir une vue d'ensemble de votre fonctionnement.
Ce que nous n'aimons pas
- Il faut beaucoup de temps pour visiter de manière indépendante leurs comptes de médias sociaux afin de vérifier les demandes ou les plaintes des consommateurs.
Les helpmonks
Helpmonks est un autre logiciel efficace de boîte de réception partagée que vous pouvez placer sur votre propre serveur tout en ayant accès aux fonctionnalités de base telles que les notes internes, les affectations de courrier, l'étiquetage automatique et les réponses automatiques. Le logiciel possède des fonctions de stockage de données qui transforment votre boîte aux lettres partagée en un système de gestion de la relation client (CRM) complet. Il s'agit d'une solution peu coûteuse et de l'une des rares applications dont le plan de base ne limite pas le nombre d'utilisateurs, ce qui en fait une valeur sûre pour les entreprises de toutes tailles.
Prix
A partir de $29 par boîte aux lettres chaque mois.
Pourquoi cet outil nous plaît-il ?
- Automatisé les déclencheurs classent, catégorisent et attribuent les discussions à différentes équipes en fonction de leur contenu afin d'organiser les courriels et de minimiser le désordre des boîtes de réception partagées.
- Plusieurs représentants peuvent travailler en même temps dans la boîte de réception, et la prévention intégrée des collisions les empêche de travailler sur des courriels en double.
Ce que nous n'aimons pas
- Les principaux défauts d'Helpmonk sont liés à la vitesse, à la fiabilité et aux bogues, du moins sur la plateforme SaaS.
Kayako
Kayako est doté d'une multitude de fonctionnalités et sa technologie vise principalement à unifier les interactions de vos clients par e-mail, Facebook, Twitter et les canaux de chat en direct, tout en gardant toutes les discussions organisées et accessibles. Kayako fournit également des informations sur la satisfaction des clients et le temps de réponse.
Prix
L'offre classique sur site commence à $59/utilisateur par mois. Une tarification personnalisée est disponible pour la solution Kayako Cloud.
Pourquoi cet outil nous plaît-il ?
- Pour un service clientèle efficace, regroupez toutes les communications avec les clients provenant de plusieurs médias sociaux dans une seule boîte de réception collaborative.
- Collaborer à des conversations en coulisses afin de poser des questions et de s'assurer que les consommateurs obtiennent les données les plus précieuses.
- Attribuer immédiatement les courriels en fonction de leur contenu.
Ce que nous n'aimons pas
- Les interactions avec le service clientèle de Kayako se sont avérées difficiles. Le système lui-même peut être défaillant, avec des défauts intermittents difficiles à détecter.
ClientFlow
ClientFlow fonctionne de la même manière qu'un client de messagerie, mais offre un niveau supplémentaire de gestion de projet destiné à aider les équipes de service à la clientèle. Sa conception conviviale facilite la gestion des interactions avec les clients, l'approbation et le suivi de la durée.
Prix
A partir de $19.00/mois
Pourquoi cet outil nous plaît-il ?
- Assignez les discussions à des équipes spécifiques en fonction de leur expertise afin qu'elles puissent se connecter et voir instantanément les courriels les plus pertinents pour elles.
Ce que nous n'aimons pas
- Le délai de réponse aux demandes de renseignements est parfois trop long.
Front
Front, l'une des meilleures boîtes de réception partagées, vise à vous faire gagner du temps en vous permettant de gérer tous vos comptes en un seul endroit. Vous pouvez réagir aux courriels, aux SMS, à Facebook, à Twitter et au chat en temps réel via l'application, offrant ainsi aux consommateurs un service de qualité supérieure, quel que soit l'endroit où ils vous contactent. Une autre fonction utile est la possibilité de collaborer à l'édition des courriels, à l'instar de Google Docs. Cela encourage le travail d'équipe tout en évitant les réponses redondantes.
Prix
A partir de $59 par siège et par mois.
Pourquoi cet outil nous plaît-il ?
- Lorsque vous marquez d'autres personnes dans les commentaires d'un courriel, vous pouvez facilement collaborer pour poser des questions plus précises ou obtenir des informations contextuelles.
- Combinez avec votre CRM préféré et de nombreuses applications professionnelles pour augmenter la flexibilité des processus.
Ce que nous n'aimons pas
- Le plugin est un peu déroutant. En raison de la fonction descendante et de l'absence d'une ligne de couleur distincte, il peut être difficile de faire la distinction entre les commandes et les abonnements.
DragApp
DragApp est un outil de collaboration en ligne qui prétend fournir "tout ce dont les équipes ont besoin pour travailler". Le logiciel se compose de trois éléments principaux : un courrier électronique partagé pour le travail d'équipe, un logiciel de gestion des tâches pour le flux de travail et un chat interne à l'équipe pour la communication. L'objectif est de combler le fossé entre le courrier électronique et les tâches, tout en permettant à l'équipe de travailler en équipe. fournir un service exceptionnel aux clients. Le journal des tâches, les attributions de courrier et les notes, les brouillons partagés, la détection des collisions et les processus automatisés sont tous inclus dans la boîte de réception partagée.
Prix
$5 par utilisateur et par mois.
Pourquoi cet outil nous plaît-il ?
- Des colonnes peuvent être créées dans votre boîte de réception Gmail à l'aide de tableaux de type gestion de projet pour diviser les courriels en fonction de leur contenu.
- Le personnel d'assistance peut voir sa charge de travail et localiser facilement les discussions qui lui reviennent.
Ce que nous n'aimons pas
- Support client non professionnel.
Helprace
Helprace est un système de billetterie qui comprend également une boîte aux lettres partagée. Vous pourrez acheminer automatiquement les tickets en fonction du groupe d'utilisateurs de l'expéditeur, de l'organisation ou d'autres facteurs, en plus des fonctionnalités de base telles que les notes internes ou les balises. Helprace vous permet également de personnaliser vos réponses afin qu'elles apparaissent à vos clients comme des courriels. Si vous préférez quelque chose de différent, vous pouvez utiliser l'éditeur visuel pour créer votre design.
Prix
$9 par utilisateur et par mois.
Pourquoi cet outil nous plaît-il ?
- Créez quatre canaux dans votre boîte de réception commune (questions, suggestions, problèmes et compliments).
- Les équipes d'assistance peuvent rapidement déterminer le type d'action nécessaire et obtenir les ressources requises avant de réagir.
Ce que nous n'aimons pas
- Les utilisateurs n'apprécient pas de devoir s'abonner à différentes sections du service pour disposer d'un logiciel complet au service de leurs clients.
Hiver
Hiver, un plugin Chrome, peut être une excellente alternative pour votre équipe si vous utilisez Gmail comme client de messagerie. Hiver vous permet de gérer et de communiquer sur des boîtes de réception partagées directement à partir de votre boîte de réception Gmail, ce qui se traduit par une courbe d'apprentissage minimale car vous conservez votre expérience de la boîte de réception d'origine. Il comprend également des fonctionnalités standard de boîte de réception partagée telles que l'automatisation, le balisage, les dialogues internes et la livraison des courriels.
Prix
A partir de $15 par utilisateur et par mois.
Pourquoi cet outil nous plaît-il ?
- Attribuer efficacement les tâches et suivre l'évolution des courriels pour s'assurer que les consommateurs reçoivent l'assistance qu'ils souhaitent dans les délais impartis.
- Pour des flux de travail transparents, commentez, interagissez et échangez des notes avec vos équipes sans quitter l'application.
Ce que nous n'aimons pas
- Impossibilité de désigner des alertes comme non lues.
Helpwise
Helpwise est une autre excellente application de boîte de réception partagée qui peut augmenter la productivité de votre équipe et rationaliser les flux de travail. Elle permet aux utilisateurs de travailler sur une boîte aux lettres partagée, en mettant l'accent sur les comptes partagés tels que les SMS, les médias sociaux et le chat en direct.
Prix
Un compte partagé est gratuit. Les plans plus onéreux commencent à $15 par mois.
Pourquoi cet outil nous plaît-il ?
- Il existe d'autres fonctionnalités telles que l'affectation d'une personne à une conversation, le marquage et la communication avec vos collègues.
- Recommandé aux équipes à la recherche d'une plateforme simple pour gérer les messages sur les médias sociaux.
Ce que nous n'aimons pas
- Il n'y a pas d'heures de connexion et de déconnexion, et les courriels ne sont pas triés du plus ancien au plus récent.
Missive
The Missive est davantage un client de messagerie complet qu'un service de boîte de réception partagée. Selon l'idéologie de l'entreprise, "l'aspect principal de l'application doit être si excellent que les consommateurs veulent y consommer tous leurs comptes de messagerie". En gardant cela à l'esprit, Missive affiche tous vos comptes de messagerie, même ceux qui sont privés. Elle prend en charge toutes les configurations de messagerie, ce qui vous permet de gérer la boîte de réception de votre équipe ainsi que vos comptes Facebook, SMS et Twitter à partir d'un seul endroit.
Prix
$14 par utilisateur et par mois.
Pourquoi cet outil nous plaît-il ?
- Réduisez la confusion causée par le tri des courriels en attribuant les discussions aux équipes appropriées en fonction de leur sujet.
- Les commentaires par courrier électronique permettent aux équipes d'assistance d'interagir de manière transparente.
Les choses que nous n'aimons pas :
- Il n'y a pas de fonction de citation/réponse dans le chat.
- Sur le chat, il n'y a pas de coche de lecture de message.
Meilleures pratiques pour la boîte de réception partagée
Vous trouverez ci-dessous quelques bonnes pratiques en matière de boîte de réception partagée pour vous aider à mieux exécuter les choses.
- Créer des systèmes de responsabilité afin que chaque membre soit tenu pour responsable.
- Définissez les responsabilités des membres de votre équipe afin d'éviter toute confusion dans le traitement des courriels.
- Enregistrer les processus et les réponses en dehors de la boîte aux lettres.
- Créez des dossiers ou des étiquettes pour votre boîte aux lettres afin de mieux l'organiser.
- Créez des limites d'accès pour renforcer la sécurité.
- Établir des lignes directrices en matière de temps de réponse pour permettre une communication en temps utile.
- Passez régulièrement en revue et archivez les anciens courriels afin de vous assurer que votre boîte de réception commune ne soit pas encombrée.
Conclusion
Les outils de boîte de réception partagée permettent aux équipes d'interagir et de gérer des boîtes de réception partagées et éliminent la distribution manuelle du travail. Vous n'avez plus à craindre de perdre des informations essentielles dans des silos ou de rater un courriel d'un client. Vos processus redondants, tels que l'attribution des courriels, peuvent être automatisé Il n'y a donc plus d'inquiétude à avoir quant à la duplication. Alors que le marché regorge d'options, concentrez-vous sur les besoins de votre entreprise et choisissez l'outil qui vous convient le mieux.