Gestionar eficazmente una bandeja de entrada compartida es fundamental en el entorno de trabajo colaborativo actual. Tanto si formas parte de un equipo que trabaja con consultas de clientes, solicitudes de asistencia o comunicación general, encontrar la mejor forma de navegar por un laberinto de bandejas de entrada compartidas puede afectar significativamente a la productividad y a la satisfacción del cliente. En este blog, exploraremos cómo gestionar una bandeja de entrada compartida para agilizar las operacionespara que puedas mantenerte organizado.
Así que, empecemos.
Cómo funcionan las bandejas de entrada compartidas
Con el correo electrónico estándar, el correo electrónico de grupo implica que todas las personas de una lista de correo o de un alias compartido reciben una copia separada de cada correo electrónico. Una persona puede responder a un correo; nadie más lo verá hasta que haga clic en Responder a todos. Si alguien elimina un correo, la copia de todos los demás permanece en su buzón.
Con un buzón compartidoLas operaciones de correo electrónico funcionan de forma ligeramente diferente porque todo el mundo está viendo un único hilo de correo electrónico. Cuando un individuo responde, es visible para todas las personas con acceso al buzón y cuando alguien archiva un correo electrónico, lo elimina de la bandeja de entrada de todos.
la mejor forma de gestionar la bandeja de entrada compartida - Prueba Trengo
Considere que el buzón de entrada de su equipo es la fuerza de su empresa. Todas las ideas, la comunicación, la cooperación y el trabajo del equipo están organizados y orientados hacia el crecimiento de la empresa. Sin embargo, gestionar una bandeja de entrada compartida con un equipo puede ser más fácil para un gestor que disponga de la herramienta adecuada.
Trengo, una solución de gestión de bandejas de entrada de equipos, viene al rescate en este escenario. Trengo simplifica la comunicación consolidando todos sus canales de comunicación en una única perspectiva. Puede utilizarlo para automatizar discusiones y flujos de trabajo, conectar su herramienta favorita e interactuar más eficazmente con otros miembros del equipo. Nunca ha sido tan fácil comunicarse.
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Ventajas de gestionar correctamente el buzón de correo electrónico compartido
Además de eliminar la dificultad y confusión que puede causar para atención al cliente empleados, hay otras formas en las que gestionar correctamente una bandeja de entrada compartida puede hacer maravillas para el equipo. Aunque algunos puedan creer que solo es bueno para la organización, una bandeja de entrada desordenada a veces puede causar problemas más importantes.
Ahorra tiempo
Una de las mayores pérdidas cuando se gestiona la comunicación por correo electrónico sin un software de gestión de bandejas de entrada compartidas es el tiempo.
Cuando no puedes asignar correos electrónicos o comprobar el estado de la consulta de un cliente directamente desde el ticket, tienes que perder tiempo transfiriendo correos electrónicos y poniéndote en contacto con compañeros de trabajo en Slack para que te actualicen el progreso: "¿Te ocupas tú de esto o lo hago yo?". Una bandeja de entrada compartida elimina las dudas cuando todo está al descubierto.
satisfacción del cliente
Gestionar mal una bandeja de entrada compartida provoca una baja satisfacción de los clientes. Cuando muchas personas trabajan desde la misma bandeja de entrada, es habitual que los correos entrantes se etiqueten como leídos pero no se actúe en consecuencia, lo que provoca que los correos se queden en el tintero y que los usuarios no reciban respuesta.
Otra posibilidad es que dos miembros del personal respondan al mismo correo electrónico con conocimientos diferentes, lo que deja insatisfechos a los clientes. Entender cómo gestionar correctamente la bandeja de entrada compartida puede evitar confusiones y... garantizar que los clientes reciban el mejor servicio.
Preocuparse por la seguridad
Todo el mundo sabe que no hay que compartir contraseñas, así que ¿por qué nos sentimos cómodos compartiendo la contraseña de nuestra bandeja de entrada principal con toda una plantilla de agentes de soporte? No quiere decir que no pueda dar estos importantes datos a sus agentes, pero ¿qué ocurre cuando uno de ellos es pirateado? ¿O qué pasa si alguien escribe erróneamente a un cliente y usted no está seguro de quién es?
Cuando se trabaja desde un único buzón, la seguridad es una de las principales preocupaciones. Gestionar el buzón de correo electrónico compartido puede proporcionar a cada usuario su nombre de usuario, lo que puede ayudar a ralentizar o prevenir ataques y el robo de datos personales.
cómo gestionar una bandeja de entrada compartida - Consejos
Un flujo de trabajo desorganizado conduce a un mal servicio y eso puede ser una pesadilla para una empresa. Aprender a gestionar las bandejas de entrada compartidas puede garantizar que cada encuentro tenga el mismo nivel de satisfacción del cliente. Cuando se trata de atención al clienteEn cualquier caso, tenga en cuenta que la regularidad y la continuidad son los dos elementos para mantener a los clientes y satisfacer sus expectativas.
Aquí tienes algunos consejos para gestionar eficazmente las bandejas de entrada compartidas.
Promover la responsabilidad
La rendición de cuentas puede añadirse a la mezcla de varias maneras, por ejemplo:
- Envío de correos electrónicos específicos a una carpeta vinculada a cada miembro del personal.
- Para evitar conflictos, pida a los miembros del equipo que trabajen en varias zonas horarias.
Cuando se gestiona una bandeja de entrada compartida como parte de un equipo, se necesita una gran cantidad de trabajo en equipo. Así que, por muchos conocimientos que tengan los miembros de tu equipo, los nuevos procedimientos siempre requerirán un nuevo aprendizaje. Por lo tanto, asegúrate de promover la rendición de cuentas e imponer la responsabilidad.
Establecer límites de acceso
La seguridad es siempre una cuestión primordial cuando se trata de conservar los datos de los clientes. Debe tomar medidas adicionales para salvaguardar los datos de sus clientes y los conocimientos de la empresa en un entorno de buzón compartido. Para ello, tendrás que cambiar las contraseñas con regularidad y asegurarte de que cada miembro del equipo sigue las mejores prácticas establecidas:
- Evite conectarse utilizando redes Wi-Fi no protegidas.
- Impedir la práctica de poner contraseñas en notas adhesivas.
- Nunca utilices un buzón compartido para correos privados.
Automatizar las respuestas
Utilice herramientas de automatización del correo electrónico como Trengo para crear respuestas predefinidas, clasificar mensajes y asignarlos a los miembros adecuados del equipo. Esto puede garantizar resoluciones más rápidas y un flujo de trabajo eficiente.
Etiquetado
Si implementa un sistema de etiquetado para clasificar los correos electrónicos por prioridad o tipo, puede facilitar al equipo la localización y priorización de mensajes dentro de la bandeja de entrada compartida. Esto puede agilizar los procesos y el equipo no necesita pasar horas solo localizando la causa del problema. Trengo puede ayudarle a estar al tanto de la organización y segregación de situaciones que requieren una actuación rápida.
Planificar controles periódicos
Establecer recordatorios es un método inteligente para mantener el rumbo de las actividades y ahorrar tiempo. El mismo concepto se aplica a la organización de reuniones periódicas con los miembros del equipo para verificar que las tareas y los proyectos avanzan según lo necesario. Esto puede ser tan sencillo como un correo electrónico semanal en el que se recojan comentarios sobre las tareas de los miembros del equipo para asegurarse de que cumplen los plazos. Si un miembro del equipo experimenta dificultades relacionadas con el trabajo, puede cooperar rápidamente con el resto del equipo para encontrar una salida.
Conclusión
Entender cómo gestionar una bandeja de entrada compartida puede ser la solución adecuada para que todos los miembros del equipo trabajen juntos a la hora de responder a los correos electrónicos y gestionar los correos electrónicos con alias compartidos. Esto puede contribuir a la eficiencia del flujo de trabajo y permitir a las organizaciones de todos los canales garantizar la eficacia a largo plazo.
