Die Einrichtung eines gemeinsamen Postfachs ist eine Methode, um den Prozess zu beschleunigen und einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Ein gemeinsamer Posteingang reicht jedoch nicht aus, um die Effizienz zu maximieren. Sie können die Zeit Ihrer Mitarbeiter besser organisieren, die Mitarbeiter auf dem gleichen Stand halten und einen ausgezeichneten Kundensupport bieten, indem Sie die folgenden Best Practices für den gemeinsamen Posteingang befolgen.
Was ist ein gemeinsamer Posteingang für das Marketing?
Ein gemeinsamer Posteingang für das Marketing ist ein kollaboratives E-Mail-Konto oder -System, das es mehreren Teammitgliedern oder Abteilungen innerhalb eines Marketingunternehmens ermöglicht, von einer E-Mail-Adresse aus auf ein- und ausgehende E-Mails zuzugreifen und diese zu verwalten. Dieser gemeinsame Posteingang dient als zentraler Knotenpunkt für die Bearbeitung verschiedener marketingbezogener Mitteilungen, Anfragen und Aufgaben.
Warum die Best Practices für den gemeinsamen E-Mail-Posteingang?
Werfen wir einen kurzen Blick darauf, wie Sie von den bewährten Praktiken für einen gemeinsamen E-Mail-Posteingang profitieren können.
- Verbessern Sie die Effizienz und Zusammenarbeit von Teams.
- Verbessern Sie die Reaktionszeit auf Kundenanfragen.
- Aufrechterhaltung einer konsistenten und qualitativ hochwertigen Kommunikation.
- Optimieren Sie die Priorisierung und Delegation von Aufgaben.
- Gewährleistung von Transparenz und Verantwortlichkeit innerhalb des Teams.
- Optimieren Sie den gesamten Arbeitsablauf und die Produktivität.
Effektive Best Practices für den gemeinsamen Posteingang
Es gibt verschiedene Methoden, um gemeinsame Postfächer für Sie nutzbar zu machen, von der Rechenschaftspflicht bis hin zum Auftrag Automatisierung. Im Folgenden finden Sie unsere bewährten Verfahren für gemeinsam genutzte Postfächer:
Separate Mailbox-Workflows erstellen
Die Anwendung eines klaren Arbeitsablaufs ist der erste Schritt zu einem produktiven und gut gekennzeichneten gemeinsamen Postfach. Das bedeutet, dass Sie sorgfältig beschreiben müssen, was mit einer E-Mail geschieht, die in einem Ihrer gemeinsamen Postfächer eingeht. Es muss nicht kompliziert sein, aber es ist notwendig, den Fluss der E-Mails in Ihrem gemeinsamen Postfach zu dokumentieren.
Vertrauen Trengo
Das beste Tool zur Unterstützung Ihrer gemeinsamen Posteingangspraxis ist Trengo. Es verwendet Google Groups, die E-Mails von verschiedenen Abteilungen erhalten. Sie haben ihren Arbeitsablauf so gestaltet, dass E-Mails, die an alle Gruppen gesendet werden, an einen einzigen Google Mail-Posteingang weitergeleitet werden, ähnlich wie bei Aliasen. Die Emails werden dann durch eine Kombination aus Automatisierung und manueller Sichtung auf die gemeinsam genutzten Arbeitsbereiche von Drag verteilt. Dieser Prozess ist zwar unerlässlich, stellt aber sicher, dass alle Teammitglieder auf der gleichen Seite stehen, wenn es darum geht, was mit den bei dem betreffenden Unternehmen eingegangenen E-Mails geschieht.
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Pflegen Sie ein visuell organisiertes E-Mail-System
Jede Mailbox funktioniert wesentlich besser, wenn sie optisch ansprechend und leicht zu lesen ist. Da die meisten Unternehmen auf E-Mail-basierte Kommunikation angewiesen sind, um zu funktionieren, muss es einen klaren Weg geben, dem man folgen kann. Betrachten Sie die E-Mail-Organisation. Es gibt verschiedene Ansätze; eine Möglichkeit ist zum Beispiel die Verwendung von Google Mail.
Die meisten E-Mail-Programme bieten nützliche Funktionen wie Etiketten, Ordner und Registerkarten. Sie können diese nutzen, um E-Mails zu organisieren, z. B. nach Abteilung, Betreff oder Dringlichkeit. Das Kanban-Konzept für E-Mails ist jedoch ein besser erforschter Ansatz als der von uns vorgeschlagene.
Kanban ist eine Strategie, die von vielen Unternehmen in verschiedenen Sektoren eingesetzt wird, um den Mitarbeitern zu zeigen, wie weit die Dinge gediehen sind, und das nicht ohne Grund: Es steigert die Produktivität. Deshalb bietet Trengo die gleiche Kanban-Ansicht auch für gemeinsame Postfächer.
Den Posteingang zu einer Priorität machen
Das Vertrauen zwischen einem Unternehmen und seinem Kundenstamm ist empfindlich und lässt sich nur schwer wiederherstellen. Die Enttäuschung eines Kunden kann zu einem Rückstau führen, der die Wahrscheinlichkeit eines Fehlers erhöht. Das tägliche Erreichen von "Inbox Zero" ist entscheidend für zeitnahe Antworten und Lösungen. Trotz der Schwierigkeiten zahlt sich die Arbeit in Form einer gemeinsamen Mailbox aus.
Die Warteschlange zur Rechenschaft ziehen
Erstellen Sie Regeln für gemeinsame Postfächer, um die Übersichtlichkeit der Arbeitsabläufe und die Verantwortlichkeit in den gemeinsamen Postfächern eines Teams zu verbessern. Um E-Mails den Teammitgliedern zuzuordnen, verwenden Sie Zeitzonen oder Ordner. Stellen Sie sicher, dass jeder Kunde die erforderliche Unterstützung erhält, und weisen Sie neue Mitarbeiter angemessen ein. Stimmen Sie sich gut ab und stellen Sie sicher, dass neue Prozesse, unabhängig von der Erfahrung im Supportkontext, eine erneute Schulung erfordern.
Schnellere und einheitlichere Antworten ermöglichen
Machen wir uns nichts vor: nicht jedes Teammitglied ist ein guter Schreiber. Und mit einem gemeinsam genutzten Postfach können Sie nicht dafür bezahlen, dass Teammitglieder stundenlang eine perfekte Antwort auf jede Kundenpost verfassen.
In diesem Fall sind vorgefertigte Antworten (auch als E-Mail-Vorlagen bekannt) sehr nützlich. Sie ermöglichen es den Teammitgliedern, auf häufig gestellte Anfragen schnell mit vorgefertigten Antworten die für jeden Kunden leicht angepasst werden können.
Diese Vorlagen verkürzen nicht nur die Antwortzeiten, sondern sorgen auch dafür, dass alle Teammitglieder auf vergleichbare Anfragen auf die gleiche Weise reagieren. Dies ist notwendig, um eine einheitliche Markensprache beizubehalten und ein großartiges Kundenerlebnis zu bieten.
Schlussfolgerung
Ein gemeinsamer Posteingang hilft Teams bei der Entwicklung eines gut organisierten Arbeitsablaufs und verringert den Zeitaufwand für die Suche nach Informationen und die Lösung von Problemen. Die Anwendung von Best Practices für die gemeinsame Nutzung von Postfächern kann daher Ihrem Team helfen, die Produktivität zu steigern und alles besser zu organisieren.