La gestion efficace d'une boîte de réception partagée est essentielle dans l'environnement de travail collaboratif d'aujourd'hui. Que vous fassiez partie d'une équipe travaillant sur des demandes de renseignements de clients, des demandes d'assistance ou des communications générales, trouver la meilleure façon de naviguer dans le labyrinthe d'une boîte de réception partagée peut avoir un impact significatif sur la productivité et la satisfaction des clients. Dans ce blog, nous verrons comment gérer une boîte de réception partagée pour rationaliser les opérationsVous pouvez ainsi rester organisé.
Commençons donc.
Comprendre le fonctionnement des boîtes de réception partagées
Avec le courrier électronique standard, le courrier électronique de groupe implique que tous les membres d'une liste de diffusion ou d'un alias partagé reçoivent une copie distincte de chaque courrier électronique. Une personne peut répondre à un courriel ; personne d'autre ne le verra tant qu'elle n'aura pas cliqué sur Répondre à tous. Si quelqu'un supprime un courriel, la copie de chaque autre personne reste dans sa boîte aux lettres.
Avec un boîte de réception partagéeDans le cas de la messagerie électronique, le fonctionnement est légèrement différent, car tout le monde consulte un seul fil de courrier électronique. Lorsqu'une personne répond, cette réponse est visible par toutes les personnes ayant accès à la boîte aux lettres, et lorsque quelqu'un archive un courriel, il le supprime de la boîte de réception de tout le monde.
La meilleure façon de gérer une boîte de réception partagée - Essayez Trengo
Considérez la boîte de réception de votre équipe comme la force de votre entreprise. Toutes les idées, la communication, la coopération et le travail de l'équipe sont organisés et orientés vers la croissance de l'entreprise. Cependant, la gestion d'une boîte de réception partagée avec une équipe peut être plus facile pour un manager s'il dispose de l'outil adéquat.
Trengo, une solution de gestion des boîtes de réception des équipes, vient à la rescousse dans ce scénario. Trengo simplifie la communication en consolidant tous vos canaux de communication en une seule perspective. Vous pouvez l'utiliser pour automatiser les discussions et les flux de travail, connecter votre outil préféré et interagir plus efficacement avec les autres membres de l'équipe. Il n'a jamais été aussi facile de communiquer.
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Les avantages d'une bonne gestion de la boîte aux lettres électronique partagée
Outre l'élimination des difficultés et de la confusion qu'elle peut engendrer pour les personnes âgées, l'Union européenne a également mis en place un système d'information sur la santé. soutien à la clientèle il y a d'autres façons de gérer correctement une boîte de réception partagée qui peuvent faire des merveilles pour l'équipe. Alors que certains pourraient croire que cela n'est bon que pour l'organisation, une boîte de réception encombrée peut parfois causer des problèmes plus importants.
Gain de temps
L'une des principales pertes liées à la gestion de la communication par courrier électronique sans logiciel de gestion des boîtes de réception partagées est le temps.
Lorsque vous ne pouvez pas assigner d'e-mails ou vérifier le statut de la demande d'un client directement à partir du ticket, vous devez perdre du temps à transférer des e-mails et à contacter des collègues sur Slack pour obtenir des informations sur l'état d'avancement : "Tu t'occupes de ça ou je dois le faire ?" Une boîte de réception partagée élimine les doutes lorsque tout est affiché au grand jour.
Satisfaction du client
Une mauvaise gestion d'une boîte de réception partagée se traduit par une faible satisfaction des clients. Lorsque plusieurs personnes travaillent à partir de la même boîte de réception, il est fréquent que les courriels entrants soient marqués comme lus mais ne fassent l'objet d'aucune action, ce qui fait que les courriels passent à travers les mailles du filet et que les utilisateurs ne reçoivent pas de réponse.
Par ailleurs, deux membres du personnel peuvent répondre au même courriel avec des connaissances différentes, ce qui laisse les clients insatisfaits. Comprendre comment gérer correctement la boîte de réception partagée permet d'éviter la confusion et les conflits. s'assurer que les clients reçoivent le meilleur service.
Apaiser les inquiétudes en matière de sécurité
Tout le monde sait qu'il ne faut pas partager les mots de passe, alors pourquoi se sent-on à l'aise de partager le mot de passe de sa boîte de réception principale avec toute une équipe d'agents d'assistance ? Je ne dis pas que vous ne pouvez pas communiquer ces données importantes à vos agents, mais que se passe-t-il si l'un d'entre eux est piraté ? Ou si quelqu'un écrit par erreur à un client et que vous ne savez pas de qui il s'agit ?
Lorsque l'on travaille à partir d'une boîte aux lettres unique, la sécurité est une préoccupation majeure. La gestion d'une boîte aux lettres électronique partagée permet à chaque utilisateur de disposer de son propre identifiant, ce qui peut contribuer à ralentir ou à prévenir les attaques et le vol de données personnelles.
Comment gérer une boîte de réception partagée - Conseils
Un flux de travail mal organisé entraîne un mauvais service, ce qui peut être un cauchemar pour une entreprise. En apprenant à gérer les boîtes de réception partagées, on peut s'assurer que chaque interlocuteur bénéficie du même niveau de satisfaction. Lorsqu'il s'agit de service clientèleLa régularité et la continuité sont les deux éléments qui permettent de fidéliser les clients et de répondre à leurs attentes.
Voici quelques conseils pour gérer efficacement les boîtes de réception partagées.
Promouvoir la responsabilité
La responsabilité peut être ajoutée au mélange de diverses manières, par exemple :
- Envoyer des courriels spécifiques dans un dossier lié à chaque membre du personnel.
- Pour éviter les conflits, demandez aux membres de l'équipe de travailler dans plusieurs fuseaux horaires.
La gestion d'une boîte de réception partagée au sein d'une équipe nécessite un important travail d'équipe. Ainsi, quel que soit le niveau de connaissances des membres de votre équipe, les nouvelles procédures nécessiteront toujours un nouvel apprentissage. Veillez donc à promouvoir l'obligation de rendre compte et à faire respecter les responsabilités.
Fixer des limites d'accès
La sécurité est toujours une priorité lorsqu'il s'agit de conserver les données des clients. Vous devez prendre des mesures supplémentaires pour protéger les données de vos clients et les connaissances de votre entreprise dans le cadre d'une boîte aux lettres partagée. Pour ce faire, vous devez changer régulièrement les mots de passe et veiller à ce que chaque membre de l'équipe respecte les meilleures pratiques en vigueur :
- Évitez de vous connecter en utilisant des réseaux Wi-Fi non protégés.
- Empêcher la pratique consistant à mettre les mots de passe sur des notes autocollantes.
- N'utilisez jamais une boîte aux lettres partagée pour des courriels privés.
Automatiser les réponses
Utilisez des outils d'automatisation des e-mails comme Trengo pour créer des réponses prédéfinies, catégoriser les messages et les assigner aux bons membres de l'équipe. Cela permet de garantir des résolutions plus rapides et un flux de travail efficace.
Balisage
Si vous mettez en place un système d'étiquetage pour classer les courriels par priorité ou par type, il sera plus facile pour votre équipe de localiser et de hiérarchiser les messages dans la boîte de réception partagée. Cela peut accélérer les processus et l'équipe n'a pas besoin de passer des heures à localiser la cause du problème. Trengo peut vous aider à rester au top de l'organisation et de la séparation des situations qui nécessitent une action rapide.
Prévoir des contrôles réguliers
La mise en place de rappels est une méthode intelligente pour ne pas perdre de vue ses activités et gagner du temps. Le même concept s'applique à l'organisation de réunions régulières avec les membres de l'équipe pour vérifier que les tâches et les projets avancent comme il se doit. Il peut s'agir simplement d'un courriel hebdomadaire demandant un retour d'information sur les tâches des membres de l'équipe afin de s'assurer qu'ils respectent les délais. Si un membre de l'équipe rencontre des difficultés liées à son travail, vous pouvez rapidement coopérer avec le reste de l'équipe pour trouver une solution.
Conclusion
Comprendre comment gérer une boîte de réception partagée peut être la bonne solution pour permettre à tous les membres de l'équipe de travailler ensemble lorsqu'ils répondent à des courriels et gèrent des alias de courriels partagés. Cela peut contribuer à l'efficacité du flux de travail et permettre aux organisations de tous les canaux de garantir une efficacité à long terme.
