Las bandejas de entrada compartidas se han puesto de moda porque han cambiado las reglas del juego de la comunicación y la colaboración en equipo, eliminando la duplicación de tareas y ahorrando mucho tiempo. Hoy vamos a ofrecerte una lista de algunas de las mejores herramientas de bandeja de entrada compartida para empresas que seguro que te quitan un peso de encima.
¿Qué es exactamente el software de bandeja de entrada compartida?
Una compartida bandeja de entrada es una bandeja de entrada de correo electrónico a la que pueden acceder numerosos usuarios, empleando un alias de correo electrónico como @support o @info. Normalmente, estas bandejas de entrada son administradas por un equipo y no por una sola persona. Por ejemplo, el personal de atención al cliente tendrá acceso a soporte y será responsable de responder a esos correos lo antes posible. Del mismo modo, el departamento de ventas se ocupará de su bandeja de entrada.
¿Para qué sirve una herramienta de bandeja de entrada compartida?
A medida que aumenta la cantidad de correos electrónicos en la bandeja de entrada compartida, las cosas se vuelven más complejas. Determinar quién debe trabajar en cada correo electrónico se convierte en un reto mucho mayor. Varias personas pueden acabar ocupándose del mismo correo en varias ocasiones. ¿No es esa la forma más desorganizada de trabajar? Además, resulta difícil comunicar a todo el equipo que un correo electrónico requiere atención inmediata. Esto se debe a la dificultad de mantener a los miembros del equipo en la misma página.
Además, la visibilidad también se resiente. Por ejemplo, si un miembro recibe un correo electrónico y responde inmediatamente, y luego otro miembro responde al mismo correo, todo el flujo de trabajo se viene abajo. Las bandejas de entrada compartidas también dan lugar a una propiedad distribuida. Cuando muchas personas se encargan del mismo trabajo, se sienten menos responsables de él. ¿Qué puede salir mal? Cuando llega un correo electrónico, todo el mundo asume que "otra persona" está trabajando en él, y se queda sin respuesta.
Y por eso los equipos necesitan el mejor software de bandeja de entrada compartida: cada correo electrónico se asigna a una persona, cada miembro del equipo está al tanto de lo que ocurre con los correos electrónicos, y así todo va sobre ruedas.
Ventajas de utilizar el mejor software de bandeja de entrada compartida
Un buzón compartido tiene varias ventajas, siendo la más evidente el aumento de la colaboración y la distribución de la carga de trabajo.
Por varias razones, lo mejor sería utilizar la mejor aplicación de bandeja de entrada compartida para gestionar los correos electrónicos compartidos en su empresa. He aquí algunos ejemplos:
- Mantenga el control sobre quién responde a qué desde la cuenta de correo electrónico centralizada.
- Deja de responder dos veces al mismo correo. Esto es habitual en las listas de distribución que envían correos electrónicos a muchas cuentas.
- Cumplir las normas de seguridad adecuadas. Compartir contraseñas podría ser una mejor práctica de seguridad.
- Mejora la comunicación del equipo proporcionando información sobre la solicitud y la respuesta de cada cliente. La mayoría de las herramientas que veremos más adelante también te permiten a ti y a tus compañeros de trabajo hablar directamente en la aplicación, lo que te ahorra tiempo y mantiene todo en contexto.
Las mejores herramientas de bandeja de entrada compartida Características
Las siguientes son algunas de las funciones específicas que las mejores aplicaciones de bandeja de entrada de correo electrónico compartido deben incluir para garantizar que su inversión le aporte resultados :
- Gestión del correo electrónico de grupo: Un software de bandeja de entrada compartida tiene una función que te permite gestionar direcciones de correo electrónico como @support y @info. Disponer de un enlace a todas las bandejas de entrada compartidas en un solo lugar, sin necesidad de registrarse en diferentes cuentas o cambiar de pantalla, ayuda a su equipo a responder con mayor rapidez y evita que los correos electrónicos se pierdan. Además, la asignación de nuevos correos electrónicos a agentes individuales informa a cada persona de sus responsabilidades, lo que reduce las respuestas repetidas y los correos electrónicos abandonados.
- Detección de colisiones: La colisión es ese momento incómodo en el que te das cuenta de que dos miembros del equipo han respondido dos veces al mismo cliente y le han ofrecido información contradictoria. Puede evitar este problema asignando los tickets entrantes a los agentes mediante una servicio de atención al cliente colaborativo correo electrónico. Los tickets se pueden asignar mediante reglas de enrutamiento o haciendo que los agentes se pongan manualmente a preguntas al principio de la cola de tickets para minimizar los malentendidos.
- Correos electrónicos automatizados: La mayoría de los sistemas de bandeja de entrada compartida admiten macros y respuestas preestablecidas. Pueden ayudar a su personal a producir respuestas más rápidas, especialmente para las preocupaciones simples de los clientes, para que puedan concentrarse en mantener contentos a sus clientes. Las respuestas predefinidas pueden mejorar la uniformidad y precisión de su equipo al utilizar respuestas probadas de su buzón compartido.
- Debates internos: El uso de notas internas para integrar información crucial en cada correo electrónico ahorra tiempo y es necesario si desea proporcione respuestas personalizadas a sus clientes. Su personal tendrá acceso a toda la información necesaria, lo que agilizará todo el proceso. Por eso, la mayoría de las tecnologías de bandeja de entrada compartida permiten comunicarse con los compañeros de equipo mediante comentarios internos en el correo electrónico original, en lugar de reenviarlo o responder a todos.
- Analítica: Aunque no todas las herramientas de bandeja de entrada compartida del mercado ofrecen análisis, se trata de una función útil. Supervisar las respuestas y el rendimiento del correo electrónico puede ayudarle a mantener el rumbo, decidir si necesita ayuda adicional y determinar qué áreas debe mejorar para cumplir su objetivo final de satisfacer a los consumidores.
Mejores herramientas de bandeja de entrada compartida
Vayamos al grano y te traemos nuestra lista de las mejores aplicaciones de bandeja de entrada compartida que pueden cambiar las reglas del juego para tu equipo y tu empresa.
Trengo
El CRM de Trengo conforma uno de los líderes del mercado Aplicaciones CRM. Al registrarse en este CRM gratuito, tendrá acceso a la función de discusiones, que incluye la oportunidad de vincular las identidades de correo electrónico de su equipo a un buzón común. Al conectar sus identidades de correo electrónico a la bandeja de entrada compartida, puede reunir a sus equipos de ventas, marketing y atención al cliente en un solo lugar para observar, gestionar y responder a todas las interacciones.
Tener a mano todos los datos necesarios es esencial para ofrecer un excelente servicio al cliente. Como el correo electrónico del equipo está integrado en CRM gratuito de TrengoSu equipo tendrá acceso instantáneo a la información de contacto y podrá diseñar respuestas eficaces y personalizadas.
Trengo también incluye herramientas de productividad gratuitas que le permiten proporcionar rápidamente a sus clientes la información que desean utilizando modelos, respuestas con guión y documentos, todo ello sin salir de su correo electrónico. Mira la imagen de abajo para ver esa función. Reserve hoy mismo una demostración y comience su viaje!
Precio
A partir de $19 por usuario/mes.
¿Por qué nos gusta esta herramienta?
- Todos los alias de correo electrónico se combinan en una bandeja de entrada colaborativa para facilitar la comunicación.
- Plantillas de respuesta rápida.
- Se combina con HubSpot CRM, lo que permite ver los datos de cada cliente y las interacciones anteriores antes de responder.
Lo que no nos gusta
- Puede resultar difícil examinar el historial de los tickets cerrados que son reabiertos por un consumidor.
Servicio de ayuda de ProProfs
ProProfs Help Desk proporciona una aplicación de bandeja de entrada compartida con numerosas funciones para ayudar a su equipo a gestionar numerosas bandejas de entrada de equipo (@support, @sales, @info, etc.) en una sola ubicación. Gracias a las herramientas de colaboración, como el reconocimiento de colisiones, las notas internas y la gestión de tickets entre padres e hijos, todos los miembros de su equipo pueden colaborar estrechamente y de forma sincronizada sin pisarse los unos a los otros. Además del correo electrónico, puede hacer un seguimiento de los mensajes de los clientes a través de chat en directo, chatbotsformularios en línea y otros métodos.
Precio
A partir de $30 al mes.
Por qué nos gusta esta herramienta
- Utilice el mecanismo de distribución Round-robin para distribuir automáticamente los correos electrónicos que llegan a los miembros del equipo.
- Cree chatbots eficaces para su sitio web con el fin de agilizar la atención al clienteGeneración de clientes potenciales, ventas y otras operaciones.
- Métricas como el tiempo de respuesta inicial, el tiempo de resolución de tickets, la puntuación global de satisfacción del cliente (CSAT), etc., pueden ayudarle a obtener una visión cercana de su funcionamiento.
Lo que no nos gusta
- Lleva mucho tiempo visitar de forma independiente sus cuentas en las redes sociales para verificar las peticiones o quejas de los consumidores.
Helpmonks
Helpmonks es otro eficaz software de buzón compartido que puedes poner en un servidor propio sin dejar de tener acceso a funciones básicas como notas internas, asignación de correos, etiquetado automático y respuestas automáticas. El software tiene funciones de almacenamiento de datos que convierten tu buzón compartido en un CRM con todas las funciones. Es una solución de bajo coste y una de las pocas aplicaciones sin restricción de usuarios en su plan básico, lo que la convierte en una apuesta segura para empresas de todos los tamaños.
Precio
A partir de $29 por buzón cada mes.
¿Por qué nos gusta esta herramienta?
- Automatizado Los activadores clasifican, categorizan y asignan los debates a varios equipos en función de su contenido para organizar los correos electrónicos y minimizar el desorden de las bandejas de entrada compartidas.
- Varios representantes pueden trabajar en la bandeja de entrada al mismo tiempo, y la prevención de colisiones integrada evita que trabajen en correos duplicados.
Lo que no nos gusta
- Los principales defectos de Helpmonk están relacionados con la velocidad, la fiabilidad y los errores, al menos en la plataforma SaaS.
Kayako
Kayako está repleto de funciones y su tecnología se ocupa principalmente de unificar las interacciones de sus clientes a través del correo electrónico, Facebook, Twitter y los canales de chat en directo, manteniendo todas las conversaciones organizadas y accesibles. Kayako también proporciona información sobre la satisfacción del cliente y el tiempo de respuesta.
Precio
El paquete Classic On-Premise comienza en $59/usuario al mes. Hay disponibles precios personalizados para la solución en la nube Kayako.
¿Por qué nos gusta esta herramienta?
- Para una atención al cliente fluida, combine todas las comunicaciones con los clientes desde varios medios sociales en una única bandeja de entrada colaborativa.
- Colabore en la conversación entre bastidores para preguntar por las preocupaciones y asegurarse de que los consumidores obtienen los datos más valiosos.
- Asigne inmediatamente los correos electrónicos en función de su contenido.
Lo que no nos gusta
- Las interacciones con el servicio de atención al cliente de Kayako han resultado difíciles. El propio sistema puede presentar fallos intermitentes difíciles de detectar.
ClientFlow
ClientFlow funciona de forma similar a un cliente de correo electrónico, pero ofrece un nivel adicional de gestión de proyectos destinado a ayudar a los equipos de atención al cliente. Su diseño de fácil manejo hace que la gestión de las interacciones con los clientes, la aprobación y el seguimiento de la duración sean coser y cantar.
Precio
A partir de $19,00/mes
¿Por qué nos gusta esta herramienta?
- Asigne debates a equipos específicos en función de su experiencia para que puedan conectarse y ver al instante los mensajes de correo electrónico más relevantes para ellos.
Lo que no nos gusta
- A veces se tarda demasiado en responder a las consultas.
Frente
Front, una popular bandeja de entrada compartida, se centra en ahorrar tiempo permitiéndole gestionar todas sus cuentas en un solo lugar. Puedes responder a correos electrónicos, SMS, Facebook, Twitter y chats en tiempo real a través de la aplicación, lo que proporciona a los consumidores un servicio superior independientemente de dónde se pongan en contacto contigo. Otra función útil es la posibilidad de colaborar en la edición de correos electrónicos, similar a Google Docs. Esto fomenta el trabajo en equipo y evita respuestas redundantes.
Precio
A partir de $59 por plaza y mes.
¿Por qué nos gusta esta herramienta?
- Al etiquetar a otras personas en comentarios de correo electrónico, puedes colaborar fácilmente para hacer preguntas aclaratorias u obtener contexto.
- Se combina con su CRM favorito y muchas aplicaciones empresariales para aumentar la flexibilidad de los procesos.
Lo que no nos gusta
- El plugin es un poco desconcertante. Debido a la función de arriba hacia abajo y la falta de una línea de color distinta, podría ser difícil distinguir entre pedidos y suscripciones.
DragApp
DragApp es una herramienta de colaboración en línea que afirma ofrecer "todo lo que los equipos necesitan para hacer su trabajo". El software consta de tres componentes principales: un correo electrónico compartido para el trabajo en equipo, un software de gestión de tareas para el flujo de trabajo y un chat interno de equipo para la comunicación. El objetivo es cerrar la brecha entre el correo electrónico y las tareas y, al mismo tiempo ofrecer un excelente servicio al cliente. El registro de tareas, las asignaciones y notas de correo, los borradores compartidos, la detección de colisiones y los procesos automatizados están incluidos en la bandeja de entrada compartida.
Precio
$5 por usuario y mes.
¿Por qué nos gusta esta herramienta?
- Se pueden crear columnas en la bandeja de entrada de Gmail utilizando tableros de estilo de gestión de proyectos para dividir los correos electrónicos por contenido.
- El personal de apoyo puede ver su carga de trabajo y localizar fácilmente los debates que le corresponden.
Lo que no nos gusta
- Atención al cliente poco profesional.
Ayuda
Helprace es un sistema de tickets que también incluye un buzón de correo compartido. Podrás enrutar tickets automáticamente dependiendo del grupo de usuarios del remitente, la organización u otros factores, además de capacidades básicas como notas internas o etiquetas. Helprace también te permite personalizar tus respuestas para que aparezcan ante tus clientes como correos electrónicos. Si prefieres algo diferente, puedes utilizar el editor visual para construir tu diseño.
Precio
$9 por usuario y mes.
¿Por qué nos gusta esta herramienta?
- Crea cuatro canales dentro de tu bandeja de entrada compartida (preguntas, sugerencias, problemas y cumplidos).
- Los equipos de asistencia pueden determinar rápidamente el tipo de acción necesaria y obtener los recursos que precisan antes de responder.
Lo que no nos gusta
- A los usuarios no les gusta tener que suscribirse a varias secciones del servicio para disponer de un software completo con el que atender a sus clientes.
Hiver
Hiver, un complemento de Chrome, puede ser una excelente alternativa para tu equipo si utilizas Gmail como cliente de correo electrónico. Hiver te permite gestionar y comunicarte en bandejas de entrada compartidas directamente desde tu bandeja de entrada de Gmail, lo que resulta en una curva de aprendizaje mínima porque conservas tu experiencia de bandeja de entrada original. También incluye funciones estándar de bandeja de entrada compartida, como automatización, etiquetado, diálogos internos y entrega de correo electrónico.
Precio
A partir de $15 por usuario y mes.
¿Por qué nos gusta esta herramienta?
- Asigne eficazmente los trabajos y siga el progreso de los correos electrónicos para garantizar que los consumidores reciben la asistencia que desean a tiempo.
- Para flujos de trabajo fluidos, comenta, interactúa e intercambia notas con los equipos sin salir de la aplicación.
Lo que no nos gusta
- No poder designar alertas como no leídas.
Helpwise
Helpwise es otra magnífica aplicación de bandeja de entrada compartida que puede aumentar la productividad de tu equipo y agilizar los flujos de trabajo. Permite a los usuarios trabajar en un buzón compartido, haciendo hincapié en las cuentas compartidas como SMS, redes sociales y chat en directo.
Precio
Una cuenta compartida es gratuita. Los planes más caros empiezan en $15 al mes.
¿Por qué nos gusta esta herramienta?
- Hay otras funciones como asignar una persona a una conversación, etiquetar y comunicarte con tus compañeros de trabajo.
- Recomendado para equipos que buscan una plataforma sencilla para gestionar la mensajería en las redes sociales.
Lo que no nos gusta
- No hay horarios de entrada y salida, y los correos electrónicos no se ordenan del más antiguo al más reciente.
Misiva
Missive es más un cliente de correo electrónico completo que un servicio de bandeja de entrada compartida. Según la ideología de la empresa, "el aspecto principal de la app tiene que ser tan excelente que los consumidores quieran consumir en ella todas sus cuentas de correo". Teniendo esto en cuenta, Missive muestra todas tus cuentas de correo electrónico, incluso las privadas. Es compatible con todas las configuraciones de correo electrónico, lo que te permite gestionar la bandeja de entrada de tu equipo y tus cuentas de Facebook, SMS y Twitter desde un único lugar.
Precio
$14 por usuario y mes.
¿Por qué nos gusta esta herramienta?
- Reduzca la confusión causada por la clasificación del correo electrónico asignando los debates a los equipos adecuados en función de su tema.
- Los comentarios por correo electrónico permiten a los equipos de asistencia interactuar sin problemas.
Cosas que no nos gustan:
- No hay función de cita/respuesta en el chat.
- En el chat, no hay ticks de lectura de mensajes.
Buenas prácticas para la bandeja de entrada compartida
A continuación se indican algunas buenas prácticas de bandeja de entrada compartida que le ayudarán a ejecutar mejor las cosas.
- Crear sistemas de rendición de cuentas para que todos los miembros sean responsables.
- Defina las responsabilidades de los miembros de su equipo para evitar confusiones en la gestión de los correos electrónicos.
- Registrar procesos y respuestas fuera del buzón.
- Haz carpetas o etiquetas para tu buzón para organizarte mejor.
- Cree límites en torno al acceso para mejorar la seguridad.
- Establecer directrices sobre el tiempo de respuesta para permitir una comunicación oportuna.
- Revisa y archiva periódicamente los correos electrónicos antiguos para asegurarte de que la bandeja de entrada compartida permanece despejada.
Conclusión
Las herramientas de bandeja de entrada compartida permiten a los equipos interactuar y gestionar bandejas de entrada compartidas y eliminan la distribución manual del trabajo. Ya no tiene que preocuparse por perder información crítica en silos o por perder un correo electrónico de un cliente. Sus procesos redundantes, como la asignación de correos electrónicos, se pueden automatizado para que no tenga que preocuparse por las duplicaciones. Aunque el mercado rebosa de opciones, céntrese en las necesidades de su empresa y elija la mejor herramienta para usted.