Beste Shared Inbox Tools für Unternehmen 2023

Gemeinsame Postfächer sind in aller Munde, denn sie haben die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team verändert, indem sie doppelte Arbeit vermeiden und viel Zeit sparen. Heute stellen wir Ihnen einige der besten Tools für den gemeinsamen Posteingang in Unternehmen vor, die Ihnen mit Sicherheit viel Arbeit abnehmen werden.

Was genau ist Shared Inbox Software?

Eine gemeinsame Posteingang ist ein E-Mail-Posteingang, auf den mehrere Benutzer zugreifen können, die einen E-Mail-Alias wie @support oder @info verwenden. In der Regel werden diese Postfächer von einem Team und nicht von einer einzelnen Person verwaltet. So haben beispielsweise die Mitarbeiter des Kundensupports Zugriff auf den Support und sind dafür verantwortlich, diese E-Mails so schnell wie möglich zu beantworten. In ähnlicher Weise kümmert sich die Vertriebsabteilung um ihren Posteingang.

Wozu ist ein gemeinsamer Posteingang gut?

Je mehr E-Mails sich im gemeinsamen Posteingang befinden, desto komplexer werden die Dinge. Die Bestimmung, wer welche E-Mail zu bearbeiten hat, wird viel schwieriger. Es kann vorkommen, dass mehrere Personen mehrmals dieselbe E-Mail bearbeiten. Ist das nicht die unorganisierteste Art des Arbeitens? Außerdem wird es schwierig, dem gesamten Team mitzuteilen, dass eine E-Mail sofort bearbeitet werden muss. Das liegt daran, dass es schwierig ist, die Teammitglieder auf dem gleichen Stand zu halten.

Außerdem leidet auch die Sichtbarkeit. Wenn z. B. ein Mitglied eine E-Mail erhält und sofort antwortet und dann ein anderes Mitglied auf dieselbe E-Mail antwortet, ist der gesamte Arbeitsablauf durcheinander geraten. Gemeinsame Posteingänge führen auch zu einer verteilten Zuständigkeit. Wenn mehrere Personen für dieselbe Arbeit zuständig sind, fühlen sie sich weniger verantwortlich. Was kann da schon schief gehen? Wenn eine E-Mail eintrifft, nimmt jeder an, dass "jemand anderes" daran arbeitet, und sie bleibt unbeantwortet.

Aus diesem Grund benötigen Teams die beste Software für den gemeinsamen Posteingang: Jede E-Mail wird einer Person zugewiesen, jedes Teammitglied weiß, was mit den E-Mails geschieht, und so läuft alles reibungslos ab.

Vorteile der Verwendung einer Best Shared Inbox Software

Ein gemeinsam genutztes Postfach hat mehrere Vorteile, von denen der offensichtlichste die verstärkte Zusammenarbeit und die verteilte Arbeitsbelastung ist.

Aus mehreren Gründen wäre es am besten, die beste App für den gemeinsamen Posteingang zu verwenden, um gemeinsame E-Mails in Ihrem Unternehmen zu verwalten. Hier sind ein paar Beispiele:

• Behalten Sie die Kontrolle darüber, wer von einem zentralen E-Mail-Konto aus auf was antwortet.
• Antworten Sie nicht zweimal auf dieselbe E-Mail. Dies ist häufig bei Verteilerlisten der Fall, die E-Mails an viele Konten weiterleiten.
• Halten Sie sich an geeignete Sicherheitsstandards. Die gemeinsame Nutzung von Passwörtern könnte eine bessere Sicherheitspraxis sein.
• Verbessern Sie die Kommunikation im Team, indem Sie Informationen über die Anfrage und die Antwort eines jeden Kunden bereitstellen. Die meisten der Tools, die wir uns später ansehen werden, ermöglichen es Ihnen und Ihren Mitarbeitern, sich direkt in der App zu unterhalten, was Ihnen Zeit spart und alles im Zusammenhang hält.

best Shared Inbox tools Merkmale

Im Folgenden sind einige der spezifischen Funktionen aufgeführt, die die besten gemeinsamen E-Mail-Posteingangsanwendungen enthalten müssen, um sicherzustellen, dass Ihre Investition zu Ergebnissen führt:

• Verwaltung von Gruppen-E-Mails: Eine Software für den gemeinsamen Posteingang verfügt über eine Funktion, mit der Sie E-Mail-Adressen wie @support und @info verwalten können. Ein Link zu all Ihren gemeinsam genutzten Postfächern an einem Ort, ohne dass Sie sich in verschiedenen Konten anmelden oder zwischen Bildschirmen wechseln müssen, hilft Ihrem Team, schneller zu antworten und verhindert, dass E-Mails durch die Maschen fallen. Darüber hinaus wird durch die Zuweisung neuer E-Mails an einzelne Agenten jede Person über ihre Zuständigkeiten informiert, wodurch wiederholte Antworten und nicht beantwortete E-Mails reduziert werden.

• Kollisionserkennung: Eine Kollision ist der unangenehme Moment, in dem Sie feststellen, dass zwei Teammitglieder zweimal auf denselben Kunden geantwortet und ihm widersprüchliche Informationen gegeben haben. Sie können dieses Problem vermeiden, indem Sie die eingehenden Tickets den Agenten mit Hilfe eines kollaborativer Kundenservice E-Mail. Tickets können durch Routing-Regeln zugewiesen werden oder indem Agenten sich selbst manuell Fragen an den Anfang der Ticketschlange stellen, um Missverständnisse zu minimieren.

• Automatisierte E-Mails: Die meisten gemeinsamen Posteingangssysteme unterstützen Makros und voreingestellte Antworten. Sie können Ihren Mitarbeitern helfen, schneller zu antworten, insbesondere bei einfachen Kundenanliegen, damit sie sich auf die Zufriedenheit Ihrer Kunden konzentrieren können. Vorgefertigte Antworten können die Einheitlichkeit und Genauigkeit Ihres Teams verbessern, indem sie bewährte Antworten aus Ihrem gemeinsamen Posteingang verwenden.

• Interne Erörterungen: Die Verwendung interner Notizen zur Integration wichtiger Informationen in jede E-Mail spart Zeit und ist erforderlich, wenn Sie personalisierte Antworten für Ihre Kunden bereitstellen. Ihre Mitarbeiter haben Zugang zu allen notwendigen Informationen, was den gesamten Prozess rationalisiert. Aus diesem Grund ermöglichen die meisten Technologien für den gemeinsamen Posteingang die Kommunikation mit Teamkollegen über interne Kommentare in der ursprünglichen E-Mail, anstatt sie weiterzuleiten oder allen zu antworten.

• Analytik: Obwohl nicht alle auf dem Markt erhältlichen Tools für den gemeinsamen Posteingang eine Analysefunktion bieten, ist sie doch sehr hilfreich. Die Überwachung von E-Mail-Antworten und -Leistungen kann Ihnen dabei helfen, auf dem richtigen Weg zu bleiben, zu entscheiden, ob Sie zusätzliche Unterstützung benötigen, und festzustellen, welche Bereiche Sie verbessern müssen, um Ihr oberstes Ziel, die Kunden zu begeistern, zu erreichen.

Beste Tools für den gemeinsamen Posteingang

Kommen wir zum Wesentlichen: Wir stellen Ihnen unsere Liste der besten Apps für den gemeinsamen Posteingang vor, die das Spiel für Ihr Team und Ihr Unternehmen verändern können.

Trengo

Trengo's CRM ist einer der führenden Anbieter auf dem Markt. CRM-Anwendungen. Wenn Sie sich für dieses kostenlose CRM registrieren, erhalten Sie Zugriff auf die Diskussionsfunktion, die die Möglichkeit bietet, die E-Mail-Identitäten Ihres Teams mit einem gemeinsamen Postfach zu verknüpfen. Indem Sie Ihre E-Mail-Identitäten mit dem gemeinsamen Posteingang verbinden, können Sie Ihre Vertriebs-, Marketing- und Kundensupport-Teams an einem Ort zusammenbringen, um alle Interaktionen zu beobachten, zu verwalten und zu beantworten.

Um einen exzellenten Kundenservice bieten zu können, ist es unerlässlich, alle erforderlichen Informationen zur Hand zu haben. Da die Team-E-Mail in die Das kostenlose CRM von Trengohat Ihr Team sofortigen Zugriff auf Kontaktinformationen und kann effektive, maßgeschneiderte Antworten entwerfen.

Trengo enthält außerdem kostenlose Produktivitäts-Tools, mit denen Sie Ihren Kunden mithilfe von Modellen, geskripteten Antworten und Dokumenten umgehend die gewünschten Informationen liefern können - und das alles, ohne Ihre E-Mail zu verlassen. Sehen Sie sich das Bild unten an, um diese Funktion zu sehen. Buchen Sie noch heute eine Demo und beginnen Sie Ihre Reise!

Preis

Beginnt bei $19 pro Benutzer/Monat.

Warum wir dieses Tool mögen?

• Alle E-Mail-Aliasnamen werden für eine reibungslose Kommunikation in einem gemeinsamen Posteingang zusammengefasst.
• Schnelle Antwortvorlagen.
• Kombiniert mit HubSpot CRM, so dass Sie die Daten jedes Kunden und frühere Interaktionen einsehen können, bevor Sie antworten.

Was wir nicht mögen

• Es könnte schwierig sein, den Verlauf geschlossener Tickets zu untersuchen, die von einem Verbraucher wieder geöffnet werden.

ProProfs Help Desk

ProProfs Help Desk bietet eine funktionsreiche Anwendung für gemeinsam genutzte Posteingänge, die Ihr Team bei der Verwaltung zahlreicher Team-Posteingänge (@support, @sales, @info usw.) an einem Ort unterstützt. Dank kollaborativer Tools wie Kollisionserkennung, internen Notizen und Parent-Child-Ticketing können alle in Ihrem Team eng und synchron zusammenarbeiten, ohne sich gegenseitig auf die Füße zu treten. Abgesehen von E-Mails können Sie Kundennachrichten verfolgen über Live-Chat, Chatbots, Online-Formulare und andere Methoden.

Preis

Ab $30 pro Monat.

Warum wir dieses Tool mögen

• Verwenden Sie den Round-Robin-Verteilungsmechanismus, um E-Mails, die bei Teammitgliedern eingehen, automatisch zu verteilen.
• Erstellen Sie effektive Chatbots für Ihre Website, um Kundenbetreuung rationalisieren, die Generierung von Leads, Verkäufe und andere Tätigkeiten.
• Metriken wie die anfängliche Reaktionszeit, die Bearbeitungszeit von Tickets, die Gesamtzufriedenheit der Kunden (CSAT) usw. können Ihnen helfen, einen genauen Überblick über Ihre Arbeit zu erhalten.

Was wir nicht mögen

• Es ist sehr zeitaufwändig, die Konten in den sozialen Medien unabhängig voneinander zu besuchen, um die Anfragen oder Beschwerden der Verbraucher zu überprüfen.

Helpmonks

Helpmonks ist eine weitere effektive Software für gemeinsam genutzte Postfächer, die Sie auf einem eigenen Server installieren können und trotzdem Zugriff auf grundlegende Funktionen wie interne Notizen, E-Mail-Zuweisungen, automatische Kennzeichnung und automatische Antworten haben. Die Software verfügt über Funktionen zur Datenspeicherung, die Ihre gemeinsame Mailbox in ein vollwertiges CRM verwandeln. Es handelt sich um eine kostengünstige Lösung und eine der wenigen Anwendungen ohne Benutzerbeschränkung in ihrem Basistarif, was sie zu einer sicheren Wahl für Unternehmen jeder Größe macht.

Preis

Ab $29 pro Mailbox jeden Monat.

Warum wir dieses Tool mögen?

• Automatisiert Auslöser klassifizieren, kategorisieren und ordnen Diskussionen auf der Grundlage ihres Inhalts verschiedenen Teams zu, um E-Mails zu organisieren und das Chaos in gemeinsamen Posteingängen zu minimieren.
• Mehrere Mitarbeiter können gleichzeitig im Posteingang arbeiten, und die integrierte Kollisionsvermeidung verhindert, dass sie an doppelten E-Mails arbeiten.

Was wir nicht mögen

• Die Hauptschwächen von Helpmonk liegen in der Geschwindigkeit, der Zuverlässigkeit und den Fehlern, zumindest auf der SaaS-Plattform.

Kayako

Kayako ist vollgepackt mit Funktionen und seine Technologie ist in erster Linie darauf ausgerichtet, die Interaktionen Ihrer Kunden über E-Mail-, Facebook-, Twitter- und Live-Chat-Kanäle zu vereinen und dabei alle Diskussionen zu organisieren und zugänglich zu halten. Kayako liefert auch Informationen zur Kundenzufriedenheit und Reaktionszeit.

Preis

Das klassische On-Premise-Paket beginnt bei $59/Benutzer pro Monat. Für die Cloud-Lösung von Kayako sind individuelle Preise verfügbar.

Warum wir dieses Tool mögen?

• Um eine reibungslose Kundenbetreuung zu gewährleisten, sollten Sie jede Kommunikation mit Kunden aus verschiedenen sozialen Medien in einem einzigen gemeinsamen Posteingang zusammenfassen.
• Arbeiten Sie in Gesprächen hinter den Kulissen zusammen, um nach Anliegen zu fragen und sicherzustellen, dass die Verbraucher die wertvollsten Daten erhalten.
• Ordnen Sie E-Mails je nach ihrem Inhalt sofort zu.

Was wir nicht mögen

• Der Umgang mit dem Kayako-Kundendienst hat sich als schwierig erwiesen. Das System selbst kann fehlerhaft sein, mit schwer zu erkennenden intermittierenden Fehlern.

ClientFlow

ClientFlow funktioniert ähnlich wie ein E-Mail-Client, bietet jedoch eine weitere Ebene des Projektmanagements zur Unterstützung von Kundendienstteams. Sein benutzerfreundliches Design macht die Handhabung von Interaktionen mit Kunden, die Genehmigung und die Verfolgung der Dauer zu einem Kinderspiel.

Preis

Ab $19.00/Monat

Warum wir dieses Tool mögen?

• Weisen Sie Diskussionen je nach Fachwissen bestimmten Teams zu, damit diese sich anmelden und sofort die für sie relevanten E-Mails sehen können.

Was wir nicht mögen

• Manchmal dauert es zu lange, bis eine Anfrage beantwortet wird.

Vorderseite

Front, ein beliebter E-Mail-Posteingang, ist darauf ausgerichtet, Zeit zu sparen, indem er es Ihnen ermöglicht, alle Ihre Konten an einem Ort zu verwalten. Sie können über die App auf E-Mails, SMS, Facebook, Twitter und Echtzeit-Chat reagieren und Ihren Kunden einen erstklassigen Service bieten, unabhängig davon, wo sie Sie kontaktieren. Eine weitere hilfreiche Funktion ist die Möglichkeit, E-Mails gemeinsam zu bearbeiten, ähnlich wie bei Google Docs. Dies fördert die Teamarbeit und vermeidet redundante Antworten.

Preis

Beginnt bei $59 pro Platz und Monat.

Warum wir dieses Tool mögen?

• Wenn Sie andere in E-Mail-Kommentaren markieren, können Sie problemlos zusammenarbeiten, um klärende Fragen zu stellen oder den Kontext zu erfahren.
• Kombiniert mit Ihrem bevorzugten CRM und vielen Geschäftsanwendungen, um die Flexibilität der Prozesse zu erhöhen.

Was wir nicht mögen

• Das Plugin ist ein wenig rätselhaft. Aufgrund der Top-Down-Funktion und des Fehlens einer eindeutigen Farblinie könnte es schwierig sein, zwischen Bestellungen und Abonnements zu unterscheiden.

DragApp

DragApp ist ein Online-Zusammenarbeitstool, das nach eigenen Angaben "alles bietet, was Teams brauchen, um ihre Arbeit zu erledigen". Die Software besteht aus drei Hauptkomponenten: einer gemeinsamen E-Mail für die Teamarbeit, einer Aufgabenverwaltungssoftware für den Workflow und einem internen Team-Chat für die Kommunikation. Das Ziel ist es, die Kluft zwischen E-Mail und Aufgaben zu schließen und gleichzeitig Bereitstellung eines hervorragenden Kundendienstes. Das Aufgabenprotokoll, E-Mail-Zuweisungen und Notizen, gemeinsame Entwürfe, Kollisionserkennung und automatisierte Prozesse sind alle im gemeinsamen Posteingang enthalten.

Preis

$5 pro Nutzer und Monat.

Warum wir dieses Tool mögen?

• In Ihrem Google Mail-Posteingang können Sie Spalten erstellen, indem Sie Tafeln im Stil des Projektmanagements verwenden, um E-Mails nach Inhalt aufzuteilen.
• Die Mitarbeiter des Supports können ihr Arbeitspensum sehen und die für sie relevanten Diskussionen leicht auffinden.

Was wir nicht mögen

• Unprofessionelle Kundenbetreuung.

Helprace

Helprace ist ein Ticketingsystem, das auch eine gemeinsame Mailbox enthält. Sie können Tickets automatisch weiterleiten, abhängig von der Benutzergruppe des Absenders, der Organisation oder anderen Faktoren, zusätzlich zu grundlegenden Funktionen wie internen Notizen oder Tags. Helprace ermöglicht es Ihnen auch, Ihre Antworten so zu gestalten, dass sie Ihren Kunden als E-Mails erscheinen. Wenn Sie etwas anderes bevorzugen, können Sie den visuellen Editor verwenden, um Ihr Design zu erstellen.

Preis

$9 pro Nutzer und Monat.

Warum wir dieses Tool mögen?

• Erstellen Sie vier Kanäle in Ihrem gemeinsamen Posteingang (Fragen, Vorschläge, Probleme und Komplimente).
• Die Support-Teams können schnell feststellen, welche Art von Maßnahmen erforderlich sind, und sich die erforderlichen Ressourcen beschaffen, bevor sie reagieren.

Was wir nicht mögen

• Den Nutzern gefällt es nicht, dass sie verschiedene Bereiche des Dienstes abonnieren müssen, um eine umfassende Software für ihre Kunden zu erhalten.

Hiver

Hiver, ein Chrome-Plugin, kann eine hervorragende Alternative für Ihr Team sein, wenn Sie Gmail als E-Mail-Client verwenden. Hiver ermöglicht es Ihnen, gemeinsame Postfächer direkt von Ihrem Google Mail-Posteingang aus zu verwalten und zu kommunizieren, was zu einer minimalen Lernkurve führt, da Sie Ihren ursprünglichen Posteingang beibehalten. Außerdem enthält es die Standardfunktionen für gemeinsame Postfächer wie Automatisierung, Markierung, interne Dialoge und E-Mail-Zustellung.

Preis

Ab $15 pro Nutzer und Monat.

Warum wir dieses Tool mögen?

• Effiziente Zuweisung von Aufträgen und Verfolgung des E-Mail-Fortschritts, um sicherzustellen, dass die Kunden die gewünschte Unterstützung rechtzeitig erhalten.
• Für nahtlose Arbeitsabläufe können Sie Kommentare, Interaktionen und Notizen mit Teams austauschen, ohne die App zu verlassen.

Was wir nicht mögen

• Es ist nicht möglich, Benachrichtigungen als ungelesen zu kennzeichnen.

 Helpwise

Helpwise ist eine weitere großartige App für den gemeinsamen Posteingang, die die Produktivität Ihres Teams steigern und die Arbeitsabläufe optimieren kann. Sie ermöglicht es den Nutzern, an einem gemeinsamen Postfach zu arbeiten, wobei der Schwerpunkt auf gemeinsamen Konten wie SMS, Social Media und Live-Chat liegt.

Preis

Ein gemeinsames Konto ist kostenlos. Teurere Pläne beginnen bei $15 pro Monat.

Warum wir dieses Tool mögen?

• Es gibt weitere Funktionen wie das Zuweisen einer Person zu einer Unterhaltung, das Markieren und die Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern.
• Empfohlen für Teams, die eine unkomplizierte Plattform zur Verwaltung von Nachrichten in sozialen Medien suchen.

Was wir nicht mögen

• Es gibt keine An- und Abmeldezeiten, und die E-Mails werden nicht von der ältesten zur neuesten Version sortiert.

Missive

The Missive ist eher ein vollständiger E-Mail-Client als ein gemeinsamer Posteingangsdienst. Nach der Ideologie des Unternehmens "muss der Hauptaspekt der App so hervorragend sein, dass die Verbraucher alle ihre E-Mail-Konten darin nutzen wollen." In diesem Sinne zeigt Missive alle Ihre E-Mail-Konten an, auch die privaten. Es unterstützt alle E-Mail-Konfigurationen und ermöglicht es Ihnen, den Posteingang Ihres Teams sowie Ihre Facebook-, SMS- und Twitter-Konten von einem einzigen Ort aus zu verwalten.

Preis

$14 pro Nutzer und Monat.

Warum wir dieses Tool mögen?

• Verringern Sie die Verwirrung, die durch das Sortieren von E-Mails entsteht, indem Sie die Diskussionen je nach Thema den entsprechenden Teams zuweisen.
• E-Mail-Kommentare ermöglichen den Support-Teams eine nahtlose Interaktion.

Dinge, die wir nicht mögen:

• Im Chat gibt es keine Zitat-/Antwortfunktion.
• Im Chat gibt es keine Lesezeichen für Nachrichten.

Bewährte Praktiken für den gemeinsamen Posteingang

Im Folgenden finden Sie einige gute Praktiken für den gemeinsamen Posteingang, die Ihnen helfen, die Dinge besser auszuführen.

1. Schaffen Sie Systeme der Rechenschaftspflicht, damit jedes Mitglied zur Verantwortung gezogen wird.
2. Legen Sie die Zuständigkeiten für Ihre Teammitglieder fest, um Verwirrung bei der Bearbeitung von E-Mails zu vermeiden.
3. Aufzeichnung von Vorgängen und Antworten außerhalb der Mailbox.
4. Erstellen Sie Ordner oder Etiketten für Ihren Briefkasten, um ihn besser zu organisieren.
5. Schaffen Sie Zugangsgrenzen, um die Sicherheit zu erhöhen.
6. Festlegung von Leitlinien für die Reaktionszeit, um eine rechtzeitige Kommunikation zu ermöglichen.
7. Überprüfen und archivieren Sie regelmäßig alte E-Mails, um sicherzustellen, dass Ihr gemeinsamer Posteingang nicht überfüllt ist.

Schlussfolgerung

Tools für den gemeinsamen Posteingang ermöglichen es den Teams, miteinander zu interagieren und gemeinsame Posteingänge zu verwalten, wodurch die manuelle Arbeitsverteilung entfällt. Sie müssen sich keine Sorgen mehr machen, dass wichtige Informationen in Silos verloren gehen oder eine Kunden-E-Mail übersehen wird. Ihre redundanten Prozesse, wie z. B. E-Mail-Zuweisungen, können automatisiert Sie brauchen sich also keine Gedanken mehr über Duplikate zu machen. Der Markt ist voll von Optionen. Konzentrieren Sie sich auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens und wählen Sie das beste Werkzeug für Sie.